2.1. définition des différentes numérotations. 1

2.1.1. Les documents utilisés dans les Achats. 1

2.1.2. Les documents utilisés dans les Ventes. 1

2.1.3. Les numéros utilisés dans les stocks. 3

2.1.4. Les numéros utilisés dans la fabrication. 3

2.1.5. Les numéros utilisés dans tous les modules. 3

2.1.6. Fonctionnement de la table. 4

2.2. numérotation réelle du document4

2.2.1. Ajout de paramètres dans le numéro. 4

1. Introduction

De façon à faciliter l'enregistrement et à gérer aisément des numérotations chronologiques, TOLTECH, intègre pour tous les documents un système de numérotation automatique et paramétrable.

2. Fonctionnement

Deux tables paramètres sont nécessaires pour la mise d'une numérotation

2.1. Définition des différentes numérotations

La table paramètres NUM_AUTO_1 donne la liste des documents concernés par la numérotation automatique

2.1.1. Les documents utilisés dans les Achats

Code identification interne du document	Document
AAO	Appel d'offre (par famille achat)
ABR	bons de réception (par demandeur)
ACAF	Utilisé en interne par la statistique CAFOUR
ACDE	commande (par demandeur)
ACT	Contrat (par utilisateur)
ADA	demande d'achat (par demandeur)
AFA	Numéro de compostage
ASUG	suggestions (par responsable article)
AFA	Numéro de facture interne ou compostage

2.1.2. Les documents utilisés dans les Ventes

Code identification interne du document	Document
SSCC	Numéro d'unité logistique (généré au moment de la déclaration de fabrication et utilisé lors de la livraison). Ce numéro peut contenir de 7 à 10 chiffres.
VAO	Devis (par type de devis)
VBTP	Numéro de bon de travail
VBR	Numéro de bon de retour
VCDE	commande client (par type de commande)
VBL	bon de livraison (unique)
VCT	Contrat (par utilisateur)
Vxx	Numérotation des factures; mettre "V" suivi du type de facture; vous pouvez donc avoir une numérotation par type de facture ou bien regrouper par le biais de la seconde table (par exemple pour ce qui concerne les factures et avoirs "classiques".

2.1.3. Les numéros utilisés dans les stocks

Code identification interne du document	Document
LOT	Numéro de lot interne (par responsable). Utilisé à priori pour les produits achetés Utilisation · A la réception pour les produits achetés · A la création de l’ordre de fabrication pour les produits fabriqués dans le cas où le paramètre système NUMEROTATION_LOTS_FABRIQUES= « AUTO »
LONS	Pseudo n° de lot pour les articles non gérés par lot.
LOPF	Utilisé pour la numérotation des lots de produit fabriqué dans le cas où le paramètre RESERVATION_PAR_LOT_FABRIQUE est égal à « O », c’est à dire dans le cas où le numéro de lot de produit fabriqué est égal à celui de la matière critique suivi d’un suffixe. Le dernier suffixe attribué sur le lot de matière première est stocké dans cette clé. Le lien avec la table numérotation 3 doit être fait alors par la clé « lotpf »
NC	Compteur lu lors de la saisie d'une non-conformité (719 – NONCONF)

Note : Toutefois, la fonction première de ces compteurs peut être contredite en fonction du paramètre COMPTEUR_LOT_FABRIQUE

2.1.4. Les numéros utilisés dans la fabrication

Code identification interne du document	Document
ALLO	Numéro d'allocation. Séquence interne au produit.
LANCT	Numéro de lancement. Séquence interne au produit
OFMA	Numérotation des ordres de fabrication lors d'une création manuelle c'est à dire par l'écran de mise à jour des ordres.
OFAU	Numérotation des ordres de fabrication utilisée par lors de la validation d’une suggestion.
OR	Numéro d'un ordre de réparation. utilisé lorsque vous créer un ordre dont le type est égal au paramètre ORDRE_REPARATION.
LOPF	Utilisé pour la numérotation des lots de produits finis dans le cas d’article critique avec conservation de numéro de lot (règle L)

2.1.5. Les numéros utilisés dans tous les modules

Code identification interne du document	Document

MAIL	Messagerie TOLTECH. Sauf pour les mails 'pour information' envoyés à un service (dans ce cas le mail est dupliqué et envoyé à chaque employé du service) : la séquence Seq_mail est ici employée
TEXT	Numéro d'index de texte

2.1.6. Les numéros utilisés dans les données techniques

Code identification interne du document	Document
DMT	Numéro de demande de modification technique. Ce code est donc utilisé par l’écran 360 - MODIFTECH
VART	Suffixe de numérotation utilisé lors de la création automatique d'article spécifique à partir d'un article modèle. Il est utilisé dans le cas où le paramètre CODIF_ARTICLES_SPECIFIQUES est égal à 'MODELE+COMPTEUR'. Dans ce cas la valeur du paramètre doit être égale à 'article' (en minuscules) et le nombre de caractères alpha détermine la grandeur du compteur. Le lien num_auto_3 doit être égal à 'O'.

