Statistiques de ventes
4. Interrogation du chiffre d'affaires
5. Répartition du chiffre d'affaires par clients
6. Edition des statistiques de ventes
TOLTECH vous permet en standard dans le produit de faire des statistiques sur vos ventes (commandes d'une part et factures d'autre part).
Un traitement périodique permet d'alimenter la base statistiques avec les nouvelles factures ; il doit être lancé régulièrement.
L'écran d'interrogation du chiffre d'affaires réalisé vous permet d'obtenir un chiffre d'affaires mensuel sur divers critères qui peuvent être croisés.
Ainsi vous pouvez demander
- Le chiffre d'affaires d'un client, celui d'un article ou bien d'un représentant
- Les quantités vendues d'un article dans un pays
- Le chiffre d'affaires correspondant à un secteur d'activités clients
- Ou bien le chiffre d'affaires total de la société
Vous pouvez visualiser ces chiffres dans un tableau, sous forme graphique mensuel ou cumulé à l'année
L'interrogation n'est pas obligatoirement faite sur une année civile mais peut être obtenue sur 12 mois glissants.
Un deuxième écran vous permet de visualiser la répartition de votre chiffre d'affaires par client ; ceci sous forme de tableau ou de graphique.
Vous pouvez régler le nombre de clients.
L’état des statistiques vous permet de créer vous-même la présentation que vous désirez ; ainsi vous pouvez obtenir un état des ventes par pays, puis par client, puis par famille articles puis par article.
Cet état peut présenter un chiffre d’affaires ou bien des quantités, calculer une marge
But : saisissez ici les objectifs de vente par client, article, pays, etc. et comparez-les ensuite aux réalisations par l’état 476 - EDSTATVENTE.
Principe : les prévisions sont faites en montant (hors taxes net toujours exprimé en devise locale)
Saisissez le montant et/ou la quantité soit mois par mois, soit annuel.
- Si vous saisissez mois par moi, le total annuel est automatiquement calculé à chaque validation de mois
- Si vous saisissez un cumul annuel, une ventilation sera automatiquement faite (1/12 par mois). Vous pouvez bien sûr corriger certains mois pour tenir compte d’une saisonnalité.
& Si vous saisissez des prévisions à la fois sur un client par exemple, puis sur le pays de ce client, en fait les prévisions du pays seront égales à la somme des deux prévisions saisies.
Les prévisions peuvent être saisies sur un critère issu de la fiche client et/ou un critère issu de la fiche article
- Liste des items de la fiche client disponibles
o Code client
o Pays
o Regroupement
o Représentant
o Secteur d’activité
o Codes statistiques (les 3)
Liste des items de la fiche article disponibles
o Code article
o Famille
o Codes statistiques (les 4)
Le traitement de calcul permet de renseigner la base statistiques à partir des commandes et des factures validées.
& Le montant de commande est imputé sur le mois de création de la commande alors que le carnet de commandes est imputé sur le mois d’expédition prévu
& Les modifications de commandes sont imputées à la date de création de la commande ou bien à la date de la modification en fonction de la valeur du paramètre IMPUTATION_CREATION.
& le montant qui est pris en compte dépend des valeurs des paramètres MT_STAT_AVEC_FRAIS et MT_STAT_HORS_COUT_TRANSP
& Sur une commande, le client qui est pris en compte est celui qui a passé la commande, sur une facture, c’est le client final.
& Cette étape est obligatoire pour le fonctionnement des écrans qui suivent.
Si vous avez des états statistiques spécifiques qui s'appuient sur la table Statistiques_Vente, vous devez également soumettre ce traitement
J Chaque écran vous montre la date de validité des informations affichées c'est à dire la date du dernier traitement de calcul.
Les quantités gratuites sont valorisées au prix de vente marqué sur la ligne de facture correspondante. Il est donc préférable de saisir une quantité avec un prix plutôt que de saisir une quantité payante sans prix. Dans ce deuxième cas, les gratuits ne peuvent être valorisés.
En fonction de la valeur du paramètre RETROSTAT, vous pouvez remettre en cause la validité des statistiques déjà générées sur les périodes antérieures.
En effet, un client peut changer de représentant ; autre exemple : vous refaites vos classifications sur les familles articles.
Faut-il alors reporter les chiffres d’affaires correspondants ?
Si vous avez répondu à cette question par l’affirmative, le calcul des statistiques va donc remettre en cause tout l’historique sur les codes précisés dans l’explication du paramètre.
