Les tables paramètres vous permettent de définir des éléments indispensables comme les modes et conditions de paiement des tiers, la liste des pays ou celle des devises et d'autres facultatifs comme la liste des appareils recensés, le fonctionnement des numérotations automatiques, la liste des comptes comptables, etc.

Toutes ces données sont regroupées sur une seule transaction 'Table système'.

Chaque table a son propre format de saisie ; le nombre de colonnes est donc variable d'une table à l'autre.

Référez-vous au §2 afin de savoir quelles sont celles qui doivent être renseignées avant de démarrer.

§ Mono ou multi établissement ?

En fonction de la nature de l'information qui est enregistrée ; Une table est définie pour tout le système (c'est le cas de la table des pays ou de celle des devises) ou plus couramment, par établissement (table des conditions de règlement, des appareils) et même quelquefois par société (comptabilité).

Dans le deuxième et le troisième cas, vous pouvez tout de même regrouper les informations en saisissant un numéro d'établissement fictif égal à '00' : dans ce cas, l'information notée est valable pour tous les établissements de la société. L'extension est également disponible sur le code société.

§ Ajout d'une table dans l'écran de saisie TABLES PARAMETRES

Pour que la table paramètres soit cataloguée comme telle dans l'écran de saisie des tables et qu'elle apparaisse dont bien dans le cadre de gauche 'Tables critiques et de configuration', vous devez ajouter un élément dans la table objets dont le nom est égal à "S$" suivi du nom de la table en question;

Ajoutez également le nom de cette nouvelle table paramètres dans la table : TABLES_SYSTEMES
Ajoutez les colonnes dans les objets

2. Répartition des tables par fonction

2.1. Données techniques

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Responsables internes	Fiche article	N	N
Conditionnement	Fiche article	N	N
Emballage	Fiche article	N	N
Famille articles	Fiche article	O	N
Sous-famille	Fiche article	N	N
Conditions de contrôle	Fiche article	O	O
Famille tarifaire	Article – tarif	N	N
Unités de mesure	Fiche article	O	O
Modifications techniques	Modification technique	N	N
Etat de nomenclature	Nomenclature (en-tête)	N	N

Gammes

*Nom*		*Première utilisation*	*Obl ?*		*Pré-paramétrée*
Groupes de moyens	Moyen de production			N	N
Type Moyens	Moyens de fabrication			O	N
Opérations de gammes	Saisie des gammes			N	N
Mode d’estimation des temps de gamme	Gammes			N	N
Liens entre les moyens et les groupes de moyens	Moyens			N	N

Articles modèles, articles spécifiques

*Nom*		*Première utilisation*	*Obl ?*		*Pré-paramétrée*
Variantes de configuration	Saisie de commande			N	N
Codes configurations	Saisie de commande			N	N

Caractéristiques articles

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Définition des caractéristiques	Fiche article	N	N
Séries de valeurs	Fiche article	N	N
Liens entre les sous-familles et les caractéristiques	Fiche article	N	N

2.2. Système

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Sociétés	Connexion	O	O
Etablissement	Connexion	O	O
Nature des fichiers reliés	Textes, actions	N	N
Navigation par entité	Tout le logiciel	N	O
Numérotation automatique	Demande d'achat Devis client Ordres de fabrication	O	O
Services de la société	Messagerie	N	N
Employés par service	Messagerie	N	N
Traductions tables	Documents tiers	N	N
Utilisateurs	Connexion	O	N

2.3. Ventes

Nom	Première utilisation	Obl ?	Pré-paramétrée
Actions commerciales	Saisie d’une action commerciale	N	N
Blocage	Saisie commande	N	O
Codes configurations articles spécifiques	Saisie commande	N	N
Conditions de règlement	Fiche tiers	O	N
Conditions de transport	Fiche tiers	N	N
Echéances multiples	Saisie commande	A V	N
Facturations diverses	Saisie commande	N	N
Famille statistique	Fiche client	N	N
Frais sur affaire	Saisie frais	N	N
Gestionnaire de commande	Fiche tiers	O	N
Langue	Fiche tiers	O	O
Mode de règlement	Fiche tiers	O	O
Mode de transport	Fiche tiers	N	O
Motif avoir	Facturation	N	N
Motif de non facturation	Livraison	N	N
Nomenclatures douanières	Facturation & déclaration d’échanges de biens	N	N
Origine des devis	Saisie d'un devis	N	N
Origines des clients	Fiche prospect, fiche client	N	N
Pays	Fiche tiers	O	O
Périodicité de facturation	Fiche tiers	N	O
Prix nets	Fiche tiers	O	O
Refus client	Livraison	N	N
Régime CEE	Déclaration d'échanges de biens	N	O
Regroupement de facturation	Facturation	N	O
Remise	Fiche tiers	N	N
Représentants	Fiche tiers	N	N
Secteurs d'activités clients	Statistiques	N	N
Stades d'avancement d'une affaire	Planning affaire	N	N
Type de devis	Saisie d'un devis	N	N
Type de contact	Fiche client	N	N
Type de commande	Saisie d'une commande	N	N
Type de bon de livraison	Saisie d'une livraison	N	N
Type de facture	Facture	O	O
Type de frais	Affaire	N	N
Types de commande	Saisie commande	N	O
Types de contrats	Contrat	N	N
Types d'interlocuteurs	Fiche client	N	N
Zone de livraison	Fiche tiers	N	N
Zone de représentation	Fiche tiers	N	N

2.4. Comptabilité

Nom	Première utilisation	Obl ?	Pré-paramétrée
Appareil	Interface comptable	N	N
Axes analytiques	Interface comptable	N	N
Comptabilité	Interface comptable	N	N
Famille comptable	Interface comptable	N	N
Famille Coût	Moyens de production	N	N
Lien compte généraux – axes analytiques	Interface comptable	N	N
Périodes comptables	Préparation, réception, livraison facturation	O	N
Sections analytiques	Demande d'achat	N	N
Statut TVA	Fiche tiers	O	O
TVA	Fiche tiers	O	O
Zone de taxes	Fiche tiers	O	O

2.5. Achats

Nom	Première utilisation	Obl ?	Pré-paramétrée
Famille achats	Fiche article	O	N
Famille statistique	Fiche article	N	N
Matière	Fiche article	N	N
Conditions de règlement	Fiche fournisseur	O	N
Conditions de transport	Fiche fournisseur	N	N
Gestionnaire de commande	Fiche fournisseur	O	N
Langue	Fiche fournisseur	O	O
Mode de règlement	Fiche fournisseur	O	O
Mode de transport	Fiche fournisseur	N	O
Remise	Fiche fournisseur	N	N
Pays	Fiche fournisseur	O	O
Famille tarifaire	Fiche tarif	N	N
Types de contrats	Contrat	N	N
Blocage	Demande d'achat	N	O
Décideurs	Demande d'achat	N	N
Demandeurs	Demande d'achat	N	N
Remplaçants	Demande d'achat	N	N
Refus de demande d'achat	Demande d'achat	N	N
Services de la société	Demande d’achat	N	N
Employés par service	Demande d’achat	N	N
échéances multiples	Saisie commande	N	N
Facturations diverses	Saisie commande	N	N
Responsables internes	Saisie commande	N	N
Types de commande	Saisie commande	N	O
Type d'interlocuteurs	Fiche fournisseur	N	N
Motif de non facturation	Réception	N	N
Motif avoir	Contrôle facture	N	N
Régime CEE	Déclaration d'échanges de biens	N	O
Tarifs douaniers	Déclaration d'échanges de biens	N	N
Réponses appels d'offres	Appels d'offres	N	N

2.6. Fabrication

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Employés	Saisie des temps	N	N
Machines	Saisie des temps	N	N
Motif d’arrêts de fabrication	Saisie des temps	N	N
Motif des rebuts et retouches	Saisie des temps	N	N
Motif temps exceptionnels	Saisie des temps	N	N
Types de blocages	Blocage des lots (contrôle qualité)	N	N

2.7. Stocks

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Configuration des mouvements de stock	Mouvement de stock	O	O
Changement d’état d’un lot	Entrée en stock	N	N
Groupe de magasins	Magasin	N	N

2.8. Contrôle Qualité

*Nom*	*Première utilisation*	*Obl ?*	*Pré-paramétrée*
Familles matières	Cahier des charges	O	N
Circuits d’approbations	Classement d’un lot	O	N
Contenants à contrôler	Edition des étiquettes d’échantillonnage	N	N
Echantillons	Règles d’échantillonnages	N	N
Réponses circuits	Classement d’un lot	O	N
Qualités	Classement d’un lot	N	N

3. Liste et contenu

3.1. Type d’actions commerciales

Les actions commerciales doivent être référencées de façon à pouvoir être interrogées par type. Le code type est donc obligatoire lors de la saisie d’une nouvelle action.

Cette table va donc contenir des enregistrements du type :

A rappeler
Envoyer un devis
Planifier un rendez-vous

…

3.2. Appareils

Lors de la saisie d'une imputation analytique (voir la saisie d'une ligne de commande), il est possible d'ajouter à la section analytique (par exemple le magasin général), le numéro de la machine sur laquelle la pièce doit être imputée ; Ceci de façon à suivre de près les coûts par machine.

§ Code de la machine (par établissement)

§ Nom de la machine

3.3. Axes Analytiques

Cette table vous permet de définir la liste de vos axes analytiques. Elle n'est active que si le paramètre IMPUTATION_AXES est égal à 'O'.

En fonction du compte général mouvementé, la liste des axes à renseigner peut être différente ; une table permet donc de faire la relation entre un compte général et la liste des axes concernés (voir table compte généraux / axes).

3.4. Barèmes de vente

Les barèmes de prix sont utilisés en saisie de devis et de commande client ; le principe est de classer les différents prix de vente dans des catégories ; en début de saisie de commande, vous allez préciser le barème que vous allez appliquer ; tout au long de la saisie, le système ira alors rechercher automatiquement le prix de vente correspondant au barème saisi.

Exemples : Tarif 2005

Tarif Franco

Voir également : Saisie des prix liés à un barème

Spécifier un barème sur une commande client

3.5. Blocages

Afin de pouvoir mieux contrôler les événements exceptionnels, certains documents peuvent être bloqués dans leur progression naturelle.

Le logiciel gère certains problèmes automatiquement, mais il est tout à fait possible d'en ajouter d'autres manuellement : par exemple " Attente de confirmation du client ".

Ø Sur une demande d'achat. Le blocage d'une demande d'achat est fait automatiquement lorsqu'un appel d'offres a été lancé à partir de celle-ci. Le code est alors égal à 'AO'.

