Calcul des notes fournisseurs
1.Table des matières
3. Définition des formules de calcul
3.2. La définition des formules
3.2.1. Retard de livraison (formules A et B)
3.2.2. Respect de la quantité (formule C)
3.2.3. Quantités retournées (formule D)
3.2.4. Nombre de retours (formule E)
3.2.5. La note générale du fournisseur
2.Introduction
La fonction de notation des fournisseurs vous permet de juger de la qualité des prestations faites.
Le principe est le suivant :
1 Chaque livraison faite par le fournisseur est analysée de façon à examiner les trois critères suivants :
1.1 La date de livraison demandée est-elle respectée ?
1.2 La quantité commandée est-elle réellement livrée ?
1.3 La qualité des produits est-elle celle que nous avions demandée ?
2 Les lignes de commandes échues et non encore livrées sont prises en compte
3 Les retours de commandes sont également pris en compte de façon à diminuer la note qualité du fournisseur.
La mise en œuvre
1. Définissez votre formule de calcul
2. Soumettez le traitement de calcul des notes de préférence à des intervalles réguliers
L'exploitation du résultat.;
o La note finale est reportée sur la fiche du fournisseur. l’écran de consultation vous permet de comprendre le calcul
o la note principale du fournisseur peut être utilisée comme critère de sélection lors du choix du meilleur fournisseur sur les suggestions d'achat (voir Les règles de choix des fournisseurs).
3.Définition des formules de calcul
Définissez la formule que vous voulez voir appliquée :
1. choisissez les critères qui vont être pris en compte
2. Formulez la pondération qui doit être utilisée
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Ø Aucune note ne peut être inférieure à 0.
Ø Le champ Echelle vous permet d’indiquer la valeur de la note maximum
Ø La période de référence est utilisée pour les notes C, D et E. Elle précise le nombre de mois sur lesquels sont pris en compte les réceptions et retour.
Ø Sur quelle période, les informations sont-elles prises ?
Le traitement est toujours fait à partir de la date du dernier traitement.
S’il est lancé avant le 10 du mois, il ne prend pas en compte les informations du mois en cours.
3.2.1. Retard de livraison (formules A et B)
Sur ces notes, les calculs sont faits par cadence de commande ; seuls les jours ouvrés sont comptabilisés. Une moyenne sera faite en fin de calcul afin de déterminer la note.
· Comment sont définis les retards de livraison ?
ü Formule A = cadences non réceptionnées ou bien réceptionnées partiellement dont la date de livraison prévue est dépassée
ü Formule B = cadences réceptionnées totalement dont la date de réception est supérieure à la date prévue.
· Prise en compte du nombre de jours de tolérance
Nombre de jours en deçà duquel le retard n'est pas pris en compte.
· L’avance tolérée
Si cette case est cochée, une livraison en avance n’est pas considérée comme étant une faute ; dans l’autre cas, les règles appliquées sont les mêmes que pour les retards.
Calcul du retard
Il dépend du délai d'approvisionnement de l'article. Celui-ci est donc pris sur le lien article fournisseur ou, à défaut, sur la fiche de l'article ou, à défaut, il correspond au délai de transport sur la fiche du fournisseur. Si ces 3 informations sont nulles, aucun retard n'est admis c'est-à-dire que si un retard est constaté, la note est immédiatement de 0.
Le retard admis est égal au délai d'approvisionnement trouvé ci-dessus. Au-delà, la note est de 0.
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Nombre de jours de retard
En deçà, le taux de retard est calculé = Note de base - ---------------------------- * note de base
Délai d'approvisionnement
Exemple :
Délai de livraison prévu = 3 jours [nombre de jours de tolérance = 0; avance tolérée = 'O']
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Nombre de jours de décalage |
-3 |
-2 |
-1 |
0 |
1 |
2 |
3 |
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Note attribuée |
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sur 20 |
0 |
7 |
13 |
20 |
13 |
7 |
0 |
|
sur 100 |
0 |
33 |
67 |
100 |
67 |
33 |
0 |
3.2.2. Respect de la quantité (formule C)
Le calcul de cette note est fait par cadence
ü Prise en compte des réceptions dont la quantité livrée est différente de celle commandée (en plus ou en moins).
ü Le taux de tolérance a les mêmes règles que pour les formules précédentes ; à savoir que si l’écart de quantité entre dans la tolérance, la livraison n’est pas considérée comme mauvaise.
Ensuite, une moyenne est faite sur toutes les cadences calculées
Exemple :
Quantité commandée sur la cadence = 200 ; taux de tolérance =5%
|
Qté réceptionnée |
180 |
190 |
200 |
210 |
220 |
230 |
Note finale |
|
Note attribuée |
|
|
|
|
|
|
|
|
sur 20 |
18 |
20 |
20 |
20 |
18 |
17 |
18,8 |
|
sur 100 |
90 |
100 |
100 |
100 |
90 |
85 |
94,2 |
3.2.3. Quantités retournées (formule D)
Cette fois, le traitement est fait sur la période de référence indiquée sur l‘écran (nombre de mois)
La formule employée est
Note = 100 – ((Somme des quantité retournée / Somme des quantités reçues) * 100)
Exemple :
Quantité reçue dans les x mois précisés = 150
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Qté retournée |
10 |
20 |
30 |
40 |
50 |
|
Note attribuée |
|
|
|
|
|
|
sur 20 |
13 |
7 |
0 |
0 |
0 |
|
sur 100 |
93 |
87 |
80 |
73 |
67 |
3.2.4. Nombre de retours (formule E)
ü Travaille sur les réceptions et retours dans la période de référence indiquée à l’écran (nombre de mois)
ü Calcul du rapport entre le nombre de retours et le nombre de réceptions
Exemple :
Nb réceptions dans la période = 30
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Nb retours |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Note attribuée |
|
|
|
|
|
|
sur 20 |
17 |
13 |
10 |
7 |
3 |
|
sur 100 |
97 |
93 |
90 |
87 |
83 |
3.2.5. Fractionnement des livraisons (formule F)
ü Nombre de livraisons réelles / nombre de livraisons prévues
ü Seul un nombre de livraison trop important est pénalisable
ü Depuis le dernier calcul
Exemple :
Nombre de livraisons prévues = 10
|
Nb livraisons réelles |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
Note attribuée |
|
|
|
|
|
|
sur 20 |
20 |
20 |
18 |
16 |
14 |
|
sur 100 |
100 |
100 |
90 |
80 |
70 |
3.2.6. La note générale du fournisseur
La note qualité finale du fournisseur est une pondération des différentes notes calculées
Définissez le poids de chacune d’elles sachant que vous pouvez ignorer une note en mettant ‘0’ (zéro) dans l’un des coefficients
Elle reprend les notes calculées sur les critères définis précédemment, applique les coefficients et fait la somme
4.Lancement du calcul
Le traitement de calcul des notes doit être soumis régulièrement. Il est préférable qu'il soit exécuté en fin de journée (voire la nuit) de façon à ne pas perturber les contrôles factures en cours.
Le code fournisseur : il n’est ici que pour faire des tests de formule ; plutôt que de lancer le calcul sur toute la base de données
5.Analyse des résultats
Les notes calculées sont affichées sur l'onglet statistiques de la fiche du fournisseur. Mais cette fiche ne vous montre que le résultat du calcul. Vous avez la possibilité de contrôler le bon calcul de ces notes par la transaction 'résultat du calcul des notes' (données techniques Achats).
5.1. En global
Une ligne par fournisseur avec les notes et les dates de validité de celles-ci
5.2. Dans le détail