2.1.7. Fonctionnement de la table

La première colonne (hors les codes société et établissement) constitue une constante qu'il est impossible de modifier. C'est la clé d'accès à cette table.

Une deuxième colonne peut apporter éventuellement une précision sur la numérotation à prendre. Par exemple, nous voyons que dans le module achat, la numérotation des appels d'offres fonctionne par famille d'achat. Des regroupements restent toutefois possibles, nous pouvons donc avoir l'exemple suivant :

AAO Famille d'achat 1 Clé 1

AAO Famille d'achat 2 Clé 1

AAO Famille d'achat 3 Clé 2

La troisième colonne donne la clé d'accès à la deuxième table qui va déterminer le numéro définitif du document.

F : Si la famille d'achat n'est pas précisée, il n'existe qu'une seule numérotation valable pour toutes les familles.

2.2. Numérotation réelle du document

La table paramètres NUM_AUTO_2 attribue au nouveau document son numéro définitif.

La table précédente a fournie la clé d'accès à cette deuxième table.

Chaque numéro de document peut éventuellement commencer par une ou plusieurs lettres. Vous devez donc préciser le nombre de caractères qui ne rentrent pas dans la composition du numéro chronologique

Exemple : C0000001 : = 1, le compteur ne va donc être géré que sur les 7 caractères de droite.

2.2.1. Ajout de paramètres dans le numéro

Les dates

Le nombre de caractères alphanumériques peut concerner des caractères réservés représentant une période l'année (Exemples: 9703nnnn, 703nnnn, 97nnnn, 7nnnn).

Ainsi les caractères 'a', 'aa', 'm', 'mm' et ‘ss’, (en minuscule) sont réservés de façon à contenir respectivement le numéro de l'année (sur un ou deux caractères), du mois en cours (également sur un ou deux caractères[1]) ou bien le numéro de semaine.

La période qui peut être contenue dans le numéro du document fait référence à la date de création (sauf pour les OF, vois ci-dessous). Celle-ci n'est pas obligatoirement égale à la date du jour (sur les commande d'achat et de vente, elle est modifiable).

Pour un ordre de fabrication plusieurs dates sont possibles

La colonne DATE_BASE de cette table peut contenir 3 valeurs

1 = date du jour. C’est la date qui est prise par défaut si rien n’est précisé
2 = date de début de fabrication,
3 = date de fin prévue

Nous voyons qu'avec ces paramètres, il peut exister un compteur de commandes par mois. Ce numéro est enregistré automatiquement dans une troisième table paramètres (NUM_AUTO_3) qui va contenir, par période, le dernier numéro employé.

Le code du tiers

De même, vous pouvez inclure le code du tiers dans votre numérotation. Pour cela, utilisez le mot réservé 'tiers' (en minuscules). Le fonctionnement est alors le même que pour les dates, c'est à dire qu'il va y avoir un compteur par tiers.

Le numéro de l'affaire

Cette notion permet par exemple de clarifier les commandes d'achat. Lors de la réception d'une commande, si le numéro commence par le numéro de l'affaire, cela permet une affectation rapide de la marchandise.

Le mot réservé 'aff' (en minuscules) permet d'avoir le numéro de l'affaire directement dans le numéro de commande d'achat.

Le numéro de lot de matière critique

Lorsque le paramètre RESERVATION_PAR_LOT_FABRIQUE est égal à ‘O’, le numéro de lot du produit fabriqué est égal au numéro de lot de l’article critique suivi d’un suffixe. Mais, à partir d’un lot de matière première, il peut y avoir plusieurs lots de produits fabriqués. Il convient donc d’ajouter un suffixe au lot initial.

Définissez la longueur de ce suffixe en spécifiant dans cette numérotation la clé lotpf-000 où ‘000’ spécifie par exemple que le suffixe sera sur 3 caractères.

2.2.2. Exemple de numérotation

Il est possible de mixer les deux constantes.

Vous aurez alors dans le numéro de commande, le code du client, l'année de sa commande et un compteur par client et par année.

Pour cela la colonne 'dernier numéro' de la table NUM_AUTO_2 doit contenir la valeur 'tiersaa' suivie d'un nombre de '0' (zéro) donnant la longueur exacte du numéro que vous voulez obtenir.

Par exemple, sachant que le numéro de commande a une longueur maximale de 10 caractères, que le code du client fait 6 caractères, le numéro de l'année 2, il vous reste 2 caractères pour le compteur. Cela va donc bloquer le nombre de commandes à 99 par client et par année.

& Ces numéros ne fonctionnent que si le lien avec NUM_AUTO_3 a été demandé (colonne de la table NUM_AUTO_2.

[1] Si l'année est codée sur un seul caractère, seul le dernier numéro est conservé

si le mois est codé sur un seul caractère il est noté avec une lettre qui va donc aller de 'A' à 'L'.