Ø Sur une commande d'achat. Si la quantité commandée sur un article fait dépasser la quantité prévue d'un contrat, la commande est bloquée en code 'CO'.

Ø Sur une commande client. Le blocage d'une commande interdit toute livraison sur celle-ci. Elle est toutefois entièrement enregistrée à la fois dans les ventes et dans les stocks (besoin externe) ; le bon de travail va être édité.

Les codes blocages automatiques pouvant intervenir étant :

Þ EC : Le montant maximum d'en-cours autorisé (fiche comptable du client) est dépassé.

Þ MC : Le montant minimum de commande défini dans la table Sociétés n'est pas atteint.

Þ SU : La suspension de taxes est dépassée soit en montant, soit en date.

+ Si vous désirez interdireun client de commande , vous devez alors agir directement sur sa fiche

Ø Sur une facture client. Le blocage d'une facture interdit la validation de celle-ci. Il intervient quand une anomalie a été détectée ou dans le cas d'une facturation exceptionnelle.

les codes blocage pouvant intervenir étant :

Þ GR : Vous avez saisi sur votre commande une quantité gratuite.

Þ ID : Le code identifiant TVA du client livré n'est pas renseigné ; Il vous est alors interdit d'envoyer la facture en exonération de taxes. Vous devez donc soit, saisir le numéro de code identifiant du client, soit passer la facture "soumise à la TVA"

Þ PF : La facture (reprenant comme date celle d'expédition du bon de livraison correspondant), a été générée sur une période comptable fermée.

§ Vérifier les prix

§ Saisie d'un retour de marchandise ; celui-ci a été transformé en avoir qui, pour contrôle, est bloqué.

Þ Saisie d'un Bon de livraison sans commande ; le blocage permet de vérifier les prix générés sur la facture correspondante (les prix appliqués sont les prix tarifs habituels du client).

Þ SU : La suspension de taxes autorisée est dépassée (soit par le montant, soit par la date). Vous devez alors obtenir une autre suspension (ou un complément) ou bien passer la facture "soumise à TVA"

Þ SE : La somme des échéances de règlement reportés automatiquement de la commande sur la facture est différente du montant TTC de celle-ci (Anomalie possible dans le cas où aucune échéance n'aurait été définie comme devant supporter les frais 'supplémentaires' (port, emballage, frais divers & TVA).

Þ TP : Des échéances de règlement ont déjà été reportées automatiquement sur une facture précédente (cas des multi-livraisons). Le blocage apparaît alors pour contrôle des montants reportés.

Þ PR : Un prix de vente de la facture a été recalculé. Le lien article – client ou à défaut la fiche article étant noté ‘Prix à la livraison’ et un nouveau tarif (utilisable à la date de livraison du client) étant applicable, le prix a été modifié. Vous pouvez ainsi contrôler le nouveau prix facturé avant de valider la facture.

+ Le blocage n'est valable que si le code est dans cette table.

3.6. Circuits d’approbation

Cette table est utilisée dans le contrôle qualité. Elle permet de définir, les différentes étapes de classement d’un lot (écran 708 - CLASS).

Deux étapes capitales dans le classement d’un lot.

la libération du lot permet de le passer en stock Uttilisable (génération de deux mouvements de classement)
le classement permet d’accepter ou de refuser définitivement un lot

ces deux étapes peuvent bien sûr être faites en une seule fois en fonction du nombre de niveaux de validation que vous allez définir.

Sur chacune de ces étapes, vous devez préciser

Le niveau ou le numéro d’étape dans le circuit.
L’utilisateur (qui doit être référencé) qui sera chargé de faire la saisie du résultat. Si un seul utilisateur n’est pas suffisant, définissez les autres dans la table des remplaçants.
Le type de circuit doit être obligatoirement égal à «ANALYSES »
Libération. Ce code peut prendre les valeur « O » ou « N »

Si le code est égal à « O »

Si le résultat de l’analyse est conforme, le lot va être libéré et sera donc classé à l’état « UT »
Si le résultat de l’analyse est non conforme, le lot va être classé à l’état « RB »

Si le code est égal à « N »

Après la saisie du résultat de cette étape, le lot ne doit pas être libéré, il restera donc au même état, c’est à dire « CT »

Classement. C’est seulement sur le dernier niveau que le code de classement doit être égal à « O ». deux mouvements (CLASS- et CLASS+) vont alors être générés.

& les étapes de libération et de classement peuvent être distinctes dans le cas où il y a plusieurs personnes qui vont successivement valider le lot.

Exemples de paramétrage :

ü Validation d’un lot en un seul Classement

Niveau	Utilisateur	Libération	Classement
1	Resp. Laboratoire	O	O

ü Validation d’un lot en deux phases

Niveau	Utilisateur	Libération	Classement
1	Resp. Laboratoire	O	N
2	Directeur	O	O

& Les utilisateurs peuvent être des remplaçants en fonction des dates

3.7. Comptabilité

Utilisée lors des interfaces comptables et en validation de facture fournisseur, cette table permet de définir les comptes d'achat, de vente et analytique pour une famille de produits, la TVA, le transport, l'emballage, les types de facturations diverses.

La table est définie pour l'ensemble d'une société.

§ Code Famille Comptablede l'article, du transport, de l'emballage, etc.

§ Zone de taxes. En fonction de la localisation du tiers (Locale, CEE, autre pays à l'export), les comptes de charge et de produit doivent être différents.

§ Code tiers (blanc si tous)

§ Numéro compte général d'achat

§ Numéro compte général de vente

§ Compte analytique en deux parties :

1. La section est renseignée ici dans tous les cas sauf pour la partie achat de produit où elle est renseignée directement sur la ligne de commande.

2. Le compte analytique (ou nature de frais) est renseigné dans tous les cas.

3.8. Lien Compte général - Axe analytique

Cette table vous permet de définir, pour un compte général imputé, la liste des axes analytiques qui doivent être mouvementés et également de joindre une valeur par défaut dans chaque axe.

Par exemple, si dans vos axes, vous avez la ligne de produit, l'imputation d'une matière précise sera toujours sur la même valeur dans cet axe, il est donc préférable de le prévoir plutôt que d'obliger sa saisie à chaque commande.

3.9. Codes configurations

Cette table est utilisée lors de la constitution d’un article spécifique pour déterminer sa désignation. En fonction des variantes choisies, vous pouvez reporter dans la désignation de l’article une valeur précise.

Par exemple sur une variante de hauteur, si l’opérateur a le choix entre 1,00m, 1,10m, ou bien 1,20m, vous pouvez reporter dans la désignation, la valeur exacte choisie. Mais dans le cas de choix de couleur par exemple où le report serait trop long, vous pouvez mettre des abréviations.

S’il existe plusieurs variantes dans votre désignation, elles seront séparées par le contenu du paramètre SEPARATEUR_DESIGNATION.

Voir également le fonctionnement de la table Variantes config

3.10. Compétences

Quel est le but ?

Certaines opérations de gammes nécessitent une compétence particulière pour pouvoir l'effectuer; TOLTECH va contrôler que sur le planning, les affectations des opérations soient bien faites sur des employés en ayant les capacités.

Les compétences ne sont actives que sur le moyen principal.

Comment paramétrer le système ?

Définissez dans cette table les différentes compétences que vous allez vouloir gérer
Une opération de gamme nécessite certaines compétences; vous allez pouvoir noter lesquelles. Lorsque vous allez saisir vos gammes, les compétences associées à l'opération seront automatiquement ramenées, mais si vous n'avez rien défini dans la table des codes opérations, vous pourrez tout de même ajouter manuellement la compétence sur l'opération de gamme.
Attribuez à chaque employé ses compétences acquises.

è Sur le planning de fabrication, vous ne pourrez placer les opérations sensibles que sur des employés ayant les compétences idoines

Une opération a une compétence requise + Un employé ayant une compétence acquise = Autorisation de planifier l'opération sur l'employé

3.11. Conditionnements

Le conditionnement correspond à l'unité de manutention d'un article. Vous pouvez gérer un article à l'unité, mais le vendre par carton (qui représente alors l'emballage) qui sont conditionnés sur des palettes.

La fiche d'un article permet d'indiquer son emballage et son conditionnement.

Le conditionnement est géré

· Dans les Achats : il est par exemple obligatoire si vous achetez des articles au Kilo (voir table unités)

· Dans les stocks : les stocks d'un article sont détaillés par magasin + emplacement + conditionnement. Vous allez donc pouvoir distinguer les stocks emballés des stocks en vrac.

· Dans les ventes : les conditionnements sont gérés en détail lors de la livraison (sur l'en-tête du bon, mais également sur chacune des lignes). Vous aurez également la possibilité de spécifier le détail sur l'écran de suivi des SSCC.

· Libellé
· Code article relié	Dans le cas où le conditionnement serait géré en stock, noter ici le code de l'article correspondant. A la validation du bon de réception ou de livraison, les mouvements de stocks reliés sont faits automatiquement.
· Poids	Poids du conditionnement à vide. Il permet de calculer le poids total du bon de livraison.
· Volume	Volume du conditionnement ; Il permet de calculer le volume du bon de livraison (voir également la rubrique suivante)
· Def. volume	Drapeau indiquant ce que représente le volume Þ 'V' : de la palette vide. Le volume de la ligne de commande = volume des articles + celui de la palette, le tout multiplié par le nombre de palettes Þ 'P' : de la palette pleine. Le volume de la ligne de commande = celui de la palette * nombre de palettes
· Consigné	Si la gestion des consignes est active[1], et que ce drapeau est égal à 'OUI', le nombre de conditionnements saisis (ou calculé) sur le bon de livraison est transféré dans le magasin Clients.

Ø Comment sont calculés les poids et volumes bruts ?

Ces calculs sont faits dès la saisie de la commande et sont réajustés à chaque bon de livraison

§ Pour le poids brut

=Somme des poids nets des articles + (nombre d'emballages * Poids de l'emballage) + (nombre de conditionnements * Poids du conditionnement)

§ Pour le volume brut

Si la définition du volume (voir ci-dessus) = 'V',

Volume brut = Somme des volumes définis sur la fiche article + (nombre de conditionnements * volume du conditionnement)

Si la définition du volume = 'P'

Volume brut = Volume du conditionnement * nombre de conditionnements

Notes :

Ø Le nombre d'emballages est égal à la quantité vendue / rapport UV/UE défini sur la fiche de l'article

Ø Le nombre de conditionnement est égal au nombre d'emballages / rapport UE/UC défini sur la fiche de l'article

Ø Le poids de l'emballage vide est enregistré dans la table des emballages.