Le chiffre d'affaires est la somme des factures validées.
Il est visible sur l'écran d'interrogation du chiffre d'affaires (voir paragraphe suivant).
le carnet de commandes est égal à la somme des commandes enregistrées moins les factures déjà faites.
Le montant d'une ligne de commande est imputé sur le premier mois de livraison prévue (en cas de cadencement).
Deux cases à cocher vous permettent d'inclure
1. les commandes non validées. Cette case doit être cochée si l'étape de validation de commande client n'est pas obligatoire.
2. les livraisons non facturées qui ne sont plus à priori dans le carnet de 'commandes' mais qui ne vont pas être dans le journal des ventes (puisque la facture n'existe pas).
è ainsi en cochant ces deux cases et en interrogeant, en plus du carnet de commandes le journal des ventes, en cours de mois, vous pouvez connaître, à tout moment, votre chiffre d'affaires prévisionnel.
Tant que ce traitement n’est pas passé, le prix de revient qui est pris en compte est le coût théorique de l’article (il est impossible tant que l’ordre de fabrication n’est pas terminé de mettre le coût réel). Donc, les marges que vous pourrez visualiser sur la commande et la facture ne sont pas obligatoirement définitives.
Ici, le calcul de la marge est fait en fonction du coût réel de l'article, c'est à dire en fonction de son prix d'achat dans le cas de négoce ou du coût de fabrication dans l'autre cas.
Vous pouvez interroger la marge
Ø sur l'écran d'interrogation des statistiques (voir paragraphe suivant)
Ø sur l'écran d'interrogation des factures clients
La marge est calculée par la formule suivante : (Prix de vente – prix de revient) / prix de vente
Sachant que la quantité prise en compte tient compte de la quantité gratuite.
Cet écran vous permet de visualiser sous forme de tableau ou de graphique les quantités et montants facturés sur plusieurs critères.
Le croisement de ces critères est également possible; il est ainsi possible d'interroger le chiffre d'affaires d'un représentant sur une famille d'articles dans un secteur d'activité précis.
Les données affichées remontent 4 ans à partir de la date demandée
Dans le tableau, des taux de progression sont calculés d'une année par rapport à la précédente.
¨ Les critères de sélection
ü Les codes statistiques client sont sur la fiche du client. Ils sont recopiés sur chaque commande et factures où ils sont modifiables. Les codes repris ici sont ceux du client final.
ü Le secteur d'activité est celui de la fiche client. Il est repris sur chaque devis, commande et facture où il est modifiable.
ü Le code famille est celui de l'article (premier écran de la fiche article)
ü Les codes statistiques articles sont sur le premier écran de la fiche article. Ils sont recopiés sur chaque commande et facture où ils sont modifiables.
¨ Les graphiques
3 possibilités :
Ø Mensuel : Donne des histogrammes
Ø Mensuel cumulé : donne des courbes
Ø Annuel : Donne des histogrammes
Exemple de courbes mensuelles cumulées
Cet écran vous permet d'interroger la répartition de votre chiffre d'affaires mensuel ou annuel.
Ø La saisie des dates
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Sur cet exemple, seront prises en compte toutes les factures entre le 1er mars 2000 et le 6 février 2001 (date du dernier traitement).
La validation du bouton va afficher les chiffres concernant le mois de février 2001.
& Le nombre de clients pris en compte dans ce graphique est fixé par le paramètre N_CLIENTS_STAT à moins que celui-ci soit égal à "99999", dans ce cas, vous devrez toujours saisir un chiffre si vous voulez un regroupement.
Cet écran vous permet de demander un état statistique de vos ventes sous différentes formes
Ø en choisissant le mois de référence. L'état va alors se caler sur ce mois, éditer le chiffre d'affaires correspondant, celui du même mois l'année précédente, le chiffre d'affaires depuis le début de l'année jusqu'au mois demandé et le comparatif sur la même période de l'année précédente. Les cumuls années se font par rapport au mois inscrit dans le paramètre MOIS_DEBUT_PERIODE_FISCALE
Ø en déterminant les critères de tri (jusqu'à 6) : famille de clients, famille d'articles, représentants, etc. vous pouvez également préciser des bornes de valeurs pour chacun des critères. Dans le cas où vous ne voulez qu'une seule valeur, saisissez la dans la colonne 'Valeur début' uniquement.
Ø en choisissant les chiffres qui doivent être édités : chiffre d'affaires, quantités facturées et gratuites, montant des commandes, carnet de commandes et marge.
