Vous ne pouvez pas paramétrer TOLTECH pour l'envoi des deux types de documents. Vous devez choisir et définir votre choix. Mettre 'TOLFAX' ou ‘TOLMAIL’ dans Toltech : Menu-> Gestion->Préférences->Onglet système-> Gestionnaire de Fax.

2.Administration

A la demande d'envoi, deux fichiers se trouvent générés : le nom du fichier est égal à un préfixe défini dans la table CHOIX_LETTRE_TYPE. Il est suivi du numéro du document. ex FX102541.FMF et FX102541.TIF dans le répertoire pointé par ElectronicTempDir du TOLTECH.ini (les chiffres contenus dans le nom du fichier correspondent à l'heure à laquelle l'impression a été demandée). De plus, un enregistrement est inséré dans la table fax_log.

Sur un poste client (ou bien directement sur le poste concerné si celui-ci est doté d'un modem), FAXSERVEUR.exe est mis en route. Il scrute le répertoire indiqué par le chemin par ElectronicTempDir du poste sur lequel il est lancé et s'occupe d'envoyer tous les fax en attente de la table fax_log. Une fois la télécopie envoyée, l'enregistrement lié est supprimé. Cependant, nous avons toujours la trace de ceux qui ont été émis. Cela permet de renvoyer des fax en échec.

2.1. Configuration du fichier TOLTECH.ini

FaxCoverPage=cover1.pg	Nom du fichier utilisé comme page de garde. Cette page est toujours figée : il ne peut y avoir de donnée dynamique dessus. Si vous ne mettez pas de nom ici, cela veut dire qu'il n'y a pas de page de garde.
ElectronicCarrier=TOLFAX
ElectronicTempDir=	Répertoire dans lequel sont stockés les fichiers de données ainsi que ceux de routage. Dans le cas où l'envoi est centralisé, ce répertoire doit se situer sur le serveur d'application de façon à ce que le programme de traitement des fax (Faxserveur ou un autre) puisse ne chercher tous les fax à envoyer qu'à un seul endroit.
Dial-up_prefix=	Chiffre qu'il faut systématiquement inscrire avant tout numéro de fax (utilisé en général dans le cas où l'envoi est fait à travers un standard)
ElectronicPrinter=ToltechFax	Nom de "l'imprimante" utilisée comme sortie fax
FaxRetries=3	Nombre d'essais dans le cas d'une première tentative infructueuse
FaxRetriesDelay=120	Délai en secondes entre les essais
WindowsFaxPort=ToltechFax

3.Utilisation de FAXSERVEUR

Ce programme est le moteur central. C'est lui qui va envoyer physiquement le fax.

Accessible par le menu ADM\Gestion du système\, FAXSERVEUR se présente comme suit :

Quelles sont les possibilités de ce gestionnaire ?

· Consulter dans le premier tableau les télécopies en attente d'envoi

· Consulter les télécopies qui ont été émises (avec succès en vert, en échec en rouge)

· Afficher le temps restant avant le prochain envoi groupé des télécopies :

La durée entre chaque envoi groupé de télécopies correspond à la valeur du paramètre système INTERVALLE_FAX

· Arrêter le traitement.

Vous avez la possibilité de stopper provisoirement le traitement de l'envoi de fax en attente

· Voir le détail des télécopies.

Si vous cliquer sur l'entête de ligne de l'un des deux tableaux, une boîte de dialogue s'ouvre en affichant le détail du fax comme suit :

v En cliquant sur la list box " Fichiers joints ", vous pouvez visualisez l'image du fax.

v De plus en double cliquant, une visualisation plus détaillée apparaît

J En cas d'échec de l'envoi (mauvais numéro par exemple), vous pouvez reprendre le détail du fax, modifier les données et demander l'envoi immédiat.

Traitement des échecs

Si l'envoi a échoué, le fax a alors un numéro d'erreur différent de zéro.

No Erreur Message

Pas d'erreur !

6 Erreur de numérotation !

7 Impossible de se connecter au fax distant !

11 Ligne occupée !

12 Pas de tonalité !

14 Demande annulée par l'utilisateur !

Autre : Le serveur de fax a retourné l'erreur # ! (# = n° de l'erreur)

Les pages de garde

Il existe 5 pages de garde préprogrammées portant les nom suivants (situés dans TOLTECH\Res\) :

Cover1.pg
Cover2.pg
For your information !.cpe
Urgent!.cpe
Confidential!.cpe

Revoir un fax déjà envoyé

En double cliquant sur un fichier de la list box du détail, une visualisation plus détaillée apparaît et permet ensuite de pouvoir l'imprimer.

Envoyer immédiatement un fax

Le bouton vous permet de ne pas attendre le délai prévu par la programmation mais d'envoyer immédiatement un fax en attente.

Suppression l'envoi d'un fax

Le bouton vous permet de supprimer l'envoi d'un fax en attente.

Programmation de FAXSERVEUR par Toltech Batch Manager.

Sur le même principe que pour un écran d'édition, lorsque vous actionnez le , une boîte de dialogue s'ouvre en vous offrant les mêmes possibilités de programmation.

3.1. Envoi immédiat d'une télécopie.

Deux cas peuvent se présenter :

1. Une télécopie a un message d'erreur et vous voulez la renvoyer car, soit le numéro de fax n'était pas le bon , soit la ligne était occupée.

2. Vous voulez envoyé un fax en utilisant un autre déjà existant.

Il vous suffit de changer l'une des zones de votre choix dans le détail et de faire ENVOI IMMEDIAT. Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des fichiers dans la list box.

Les données utilisées pour l'envoi d'un fax sont les suivantes:

Numéro de télécopie du destinataire
Les noms de fichiers (list box)
La page de garde sélectionnée
Nom du destinataire
Société du destinataire
Type de document(ex : ARC 00095)
Nom de l'expéditeur
Nom de la société
Numéro de télécopie de l'expéditeur
Numéro de téléphone de l'expéditeur

4.Envoi de mails

Vérifiez que le paramètre de gestionnaire de Fax (Menu Gestion->Préférences->Onglet système-> Gestionnaire de Fax) est égal à ‘TOLMAIL’ dans Toltech.

Vérifiez ensuite que le répertoire de destination des mails (Menu Gestion->Préférences) existe bien et que vous avez les droits d'écriture dessus.

· Comment inclure des valeurs dynamiques dans votre mail ?

Certains mots réservés peuvent être inclus dans le titre ou le corps de votre message

$FAX_NUMBER$ Adresse électronique du destinataire

$RECIPIENT_NAME$ Nom du destinataire

$RECIPIENT_DEPT$ Nom de la société du destinataire

$COMPANY$ Nom de la société du destinataire

$SENDER_FAX$ Adresse électronique de l’émetteur

$SENDER_NAME$ Nom de l’émetteur

$SENDER_TEL$ Numéro de téléphone de l’émetteur

$SENDER_DEPT$ Nom de la société de l’émetteur

$DOCUMENT$ Numéro de fichier

$NOTE$ Libellé du document en fonction du type ARC, BL, FACT… (messages 1365, 1366…)

$SUBJECT$ Libellé du document en fonction du type ARC, BL, FACT… (messages 1365…)