3.12. Conditions de règlement

Permettent de calculer la date d'échéance d'une facture connaissant sa date de valeur. Le code attribué par défaut à chaque tiers est reporté et modifiable sur la commande et la facture.

· Libellé de la condition

· Nombre jours

· Le

· Fin mois (O/N)

· Jour arrêté au

· Taux de commission (signé). Dans le module des commissions, vous avez la possibilité d'attribuer des points en plus ou en moins en fonction du délai de paiement.

F: Le libellé doit être celui imprimé sur les documents sauf en cas de traduction (voir table paramètres traduction table

3.13. Conditions de transport

Les conditions de transport (table INCOTERM) précisent les responsabilités de chacun lors du transport des marchandises. Certaines d'entre elles peuvent induire une facturation (départ), d'autres l'excluent (Franco).

Dans cette table sont également saisis les codes internationaux (CIF, FOB, EXW, etc.)

Le libellé est reporté sur les documents externes. Voir également la table paramètres traduction table

· Conditions entraînant une facturation (O/N) [Le port Franco interdit toute facturation]. Cette notion est vérifiée lors de la saisie d'une commande

· Code TVAlié (certains transports -poste- sont exonérés de TVA)

· Code famille comptable qui permet de prévoir l'imputation du transport.

Montant de port point frontière. Utilisé dans la déclaration d'échange de biens, il est soustrait au montant de la ligne de facture pour calculer le montant statistique de la ligne (cas de vente Franco) (8 entiers)

· Coefficient de port point frontière. Même principe que pour le montant (99,9999).

· Faut-il tenir compte du délai de transport pour le calcul de la date de départ d'une commande ? Exemple : Pour une expédition départ, la date de livraison est égale à la date d'expédition.

3.14. Conditions de contrôle

Sur la fiche article, vous pouvez indiquer des conditions de contrôle.

Mais cette notion peut avoir deux effets

Uniquement mettre une inscription sur le bon d’entrée
le stock qui est entré doit être mis sur un emplacement de type contrôle. Vous allez alors mettre la valeur ‘O’ dans la colonne ‘Code contrôle’. Ainsi, après avoir saisi le code du magasin sur lequel vous allez faire l’entrée en stock, le système va vous proposer le code de l’emplacement de contrôle par défaut.

3.15. Configuration des mouvements de stock

Cette table répertorie tous les types de mouvements de stock utilisés dans le système

Pour chaque mouvement, vous devez préciser :

Ø Si le mouvement est autorisé en fonction de l'état de l'emplacement de départ.

Par exemple, vous pouvez interdire de faire une sortie de stock imprévue à partir d'un emplacement de type contrôle.

Ø S'il est possible d'avoir des manquants sur ce type de mouvement.

Par exemple, vous pouvez interdire une sortie de pièce sur section s'il n'y a pas assez de stock ou bien en cas d'activité de négoce interdire toute livraison si la réception n'a pas été saisie.

Ø Si le manquant est autorisé sur le mouvement, de quel type doit-il être :

ü Une Sortie Décalée ; c'est à dire un faux manquant . Par exemple, sur une expédition client, on peut penser que s'il y des manquants c'est que le stock informatique n'est pas juste (retard de saisie des entrées par rapport aux sorties).

ü Une Sortie Manquante ; c'est à dire un vrai manquant. Sur un ordre de fabrication, vous avez sorti les composants et constaté qu'il manque une pièce. Ce type de mouvement est en fait une réservation ultra-prioritaire.

Ø La colonne RESA_PRIORITAIRE est active sur l’écran de sortie préalable des composants et donc uniquement sur l’enregistrement correspondant ; si elle est à ‘O’ (Oui), et que votre ordre de fabrication a des réservations manquantes, le système va alors aller rechercher s’il existe du stock réservé sur un autre ordre et inverser alors les réservations

· Définition du stock disponible

Un enregistrement particulier 'CALCDISPO' permet de définir le contenu du stock disponible (rappel : le stock disponible est égal au stock physique moins les allocations actives, les réservations et les manquants). Mais ce stock doit-il contenir le stock des emplacements bloqués ou bien au contrôle ou bien doit-il ne tenir compte que des emplacements de type Utilisables ?

Cet enregistrement peut donc être défini comme suit :

dans cet exemple, seul le stock sur les emplacement de type Utilisables sont pris en compte dans le calcul du stock disponible (le stock au contrôle n'est pas considéré comme étant disponible).

· Les allocations de stock

ü Le code AFFECT permet de définir sur quels états de stock un allocation peut–être générée (une commande client génère une allocation sur chacune des cadences)

ü Le code RESERVMANUELLE est utilisé par l’écran 127 – ALO pour définir les états de stock qu’il est possible de réserver manuellement ; cette réservation est active pour les allocations d’un ordre de fabrication ou bien pour celles faites sur les commandes d’un client

3.16. Contenants à contrôler

Cette table est utilisée dans le contrôle qualité par le traitement d’édition des étiquettes d’échantillonnages.

Elle permet de définir, par famille article et en fonction du nombre de contenants d’un lot (information saisie soit lors de la réception du lot, soit lors de la déclaration de fabrication), un nombre de contenants à contrôler.

Vous allez donc renseigner par famille article

Les nombres inférieur et supérieur de contenants
Le nombre de contenants à contrôler
Mettre ‘O’ dans la colonne ‘TOUS’ si tous les contenants doivent être contrôlés; dans ce cas, le suivi de chaque contenant sera fait de façon précise; si vous mettez 'N' dans ce champ, les règles que vous définissez sont uniquement valables pur l'échantillonnage; le lot sera suivi de façon globale.
Une formule; cet item est du texte comme par exemple "premier et dernier contenant"

Ainsi, le bon nombre d’étiquettes (714 – EDETIQECHANT) pourra être édité

3.17. Changement d’état d’un lot

Un article suivi par lot peut avoir 3 délais permettant d’en suivre l’évolution. Dans l’ordre ces trois étapes sont :

le délai de maturation
le délai de contrôle
le délai de péremption

en fonction de la date de fabrication, des dates de fin de maturation, de libération ainsi que de péremption sont générées.

Si le contrôle est une étape manuelle, c’est à dire que vous n’utilisez pas le module de contrôle qualité, (transaction 553 – CHGTETAT), les deux autres, libération du lot (558 - MATURATION) ainsi que péremption (555 - PERIM) sont des traitement automatiques planifiés ; ces deux derniers traitements vont utiliser cette table pour connaître d’une part, le nouvel état du lot et d’autre part les formules de calcul des dates suivantes.

A chaque changement d’état, il est ainsi possible de recalculer ou non de nouvelles dates. Par exemple, si le contrôle du lot (et donc sa libération) est fait en retard, faut-il ou non recalculer la date de péremption ?

La configuration de la table est la suivante :

Ø état d’entrée : il constitue la clé d’accès

Ø état de sortie : il constitue l’état du lot après la maturation ou la péremption

Ø le type de mouvement généré sachant qu’il y aura deux mouvements : l’un se terminant par un ‘_’ indiquant la fin de l’état d’entrée et l’autre se terminant par un ‘+’ indiquant le début du nouvel état. Attention ces mouvements doivent être définis dans la table de configuration des stocks.

Ø la date limite (précédé sur nom de la table) constitue l’élément qui doit être re calculé.

Ø Le calcul de date est une formule Sql sur laquelle il est bien sûr indispensable de respecter la syntaxe (voir les exemples pour la date de péremption)

Ø Le code changement est un élément non utilisé actuellement.

Exemple de paramétrage pour le passage d’un lot à Péremption:

Etat d’entrée : UT
Etat de sortie : BQ
Type de mouvement : PERIM_
Date limite : Lots.d_peremption
Calcul de date : decode(delai_peremption, 0,null, sysdate + delai_peremption)

Exemple de paramétrage pour une entrée en stock.

Etat d’entrée : UT
Etat de sortie :
Type de mouvement :
Date limite : Lots.d_peremption
Calcul de date : decode(delai_peremption, 0,null, sysdate + delai_peremption)

3.18. Décideurs

Utilisés dans la gestion des demandes d'achat, les décideurs sont obligatoirement des Utilisateurs référencés. Ils ont pour rôle d'accepter ou non une demande d'achat en fonction de la famille d'achat du produit.

Les décideurs peuvent agir ou non en fonction de l'établissement de connexion.

§ Le montant de validation est le montant à partir duquel le décideur doit valider la demande. Il est exprimé en monnaie locale.

3.19. Demandeurs

Utilisés dans la gestion des demandes d'achat, les demandeurs sont obligatoirement des Utilisateurs référencés. Cette table permet de définir si une personne a l'autorisation de saisir une demande d'achat sur une famille d'articles regroupés sous la forme de famille achat

Les autorisations peuvent être différentes en fonction de l'établissement de connexion.

3.20. Echantillonnages

Utilisée dans le contrôle qualité lors de l’édition d’étiquettes (écran 714 – EDETIQECHANT), cette table vous permet de définir, par famille article et par tranche de poids, la quantité d’échantillon qu’il faut prélever.

Ceci afin d’être édité sur l’étiquette d’échantillonnage.

3.21. Echéances multiples

Cette table permet de répertorier tous les libellés d'échéances multiples.

Elle est utilisée lors de la saisie de commande ou sur une facture.

· Le libellé de l'échéance est reporté sur les documents tels que l'accusé de réception de commande et la facture.

Code du Modederèglement
Code des Conditionsderèglement
Facturation intermédiaire. Peut contenir les valeurs suivantes :

o "COMMANDE" : une facture va être faite à partir d'une commande. C'est-à-dire que si la commande contient au moins une échéance marquée ainsi, vous allez pouvoir faire une facture intermédiaire à partir d'une échéance définie.

Note : n'oubliez pas de créer les codes articles correspondants à vos échéances (ici : "AC" et LI")

o "LIVRAISON" : non actif dans cette version

o "DATE" : non actif dans cette version

Type de facture qui sera proposé automatiquement lors de la création de la facture proforma.

Deux codes sont réservés :

1. TVA : Permet de faire une échéance entière avec le montant de TVA. Si ce code est saisi, le taux et le montant correspondants sont automatiquement affichés.

2. ACOM = acompte à la commande. Sur une commande il se comporte exactement comme une échéance classique mais sur une facture il doit être confirmé (afin de savoir s'il a bien été payé comme prévu ou non) et ensuite déduit du montant TTC. Le montant restant doit donc être réparti sur les autres échéances.

3.22. Emballages

Un emballage regroupe tout ce qui sert à emballer (papier, carton, etc.).

Il n'y a pas de gestion des consignes pour les emballages (elle n'est disponible que pour les conditionnements). Donc dans le cas de bigbags consignés, l'emballage doit être fictif et le conditionnement est renseigné alors de façon à ce que le système puisse calculer automatiquement le nombre théorique.

Cette table est également utilisée pour la facturation d'emballages. Sur une commande client, il est possible d'ajouter des frais d'emballage.

· Libellé emballage	Il peut être imprimé sur vos documents. Voir également la table des traductions de tables.
· Code tva	Il est utilisé s'il y a facturation.
· Famillecomptable	Il est utilisé lors d'une interface en comptabilité.
· Poids/ Volume	Ils sont utilisés dans le module des ventes de façon à calculer le poids/volume d'un bon de livraison. Ils s'entendent emballages vides.
· Facturation	Il peut exister 2 types d'emballages. 1. Ceux utilisés uniquement pour décrire précisément un conditionnement (utilisés par exemple sur les bons de livraison -20 cartons sur 5 palettes) 2. Ceux facturés aux clients (ou par le fournisseur) Ce marqueur (qui peut prendre les valeurs 'O' ou 'N') permet de faire la distinction entre ces deux cas. Ainsi, il ne vous sera pas possible de facturer un emballage qui n'est pas prévu à cet effet.

3.23. Employés

Pourquoi gérer des employés ?

La notion d'employé est utilisée lors de la saisie des temps : si vous saisissez des temps main d'œuvre, vous devrez préciser l'employé.

Ensuite, des états de contrôle vous permettent d'avoir une connaissance détaillée des temps passés (productifs & improductifs).

Le moyen de production auquel il est attaché doit, à priori, être géré par individus (la somme des capacités des individus le composant est égale à la capacité du moyen).
La notion de responsable est utilisée lors de l'envoi d'un message de validation d'une demande d'achat. Chaque nouvelle demande est automatiquement acheminée au responsable du service.
Les compétences vont permettre d'attribuer ou non une tâche à une personne. Une opération nécessite que l'opérateur ait un diplôme spécifique pour pouvoir l'exécuter. Il faut donc rentrer ici la liste des diplômes.

o La notion d'efficacité permet de modifier le temps prévu de l'opération. Cette façon de procéder n'est bien sûr prise en compte que si le moyen principal est la main d'œuvre; le principe est de dire que selon la personne qui exécute l'opération, la durée de celle-ci n'est pas la même.

Par exemple : une personne qui a un coefficient multiplicateur=1,5 mettra moitié plus temps pour effectuer l'opération que ne le prévoit la gamme. Le coefficient que vous allez indiquer ici peut être inférieur à 1 si la personne est plus rapide que ce qui est indiqué sur l'opération.

Après cette étape, vous pouvez régler la capacité de chaque individu en planifiant les congés, RTT, etc.

3.24. Etablissements

Contrôlée sur l'écran de bienvenue, elle permet la vérification de l'association société et établissement.

· L'adresse complète est utilisée sur la Déclaration d'échanges de biens et sur les commandes d'achat pour l'adresse de livraison et/ou de facturation

3.25. Etat de nomenclature

Cette information peut être saisie en en-tête de nomenclature.

Elle permet de préciser si la nomenclature est bien en cours de validité ou non

Les états peuvent par exemple être les suivants :

o En cours d'élaboration

o En cours de validité

o Périmée

o …

Voir également : Saisie d'une nomenclature

3.26. Facturations diverses

Sur une commande, en plus des frais de transport et d'emballage, vous pouvez enregistrer des frais divers (frais de douane, frais de timbre, etc.)

Le libellé est reporté sur les documents comme l'accusé de réception de commande et la facture.
Code tva
Code famille comptable utilisé lors d'une interface en comptabilité.

Exemple : Taxes locales ; frais de timbre

3.27. Famille article & sous-famille

3.27.1. Famille article

La table des familles articles vous permet un classement important : dès la création d'une fiche article, le code famille est demandé. Il peut être suivi d'un code sous-famille (subdivision de la famille).

Utilisation dans le logiciel

§ Ce code (ainsi que le code sous-famille) est utilisé pour la définition des caractéristiques articles donc essentiel pour le recherche d'articles.

§ Il est utilisé comme critère de sélection sur l’écran de statistique du taux de réussite des devis

§ Le code famille article est un critère de sélection sur l'écran d'interrogation du chiffre d'affaires.

§ Le carnet de commandes clients, quand il demandé en détail, est trié (avec rupture) par famille.

§ Le parc machines d’un client (module SAV) peut être demandé par famille

§ Une facture client peut être regroupée par famille article (voir le code regroupement de la fiche client). Ce fonction sera opérationnelle dans le traitement BLFA – 420

Informations à fournir pour une famille

§ La notion d'article DEFAUTpeut être reliée à ce niveau : vous devrez alors préciser le code de l'article qui vous permet d'initialiser les champs de la table.

§ Les Coefficient de majoration et montant fixe sont utilisés pour le calcul des prix de vente à partir des prix de revient

Cette formule est utilisée si le paramètre système TARIF_CALCULE est égal à 'O'

Ils permettent tous deux de calculer une base de prix de vente par la formule suivante :

Prix de vente = (Prix de revient théorique * coefficient) + Montant fixe

Note : Le coefficient doit être au moins égal à 1. En effet, la recherche d'un taux de marge de 20% va s'exprimer par un coefficient=1,20. Lorsque vos familles seront ainsi toutes paramétrées, lancez le traitement 5 - MAJTARIFS afin que les tarifs de vente puissent être créés.

§ L'arrondi débit est utilisé sur les allocations. Sur le bilan d'un ordre de fabrication, vous pouvez arrondir la quantité à sortir d'une allocation en fonction d'un coefficient que vous devez préciser.

Exemple : problème des découpes sur des tôles. Le calcul de la quantité exacte à sortir étant quasiment impossible à cause des chutes, on décide d'arrondir toutes les allocations au quart de tôle supérieur. Le coefficient saisi est donc de 0,25.

Dans le cas d'un coefficient de lien à 0,37 par exemple, pour un OF de 5 pièces, sans arrondi, le système suggère de sortie 1,85 tôles. Avec arrondi, l'allocation unitaire est passée de 0,37 à 0,50 et la quantité suggérée passe à 2,5 tôles.

Ceci est fait de façon à ce que la sortie réelle ne soit pas trop éloignée de la quantité calculée sur l'allocation.

Si le coefficient n'est pas précisé, il n'y a aucun arrondi.

Si vous voulez mettre un arrondi pour une famille article, mettez "O" (Oui) dans la colonne et allez compléter la table Arrondis_débits dans laquelle vous allez préciser, pour le code famille correspondant, le coefficient.

§ Le nombre de mois de consommation est une donnée qui est utilisée en fin de CBN et qui sera visible sur les écrans de mise à jour des suggestions (529-SUGG et 249-PA). La somme des consommations des articles sera alors égale à la somme des sorties faites sur la période calculée.

§ Les taux de marge Achat et de fabrication sont utilisés dans la partie simulation de coût des devis. Le choix de l'un ou l'autre des taux est fait en fonction du mode d'approvisionnement de l'article. Ce taux est appliqué sur le prix de revient total de l'article.

3.27.2. Sous-famille article

La notion de sous-famille est obligatoirement une subdivision de la famille

Ce code de classement est repris dans le logiciel au niveau des caractéristiques articles. C’est sur chacune des sous-familles que vont être définis les critères de recherche des fiches articles.

3.28. Famille d'achat

Ce code est renseigné sur tous les produits achetés (voir la mise à jour d'un article) ;

Utilisation de la famille d'achat dans TOLTECH

Ø Sur la fiche fournisseur

La fiche fournisseur vous apporte des renseignements tels que la position de votre fournisseur par rapport au marché. Il est évident que certaines de ces informations doivent être communiquées au système.

· La production du fournisseur par famille doit être notée dans la table paramètre PRODUCTION_FOUR

· Le nom du concurrent principal non référencés pour une famille doit être notée dans la table FAM_ACHAT_FOUR

· Le montant du marché par famille doit être noté dans la table MARCHES_FAM_ACHAT. Cette table a été mise à jour en indiquant la liste des familles vendues par le fournisseur (onglet commande de la fiche fournisseur).

Ø Sur une hausse tarifaire fournisseur

Vous pouvez sélectionner les articles à afficher par ce code

Ø Sur les demandes d'achat

Une demande d'achat ne peut concerner qu'une seule famille d'achat.

En fonction des Utilisateurs et de la catégorie de produits (la famille d'achat), un contrôle est émis sur la table des Demandeursde façon à vérifier s'il a une autorisation de saisie.

Ensuite, la demande d'achat est acheminée par messagerie au responsable article qui peut alors donner son aval.

Voir également : Comment attribuer à un utilisateur l'autorisation de commande sur une famille de produits

Les éléments à renseigner

¨ La valeur minimum d'achat n'est pas gérée dans la version actuelle

¨ Le marqueur DA obligatoire vous permet de refuser la saisie d'une famille d'achat directement en commande.

¨ Le numéro de la formule n'est pas géré

¨ Les unités d'achat, de facturation ainsi que les rapports peuvent être entre l'unité d'achat et l'unité de mesure ainsi que le rapport entre l'unité de facturation et l'unité d'achat (saisis lors de la création d'un nouveau lien article - fournisseur) peuvent être initialisés par le biais de cette table.

Les rapports peuvent être obtenus par une formule.

Prenons l'exemple d'une famille qui regroupe des tôles en acier. Vous gérez en stock des unités, achetez et payez des kilos. Le rapport entre ces deux unités qui est le poids d'une tôle peut être calculé par la formule suivante :

Poids d'une unité de mesure = longueur * largeur * épaisseur (hauteur) * masse volumique

Créez ensuite un tarif entre le fournisseur et la famille d'achat en indiquant le prix d'une unité de facturation

Le lien article - fournisseur ne doit pas obligatoirement avoir de prix; lors de la saisie de la commande, le système ira chercher le tarif entré au niveau de la famille.

3.29. Famille de commissions

Lors de la définition d’un article (onglet vente), vous pouvez préciser un code famille de commission. Ce code vous permet de regrouper les articles dans une même famille de façon à gérer moins de fiches. Ainsi, lors de la saisie de vos fiches de commissionnement, vous allez spécifier un taux de commission non pas par article mais globalement sur la famille.

3.30. Famille comptable

Des codes familles comptables ont été définis sur les articles, les conditions de transport, les Emballages, lescodes de facturations diverses et les codes tva.

Cette table n'est utilisée que lors des interfaces comptables à partir des achats ou des ventes.

Voir aussi la table Comptabilité.

Le libellé famille n'est pas utilisé.
Code famille de coûts utilisé lors du calcul des coûts détaillé afin par exemple de répartir le coût matière dans un poste ou un autre

3.31. Famille coûts

Utilisation dans le produit

Code de regroupement des moyens de production ayant les mêmes taux horaires.

Il est ainsi tout à fait possible d'avoir plusieurs moyens de production désignant de la main d'œuvre interne de façon à répartir la charge calculée de façon plus précise mais n'avoir qu'un seul taux horaire utilisé par le calcul des coûts théoriques et réels.

Les éléments à renseigner

· 10 Taux qui correspondent à des taux horaires. A ce jour, seul le premier est utilisé : il correspond au coût horaire d'un moyen de production et est donc utilisé pour la valorisation des gammes de fabrication.

· Le prix de vente est repris par la constitution d'un devis ou bien d'une commande lors de la vente d'opérations de gamme (opération de montage chez le client par exemple).

· Le taux de marge est utilisé dans le devis 452 – DPDET dans la partie Simulation de coût. Il permet à partir d'une opération de gamme prévue de simuler un prix de vente.

3.32. Famille matières (table familles analyses)

Cette table est utilisée dans le contrôle qualité, sur l’écran de saisie des cahiers des charges (706 – CC). Elle permet de regrouper les matières qui ont les mêmes règles d ‘échantillonnage et des circuits d’approbation communs.

Chaque cahier des charges doit obligatoirement être classé dans une famille.

Sur chacune de ces familles, vous devez associer un code circuit d’approbation.

3.33. Famille statistique article

Il existe 4 codes statistiques (voir écran principal de mise à jour des articles) permettant des classements. Ces codes sont tous gérés dans des tables différentes.

Utilisations dans le logiciel

Ø Le code 1.

ü La première table précise, en plus du libellé un coefficient et un montant. Ils sont tous deux utilisés pour le calcul du tarif de vente à partir du prix de revient ou du prix d'achat.

La formule employée est la suivante :

Prix de vente = (prix de revient * coefficient majorateur) + montant

ü Il est également utilisé comme sélection pour les statistiques sur les devis clients

ü Critère de sélection sur l'écran d'interrogation du chiffre d'affaires réalisé

ü Critère de sélection pour les hausses tarifaires

Libellé

Il est reporté sur les états statistiques

Coefficient 2,4N Montant 6,2N

Le coefficient et le montant associés sont gérés dans le traitement de mise à jour des prix de vente article à partir d'un prix de revient. Ainsi un prix tarif de vente peut être calculé à partir du prix de revient de l'article auquel est appliqué un coefficient de majoration et/ou un montant forfaitaire par famille d'articles.

Ø Ces codes sont repris sur l'écran d'interrogation du chiffre d'affaires sur lequel vous pouvez donc interroger le chiffre d'une de ces quatre familles.

Ø Ces 4 codes sont utilisés dans les statistiques de vente d’une part pour saisir les objectifs de vente et d’autre part comme critère de rupture lors des différentes éditions.

3.34. Famille statistique client et fournisseur

Trois codes de classement des tiers sont mis à jour sur l'onglet statistique. Ces codes sont répartis dans trois tables paramètres différentes.

Ils sont reportés sur les commandes et les factures où ils sont modifiables (détail de l'en-tête)

· Celui du client est utilisé comme critère de sélection sur l'écran d'interrogation du chiffre d'affaires

F : Les tables de classement ne sont pas les mêmes pour les clients et les fournisseurs.

& les codes statistiques client sont utilisés dans les statistiques de vente d’une part pour saisir les objectifs de vente et d’autre part comme critère de rupture lors des différentes éditions.

3.35. Famille tarifaire tiers et articles

De façon à gérer moins de fiches tarifs, il est possible de les regrouper par famille d'articles et/ou de tiers. Cette table permet de définir les différentes familles.

Les codes familles doivent ensuite être reportés sur les articles (Un pour les achats et un autre pour les ventes) et sur les tiers (commande).

Il est ainsi possible qu'un client par exemple ait sur une catégorie d'articles une remise de n%

Vous allez alors :

sur chacun des article, mettre la famille tarifaire article
déclarer un tarif de n% de remise entre le client et cette famille

Note : ce champ est également un critère de sélection utilisé lors de la hausse tarifaire

3.36. Frais imputés à une affaire

Les frais engagés sur une affaire peuvent être de trois types :

Des achats de matières ou de produits non gérés en stock
Des temps passés sur les ordres de fabrication
Des frais supplémentaires qui seront saisis par un écran spécialement prévu à cet effet. Ces types de coûts doivent être répertoriés dans cette table. Ils peuvent être par exemple des frais de représentation, des coûts internes (frais d'étude, etc.)

3.37. Gestionnaire de commande

Le gestionnaire de commande est le

responsable administratif de la commande vis à vis du tiers
le responsable technique d'une affaire

Ce code est enregistré sur la fiche du tiers et reporté sur chacune de ses commandes où il est modifiable à moins que le paramètre GESTIONNAIRE=USER ne le contredise.

Il est ensuite reporté sur les documents à destination du tiers (accusé de réception de commande, commande d'achat, etc.) de façon à lui communiquer le nom de la personne à contacter en cas de problème.

· Utilisé comme critère de sélection sur la transformation des bons de livraison en facture (420 – BLFA)

· Critère de tri sur l'état du carnet de commandes (413 – EDCCDE)

· Critère de sélection pour l’édition des traites (488- EDTRAITES)

3.38. Groupe de magasins

Ce code permet de regrouper des magasins par lieu géographique. Il est éventuellement spécifié au niveau d’un magasin

Quelles sont les utilisations dans le produit ?

Lors de la réservation d’un ordre de fabrication ou d’une commande de sous-traitance par le biais du paramètre RESERVATION_GROUPE_MAGASINS. Il est possible par de ne prendre en compte que les stocks des magasins concernés par le groupe. Cette notion est intéressante lorsque vous avez plusieurs sites distants utilisant les mêmes produits. Vous allez alors créer un groupe de magasins par site.

Sur l’écran de simulation de fabrication (écran SIMFAB – 128). Vous allez pouvoir limiter la simulation (donc la recherche des pièces) à un seul groupe.

Sur l’écran d’interrogation des stocks prévisionnels (565 – ISP) pour limiter l’affichage quand celui-ci est trop important

Critère de sélection lors de l'édition des bons de préparation (487-EDBP)

3.39. Groupe de moyens

Les groupes de moyens, code de classification au niveau des moyens de production, permettent d'avoir une analyse globale de la charge : le planning atelier va fonctionner par groupe de moyens et certaines interrogations de charge peuvent être faites par ce biais.

· L’écran SURCHARGES – 180, vous permet de localiser tous les moyens en surcharge en interrogeant un groupe entier

· L’écran CHARGES – 139 vous donne le détail de la charge soit par moyen, soit par groupe de moyens.

· l’écran IOF - 172, vous pouvez visualiser la charge induite par les of sur tout le groupe de moyens Main d’œuvre.

· Enfin, le planning atelier (PLANNING – 184), vous permet de planifier l’ordre de passage des différentes opérations en ayant une vision globale sur tous les moyens d’un groupe.

3.40. Paramètres des jalons

Cette table est utilisée dans le planning des OF (172 – IOF). Elle permet, si vous utilisez l'affichage des jalons des composants (voir paramètre IOF_AVEC_JALON), de définir quels sont les composants que vous allez suivre (seulement ceux qui ont un approvisionnement critique)

Cette limitation va se faire par une formule Sql

· Type de clé : vous devez mettre ici soit "responsable", soit "moyen" (respectez la casse). Exemple responsable

· Clé : valeur de la clé. Exemple : 13

· Condition : mettre la formule de sélection des composants. Celle-ci sera toujours faite par rapport à la table des articles. Exemple : (a.famille='10' and a.sous_famille='10')

Le raccourci 'a.' désigne la table article

Si le champ Condition est trop petit, vous pouvez mettre plusieurs enregistrements, le système reprendra vos différentes requêtes en y mettant un OR entre chaque : le but est de limiter le nombre de composants affichés.

Si, dans l'écran IOF, votre sélection comporte par exemple plusieurs responsables, toutes les limitations que vous avez pu définir seront prises en compte (et donc cumulées)

Si le champ Condition est trop court pour mettre toute votre sélection, vous pouvez découper votre requête et faire plusieurs enregistrements.

3.41. Langues

Ø Le code langue est saisi sur la fiche d'un tiers.

Par le biais des textes, vous pouvez traduire la désignation d'un article dans une langue.

Sur chacun des documents envoyés aux tiers (commande d'achat, accusé de réception de commande, bon de livraison et facture), vous pourrez ainsi voir la désignation de l'article à la fois dans votre langue mais également dans celle du tiers.

Vous pouvez également traduire également d'autres termes comme les modes de règlement et conditions de règlement, modes de transport et conditions de transport, Emballages par le biais de la table traduction tables.

Ø Le code langue est également pris en compte pour permettre l’affichage des écrans dans la langue de l’utilisateur. Sur chaque fiche utilisateur, un code langue a été précisé. Sur tous les objets, également, le code langue est précisé. Le croisement de ces deux informations permet ainsi d’afficher les écrans dans la langue choisie

3.42. Matières

Sur la fiche article (onglet Techno), le code matière peut être précisé. Ce code, utilisé pour les produits acheté permettra de savoir ensuite quelles sont les commandes passées (239 – ICDFOUR) ou bien les factures saisies (248 – IFF) par matière.

3.43. Mode d’estimation des temps de gamme

Le mode d’estimation des temps de gamme, code qui peut être mis sur n’importe quelle opération de gamme, permet de juger de la réalité du temps précisé. Il n’est donné qu’à titre indicatif.

3.44. Modes de règlement

Le mode de règlement est saisi sur la fiche du tiers (client et fournisseur) ; Il est entraîné et modifiable sur chaque commande et facture et est aussi demandé lors de la saisie des échéances de paiement.

Le Libellé est affiché sur les écrans de saisie (demande d'achat, commande, etc.) pour contrôle. Il peut être traduit par la table traduction tables.
Le code comptabilité, utilisé lors des interfaces, vous permet d'indiquer la valeur correspondante dans votre logiciel de comptabilité.
L’édition des traites clients (488 – EDTRAITES) ne prend en compte, par défaut, que les modes de règlement commençant par la lettre ‘T’ ; mais vous pouvez en avoir plusieurs et ainsi sélectionner d’une part les traites

3.45. Modes de transport

Permettent de définir les différents modes de transport utilisés dans la société

Exemples : Route, fer, mer air, poste

Le libellé est imprimé sur les documents à destination du tiers ; il peut être traduit ; Voir table traduction tables.

· Le code intra-communautaire correspondant est repris sur la déclaration d'échanges de biens. Empêchait

3.46. Mode de suivi des temps

le mode de suivi des temps est une donnée saisie sur les opérations de gamme ou bien, à défaut, sur le type de moyen. Elle permet de définir si les temps passés sont saisis ou non directement sur le moyen de production.

Le code peut prendre les valeurs suivantes :

S (saisi)	Les temps passés (normaux ou exceptionnels) sont normalement saisis sur ce type de moyen. Il n'y a obligatoirement qu'un et un seul moyen de type 'S' par opération.
D (Déduit)	La saisie des temps n'est pas faite sur ce type de moyen mais les temps saisis sur les moyens de type 'S' sont recalculés en fonction des effectifs et l'enregistrement est donc automatique. Il peut y avoir plusieurs moyens ce type 'D' pour une seule opération.
N (non saisi)	Aucune saisie sur de type de moyen. Les temps passés ne sont pas comptés.
I (Indépendant)	Ce type permet de saisir tout de même des temps sur un deuxième type de moyen pour une même opération.
E (Exceptionnel)	A priori, pas de saisie. Mais il est possible que des temps exceptionnels (et uniquement ceux-ci) soient saisis. Ils seront bien sûr comptés dans la valorisation de l'ordre de fabrication.
Q (Quantitatif)	Les temps passés sont déclarés en fonction des quantités fabriquées bonnes déclarées sur l’opération. Cette méthode est utilisée lorsque la saisie des temps est faite sur la main d’œuvre (les temps machines sont alors déduits) et que l’effectif de la main d’œuvre est inférieur à 1.
P (Post-consommation au DECFAB)

& Ces valeurs ne sont pas modifiables

3.47. Motif Avoirs

Afin de pouvoir faire des statistiques, vous pouvez noter manuellement sur chaque avoir la raison de celui-ci.

Exemple : non qualité, Problème de chargement, etc.

· Raison de l'avoir

· Code permettant de préciser s'il faut ou non tenir compte de la raison pour le module d'attribution des notes aux fournisseurs. Par exemple, si un retour est fait par erreur de saisie sur le bon de réception, il ne faut pas en tenir compte pour la note qualité fournisseur.

· Service responsable (version 2). Ce code permettra d'imputer l'avoir fait à un service de façon à améliorer la qualité interne.

3.48. Motif Arrêt

Cette table est utilisée dans les cas suivants :

elle permet de définir les raisons des pannes machines.
elle permet de définir les arrêts machines pour maintenance préventive.
elle permet de définir les absences des employés.

Dans ces deux derniers cas, les arrêts qui sont programmés sont ensuite utilisés lors du calcul de la capacité du moyen pour une journée et les résultats sont donc visibles sur des écrans tels que celui d'interrogation de la charge.

Si vous saisissez des motifs d’arrêt (par l’écran DISPONIBILITE – 168), vous devrez ensuite soumettre le traitement TMAJCAPA – 171) de façon à ce que les arrêts programmés soient pris en compte dans la capacité des moyens.

A chaque code est attribué un marqueur permettant de savoir si le type d'arrêt doit être pris en compte lors du calcul du TRS.

3.49. Motif de non facturation

De façon à écarter certains bons de livraison de la facturation, vous pouvez les bloquer. La saisie de ce code doit être faite sur l'écran de mise à jour de l'en-tête du bon de livraison.

Exemple : attente de livraison complète de la commande.

3.50. Motif de modification technique

Cette table est utilisée par l’écran 360 – MODIFTECH ; elle permet de référencer par des codes toutes les raisons possibles de modifications techniques faites sur les articles, les nomenclatures et les gammes.

Le référencement d’une modification est faite par un code et une désignation.

3.51. Motif rebut, motif retouche

Cette table est utilisée dans deux cas :

Lors de la saisie des temps passés sur les ordres de fabrication, vous avez la possibilité de noter les quantités fabriquées en distinguant les quantités bonnes, celles à rebuter et celles à retoucher. Pour ces deux dernières catégories, vous devez alors donner la raison.
Lors de la classification d’un lot. Si le lot à classer passe de l’état ‘CT’ à l’état ‘RB’ ou BQ’, vous devrez saisir la raison de ce classement.

La liste de ces raisons sont contenues dans ces deux tables paramètres.

Ces informations sont enregistrées dans la base de données mais ne sont pas exploitées dans la version actuelle.

& L'évolution des quantités rebutées et/ou retouchées peut être analysée par l'écran 166 - ECARTFAB

3.52. Motif temps exceptionnels

Lors de la saisie des temps passés sur un ordre de fabrication, vous avez la possibilité de saisir un temps exceptionnel (qu'il soit sur une opération prévue ou non de la gamme).

Ce temps peut être accompagné d'un code permettant ensuite d'effectuer des classements et de faire des statistiques.

& L'évolution des temps exceptionnels peut être analysée par l'écran 166 - ECARTFAB

3.53. Moyens – Groupes (Liens entre un moyen de production et ses groupes)

Cette table permet de faire des liens entre un moyen de production et les groupes de moyens auquel il appartient.

Cette mise à jour est automatique lors de la mise à jour d’un moyen (écran 307 – MOYENS) mais ne permet dans ce cas que de faire un seul lien.

Aussi, si vous cherchez à relier votre moyen à plusieurs groupes, les mises à jour suivantes doivent être faites par le biais de cette table.

Dans quel but faire ces associations ? Pour avoir des vues différentes de la charge. Par exemple, votre moyen fait parti d'un groupe de moyens qui s'appelle 'TOURS', mais vous voulez également avoir une vision de la charge au niveau 'ATELIER USINAGE'; cette seconde liaison, vous pouvez la faire directement dans cette table.

3.54. Nature de fichiers reliés

Cette table vous permet de définir, pour un type de fichier, le répertoire par défaut dans lequel ce type de document doit être stocké ceci de façon à faciliter la recherche des documents.

Cette fonction est utilisée

Sur l’écran de saisie des textes. Tous les textes que vous saisissez, au niveau d’une fiche article, d’une fiche client, d’une commande, etc. peuvent être accompagnés d’un ou plusieurs fichiers.
en mise à jour de fiche article (onglet Techno)
en mise à jour de nomenclature : dans le champ numéro de plan, vous pouvez préciser un nom de fichier.
Lors de la saisie d’une action commerciale sur laquelle vous allez donc pouvoir lier n’importe quel type de fichier

La recherche d’un fichier, par le bouton sera alors facilitée

En cliquant sur la fonction, vous pouvez ouvrir ce fichier.

3.55. Nature de transaction

Ce code est utilisé sur la déclaration d’échanges de biens. Il désigne la nature de la vente ou de l’achat.

Les codes les plus fréquemment utilisés sont les suivants :

Ø 11 = Achat ou vente ferme (c’est le plus courant)

Ø 21 = Envoi en retour de marchandise

Ø 22 = Remplacement de marchandise retournée

Ø 41 = Travail à façon

3.56. Navigation par entité

But : Pouvoir naviguer dans le produit autour d’un article, d’un client, d’un OF

Définissez par cette table, les fonctions qui doivent apparaître dans le menu contextuel d’un champ.

Par exemple, vous pouvez définir qu’un clic droit sur un champ ‘code article’ vous permet d’accéder directement à la fiche de stock de l’article en cours.

Pour cela, dans cette table, vous allez saisir

Entité = ARTICLES
Transaction de départ =
Client = votre code client
Transaction d’arrivée = ISP
Séquence d’affichage = 10

D’une manière générale

Entité = Comment avoir le nom ? sur le champ sur lequel vous voulez compléter le menu contextuel, faites un clic droit et choisissez la proposition ‘Propriétés’. Sur l’écran Objets, le nom de l’entité est marqué.
Transaction de départ = Code de la transaction (et non pas abrégé !) sur laquelle cette proposition doit être active. Cette notion est facultative. Si vous ne précisez rien, la proposition sera valide sur toutes les transactions. Pour trouver le code d’une transaction, allez sur l’écran et par le menu ‘Gestion’, demandez ‘Propriétés’.
Client = votre code client. Indispensable pour toute personnalisation.
Transaction d’arrivée =

Dans le cas d’un écran, code de la transaction d’arrivée (et non pas abrégé). Cet item doit rester à blanc dans le cas où vous voulez qu’un trait apparaisse.
Dans le cas d’une édition, mettre le nom de l’état (par exemple Articles.rpt). Attention, cette édition doit avoir 3 paramètres d’entrée ; le code société, le code établissement, et la clé (dans cet ordre)

Séquence d’affichage = Numéro d’ordre dans lequel vous voulez voir apparaître la transaction.

& vous pouvez séparer les différentes propositions par un trait en insérant dans cette table une ligne sur laquelle vous allez créer un enregistrement sans code transaction d’arrivée

J les modifications que vous faites sont valides en temps réel.

3.57. Nomenclatures douanières

Sur les fiches articles (onglet Compta), vous pouvez saisir le code de nomenclatures de chacun des articles que vous achetez et/ou que vous vendez.

Ainsi à chaque introduction/expédition intra-communautaire, ce code sera automatiquement reporté afin de constituer la déclaration d'échanges de biens.

3.58. Numéros automatiques (achats & ventes)

La numérotation d'un document est faite par le biais de deux tables (Num_auto1 & 2). Vous devez consulter la documentation traitant spécifiquement ce problème.

3.59. Opérations de gammes

Par cette table, référencez toutes vos opérations et ceci toutes gammes confondues.

Vous pouvez également préciser :

Les compétences requises pour effectuer l'opération. Séparez les codes compétences par des virgules s'il y en a plusieurs.
Si l'étape est majeure dans le processus de fabrication (notée 'O'ui dans cette table), sur l'écran 172 – IOF, l'opération sera affichée en tant que colonne avec sa situation dans le détail du tableau avec les codes suivants :

v 'P', l'opération est planifiée, l'ordre est encore Ouvert

v 'L', l'opération est lancée

v 'C', l'opération est close

De même, dans le plan de charge (toujours sur le même écran), vous allez pouvoir afficher l'étape majeure d'un OF

Le numéro de l'étape est un numéro d'ordre; vous devez obligatoirement le mettre à une valeur différente de 0 si votre étape est majeure

Cette table est donc utilisée

Ø lors de la saisie des gammes théoriques ou opératoires

Ø lors de l'établissement du planning afin de vérifier les compétences des employés par rapport aux exigences précisées sur les opérations

Ø sur l'écran d'ordonnancement des OF, lorsque vous demandez le détail des étapes de fabrication à afficher sur chacun des OF.

3.60. Origine des devis

Cette table permet de répertorier les actions commerciales qui sont à l'origine des devis enregistrés.

Elle ne comporte qu'une clé et une désignation

Vous allez retrouver ce code comme critère de sélection et information dans le tableau d'interrogation des devis.

3.61. Origine d’un client, d’un prospect

Ce code vous permet de référencer l’origine d’un prospect ou d’un client.

Il va être utilisé comme critère de recherche sur l’écran de suivi des actions commerciales.

Exemples : Mailing, Salon, Publicité, …

3.62. Pays

Le code pays est précisé par tiers ;

Les quatre codes suivants le nom du pays (code pays dans la communauté européenne, code iso, coefficient et montant) ne sont renseignés que pour les Etats membres de la CEE.

Le code CEE permet d'identifier la liste des pays composants la CEE ; Il est utilisé pour la déclaration d'échanges de biens. Si un tiers a une facture hors taxes et qu'il fait partie de la CEE (c'est à dire si ce code est différent de ‘000’), il est automatiquement sélectionné pour que la facture soit reportée sur la déclaration.

& : depuis le 1^er janvier 2000, le code CEE est égal au code ISO

Le code ISO compose les deux premiers caractères du code identifiant du client utilisé éventuellement sur les factures et sur la déclaration d'échanges de biens.

Le coefficient et le montant permettent de calculer la valeur statistique d'un produit. =Montant net de la ligne de facture (sans le port) + montant de port jusqu'à la frontière(=coefficient précisé* montant net de la ligne + montant de port).

Les codes Devise, groupes de moyens, zones de taxes, groupe tva et statut_TVA permettent d'initialiser la fiche d'un tiers lors de sa création. Ces éléments ne sont donc pas obligatoires mais fortement conseillés afin d'éviter des erreurs de saisie.

& le code pays d’un client est utilisé dans les statistiques de vente d’une part pour saisir les objectifs de vente et d’autre part comme critère de rupture lors des différentes éditions.

3.63. Périodes comptables

Les périodes comptables (définies en date système) permettent de préciser une date butée sur les achats et la facturation d'un mois ; ceci afin d'être en phase avec les résultats de la comptabilité.

Egalement, les dates inscrites sur les mouvements de stocks doivent faire partie de périodes comptables ouvertes (déclarations de fabrication, entrée directe d’un article, sortie imprévue)

Le principe est le suivant : Nous sommes le 5 Septembre, la période d'Août se termine le 4 Septembre, il est donc impossible de faire une livraison ou une facture datée du 31 Août.

Les contrôles sont faits

Ø sur les factures de façon qu'elles ne puissent pas avoir une date de valeur supérieure à la date définie

Ø sur les bons de préparation et de livraison qui ne peuvent pas avoir de date de départ hors d'une période encore ouverte.

Ø Sur la validation de consommation de stock consignataire. Aucune modification ne peut être faite sur les consommations d'un mois après la date d'arrêté

Ø En saisie de temps, il est impossible de saisir un temps passé (sur un ordre de fabrication, sur une affaire ou sur section) sur une période comptable fermée

Ø Sur les mouvements d’entrée en stock. Des contrôles sont faits sur les mouvements d’entrée article et de déclaration de fabrication.

A chaque période est attribuée deux dates

la première concerne les factures clients et les mouvements de stock. Il sera interdit d'émettre un mouvement ou une facture après la date indiquée.
la seconde concerne les factures fournisseurs; en effet, les contrôles factures sont couramment plus longs; vous pouvez donc préciser une autre date ici.

3.64. Périodicité de facturation

Les périodicités de facturation sont précisées sur les clients qui peuvent demander à n'être facturé que par quinzaine, par mois, etc.

Le traitement batch de transformation des Bons de Livraison en facture tient compte de ce paramètre.

· Le libellé n'est mis qu'à titre indicatif.

3.65. Prix nets

Le coefficient prix net est utilisé dans les ventes de façon à majorer le prix de base (issu du tarif) en fonction du client. Cette méthode est employée en général lorsque le prix de base est un calcul automatique fait à partir du prix de revient.

Ce code est parfaitement invisible pour le client puisque pour lui, le tarif de l'article tient déjà compte de ce coefficient.

§ Taux ajustement

§ Désignation (pour information)

3.66. Qualité

Cette table est utilisée dans le module de contrôle qualité. Lorsque vous classez un lot (transaction CLASS – 708), le code qualité que vous pouvez saisir peut être contrôlé dans cette table en fonction de la valeur du paramètre QUALITE_CONTROLEE_DANS_TABLE

3.67. Quantités standards devis

Cette tale est utilisée par l'écran 452 – DPDET dans la partie Simulation de coût

Elle permet de prédéfinir les différentes quantités que vous voulez utiliser pour valoriser vos devis. Ceci en plus de la quantité que vous utilisez sur l'écran principal.

Si vous définissez par exemple dans cette table 3 tranches 20, 50 et 100 et que l'écran principal de saisie du devis vous avez demandez 10 pièces, vous allez trouver le résultat suivant :

3.68. Refus clients

Cette table permet de répertorier les raisons évoquées par les clients de refus de livraison de marchandise. Le code relatif à cette table doit être saisi à chaque retour de commande.

Elle va donc contenir des éléments tels que

Mauvaise qualité
Livraison hors délai
Mauvaise adresse
Etc.

La table n'est utilisée qu'à des fins de statistiques.

3.69. Refus des demandes d'achat

Les responsables internes définis sur les familles d'achat ont l'autorisation d'accepter ou de refuser une demande d'achat. de façon à apporter plus de précisions, chaque refus peut être justifié par un code.

3.70. Régime CEE

Sur la Déclaration d'échanges de biens, chaque article doit être classé dans une "famille" appelée régime. A priori, tous les articles achetés entrent dans la catégorie 11 (=introduction définitive) et les produits vendus dans la 21 (livraison exonérée) mais il est possible de contredire ce code sur l'écran de mise à jour des données à communiquer à l'administration.

3.71. Regroupement de facturation

Le code regroupement de facturation est utilisé dans les ventes. Il est précisé sur la fiche d'un client. Il a pour but de regrouper les bons de livraison à facturer selon un critère définit.

les codes possibles seront

· Une facture par bon de livraison (par défaut)

· Une facture par commande

· Une facture par famille articles (famille statistique)

· Une facture par centre de commande (client donneur d'ordre)

· Une facture globale pour la période demandée

3.72. Remises - Escomptes

Les codes remises et escomptes sont attribués aux tiers (voir onglet 'Commande' pour la remise et 'Facturation' pour l'escompte). Par le biais de cette table, un taux est attribué. Ce dernier est reporté sur chacune des commandes (fournisseur ou client) où il est modifiable.

La désignation est mise à titre indicatif
Par taux de remise accordé, vous pouvez indiquer également un taux variation de commission représentant (ce taux est positif ou négatif).
Le code famille comptable n'est à renseigner que dans le cas de l'escompte.

3.73. Réponses AO

Dans les achats

Lors de la saisie d'une réponse sur un appel d'offre, il est plus fréquent que les fournisseurs soient rejetés plutôt que retenus.

Pour mémoire, la raison du refus doit être notée sur l'écran (trop cher, trop lent, ne fournit pas cet article, etc.). La liste des raisons possibles va être répertoriée dans cette table.

Dans les ventes

Si un appel d'offres est perdu, il faut en noter la raison.

3.74. Réponses circuits

Cette table est utilisée dans le contrôle qualité lors du classement d’un lot (écran CLASS – 708). Elle permet principalement de déterminer l’état du stock après la saisie du résultat du classement.

Toutes les possibilités sont donc saisies dans cette table.

Le lot que vous classez est actuellement au contrôle, s’il est conforme, il doit normalement passer Utilisable et s’il est non conforme, Au ReBut.

Les colonnes de cette table

ü Le numéro de circuit et le niveau de validation sont la clé de cette table

ü Le libellé sera affiché sur l’écran de classement

ü La colonne OK doit être renseignée par ‘O’ ou ‘N’ : en fonction du choix que vous allez faire, s'il correspond à un 'O' (Lot conforme), la ligne sera affichée en Vert, s'il correspond à un 'N' (Lot non-conforme), l'affichage sera fait en rouge.

ü La colonne Etat indique l’état futur du stock après le choix que vous allez faire. Normalement, un lot conforme passe à l’état ‘UT’, un lot non conforme passe ‘RB’.

ü Le rang permet de gérer un ordre d’affichage des différentes propositions

3.75. Remplaçants

Utilisation : dans un circuit de validation (demande d’achat ou bien classement d’un lot), un utilisateur a été désigné comme étant chargé de la validation. Pendant un laps de temps déterminé (congés par exemple), vous pouvez préciser un remplaçant qui devra donc faire ces tâches à sa place.

Utilisation sur les demandes d’achat

Les remplaçants sont sollicités automatiquement lors de la validation de demande d'achat (par la messagerie) pour valider les demandes à la place des Décideurs.

Comme pour les Demandeurs et pour les décideurs, il doivent obligatoirement être référencés comme des Utilisateurs.

Leur action est limitée dans le temps par les dates de début et de fin.

& les colonnes ‘Circuit’ et ‘Niveau’ ne sont renseignées que pour le contrôle qualité.

Utilisation dans le contrôle qualité

Lorsque vous avez défini les circuits d’approbation des cahiers des charges, vous avez nommé un utilisateur chargé de la saisie du résultat.

Vous pouvez en définir d’autres par cette table. N’oubliez pas alors de renseigner les colonnes ‘Circuit’ et ‘Niveau’

3.76. Réponses Circuits

Cette table est utilisée dans le contrôle qualité, écran de Classement (708 – CLASS)

Elle permet de définir, pour chaque niveau de circuit défini, les valeurs possibles de réponses. En général, à ce niveau, on classe un résultat comme étant ‘conforme’ ou ‘non conforme’ au cahier des charges qui avait été défini.

Ok : ce drapeau vous permet d’indiquer si la réponse est une valeur bonne (« O ») ou mauvaise (« N »). Ceci afin de modifier la couleur de la ligne en correspondance. Le choix d’une réponse marquée ‘O’ va marquer la ligne en vert, une réponse marquée ‘N’, la ligne sera rouge
Etat : Après saisie de cette réponse, quel état va prendre le lot. En général, après une réponse positive, le lot passe à l’état « UT », après une réponse négative, à l’état « RB ».
Rang : permet de gérer l’ordre d’affichage de ces différentes réponses.

3.77. Représentants

Les représentants sont utilisés

pour le calcul des commissions,
dans la saisie des objectifs de vente,
dans les statistiques de ventes pour avoir par exemple le chiffre d'affaires par représentant.

Dans cette table, seules les coordonnées sont demandées (le nom étant le seul élément obligatoire).

Cette table permet de définir la liste des représentants de la société.

Ensuite, pour le calcul des commissions, les étapes seront les suivantes :

vous allez attacher un représentant qui sera systématiquement commissionné sur une fiche client.
vous allez saisir des fiches de commissions permettant de définir les conditions.
le calcul des commissions va permettre de générer des lignes qui seront modifiables

.voir également : Saisie des fiches de commissionnement

Saisie des objectifs de vente

Interrogation des statistiques

3.78. Responsables internes

Définition : La notion de responsable autour d'un article permet de regrouper plusieurs références qui ont le même mode de gestion.

Le responsable d'un article est un code important puisqu'il est souvent pris comme critère de sélection sur les écrans (affichage de toutes les suggestions d'approvisionnement d'un responsable, état des stocks par responsable, etc.)

Article Défaut : Lors de la création d'un nouvel article, vous avez la possibilité d'initialiser certains champs par une valeur pré définie par responsable. Pour cela indiquez ici le code de l'article qui est utilisé comme modèle de création (voir également le processus de création d’un article).

Les items MIN_A, B, C (seuil Classe) permettent de fixer les seuils de classement des articles dans les catégories A,B,C. Les traitements post CBN calculent, en fonction des besoins 6 mois, la valeur de stock représentée par article et classent chacun d'eux dans une des 4 catégories.

La notion de série économique dynamique est également gérée par responsable. Dans le cas où il est impossible de déterminer une quantité de lancement économique (sur la fiche de l'article), celle-ci peut être mise à jour à chaque OF de façon à ce que le coût théorique soit recalculé et que la comparaison avec le coût réel soit cohérente (mettez alors 'O' dans cette valeur). Au lancement de l'OF, la quantité de l'of est automatiquement mise sur la fiche de l'article (comme série économique) et le coût théorique du produit fabriqué est immédiatement recalculé.

Les Blocages de création de commande fournisseur et d’ordre de fabrication sont utilisés par le CBN. Si, au lancement de celui-ci vous demandez la création des ordres de fabrication et/ou des commandes fournisseurs, vous avez la possibilité de ne pas créer les ordres et commandes pour certains responsables en mettant ‘O’ dans cette valeur.

L'article de regroupement est utilisé sur le planning de fabrication; vous avez la possibilité de regrouper des ordres de fabrication sur d'articles différents à partir du moment où ils ont la même gamme commune; dans ce cas un ordre de fabrication fictif est créé sur le code article enregistré dans cette colonne.

Plus d'informations sur cette fonction

Le drapeau Génération SSCC peut être positionné à 'O' (Oui) ou 'N' (Non). Dans le cas où il est à 'O', toute déclaration de fabrication faite sur un article de ce responsable se verra attribuée d'un numéro de SSCC. Ensuite, au niveau de la livraison, vous allez pouvoir indiquer quelle est l'unité prise ainsi que ses caractéristiques.

3.79. Responsables non-conformités

Cette table paramètres est utilisée par l'écran 719 - NONCONF.

Elle permet de définir les utilisateurs (référencés comme tel) qui seront contactés lorsqu'une non-conformité sera saisie.

La notion de systématique permet à l'utilisateur référencé comme tel d'être systématiquement en copie de toutes les non-conformités saisies sans que l'opérateur ait la possibilité de l'enlever.

Sur cet exemple l'utilisateur Christophe LENAIN sera systématiquement en copie de toutes les non-conformités saisies.

3.80. Scripts spécifiques

Cette table est utilisée par l'écran 362 – NOMPR

Elle permet de référencer une liste d'instructions nécessaires à l'élaboration d'une nomenclature de pièces de rechange.

La référence est la clé de cette table et les instructions sont obligatoirement exécutées par numéro de ligne croissant.

3.81. Secteur d'activité client

La table secteur permet de regrouper les clients par type d'activité dans des buts uniquement statistiques.

Elle est utilisée :

1. pour la saisie des prévisions de vente,

2. Lors de la saisie de la réponse à un appel d'offre si le client n'est pas référencé et pour les statistiques (taux de réussite par catégorie de clients)

& le code secteur d’activité d’un client est utilisé dans les statistiques de vente d’une part pour saisir les objectifs de vente et d’autre part comme critère de rupture lors des différentes éditions.

3.82. Section analytique

Cette table permet de définir la liste de toutes les sections autorisées. Il n'y a donc saisie que du code et de l'appellation de la section.

L'utilisation est la suivante :

Dans les achats

Ø Les sections analytiques sont saisies sur les lignes de commande de façon à imputer l'achat. Cette imputation peut être multiple ;

· En fabrication

Ø A chaque Employés est affecté une section analytique pour imputer les temps passés sur ordre de fabrication.

Ø Vous pouvez saisir des temps sur section. Ils représentent en général des temps improductifs comme des temps de balayage de l'atelier, d’entretien ou bien de panne machine. Ces temps improductifs donc, sont pris en compte lors du calcul du TRS.

Le libellé de la section n'est donné qu'à titre indicatif.

3.83. Services de la société

Des services pourquoi faire ?

ü Pour les courriers : Si un message est adressé à un service, il est en fait acheminé à chaque Employé de ce service.

ü Pour les approbations de demande d'achat. La première personne qui doit valider une demande est le responsable du service auquel appartient le demandeur. Pour cela, vous devrez donc d'une part définir cette table, et d'autres celle permettant de connaître la liste des employés par service.

ü Dans le module SAV, lorsqu'une pièce (ou une intervention) est faite au titre de la garantie, il est possible d'imputer le coût de l'intervention à un service.

Ils sont également utilisés indirectement par le biais des employés qui doivent obligatoirement appartenir à un service référencé.

3 fonctions dans cet écran

3.83.1. Créer, modifier, supprimer un service

Consultation de la liste des services

Pour créer un nouveau service, saisissez le code du nouveau service dans le champ au dessus du tableau, son libellé ainsi que le code du responsable.

3.83.2. Consulter les employés d’un service

& La mise à jour de nouveaux employés doit être faite par l’écran EMPLOYES (42)

3.83.3. Changer un employé de service

3.84. Sociétés

Table contrôlée sur l'écran de bienvenue.

Ø Le nom de la société est reporté sur l'en-tête de documents et états statistiques

Ø Le montant minimum de commande (noté sans les décimales) est utilisé pour bloquer une commande client si son montant hors taxes net n'atteint pas le montant fixé (voir table blocage).

3.85. Stades d'avancement d'une affaire

Ce code est utilisé sur l'écran de formulation du planning d'une affaire; il permet, au fur et à mesure de l'avancement de celle-ci, de noter les étapes effectuées.

Il est entièrement libre et ne présente aucune contrainte d'obligation.

Exemples :

En cours de saisie par le commercial
Validé par le commercial
En cours de vérification par le chef de projet
…
Affaire close

On voit qu'avec ce code, il serait tout à fait possible de gérer un Work Flow.

3.86. Statut TVA

Le code statut TVA est stocké au niveau de la fiche d'un tiers. Il permet de connaître sa situation vis à vis du paiement de la TVA.

Ce code permet

De calculer ou non un montant de TVA
De contrôler éventuellement la suspension de taxes
De constituer l'état de déclaration de TVA

Le libellé n'est donné qu'à titre indicatif.

Les valeurs possibles sont :

Soumis. Tiers habitant le pays. C'est le seul code qui détermine un montant de TVA.
Exonéré. Cas des tiers étrangers
Suspendu. Cas des clients habitant le pays mais qui vont exporter la marchandise que nous leur vendons ou le contraire dans le module achats. Cette suspension est accordée pour un délai et un montant déterminés. Le suivi de cette autorisation est fait directement sur la fiche tiers.
Non imposable. Cas des tiers habitant le pays auquel par exemple nous vendons nos déchets industriels.

F : L'état de déclaration de la TVA reprend les montants de chacun de ces régimes.

3.87. Tarif douanier

Sur toute facture partant à l'export et sur la déclaration d'échanges de biens doivent apparaître les codes du tarif douanier de chaque article livré ainsi que le code 'unité supplémentaire relié'.

Libellé du tarif
Code unité supplémentaire. Ce code est donné par le code douanier.

3.88. Traductions tables

Certaines tables (Conditions_règlement, Incoterm, Emballages, Modes de règlement, Modes de transport) contiennent des libellés qui sont destinés à être imprimés sur des documents externes (accusé de réception de commande, commande d'achat, facture, etc.). De façon à augmenter la clarté, ces libellés peuvent être traduits dans la langue du tiers.

Clé: Code de la table concernée(exemples : INCOTERM, MODES_REGLE MENT)

Code interne de cette table (exemples : FCO, CH)

Code Langue

Libellé traduit destiné à l'impression des documents externes.

3.89. Tranches horaires

Si vous travaillez en équipes, vous devez passer par cette table pour définir les différents horaires possibles.

Elle permet de définir les différentes tranches horaires possibles de travail

Pourquoi ? Vous avez pour l’instant défini (par le calendrier) des horaires d’ouverture totaux (de 05 :00 à 21:00 par exemple).

Si ces horaires peuvent être appliqués pour les machines (sa capacité est alors de 16 heures), en revanche, pour la main d’œuvre, ils ne peuvent pas l’être (la capacité d’une personne n’est que de 8 heures (environ). En effet si nous reprenons les horaires d’ouverture décrits ci-dessus, nous nous apercevons que la capacité d’une personne serait de 16 heures dans la journée.

Vous allez donc devoir, par cette table, définir qu’il existe 2 horaires ou peut-être 3 qui correspondent à la tranche définie sur le calendrier

05:00-13:00
13:00-21:00
09:00-12:00/13:00-18:00

Les éléments de cette table sont utilisés par les écrans 186-CALEMP et 145-CALFAB dans lesquels vous allez donc préciser les horaires de travail de chacun des employés.

3.90. Transactions à tracer

Voir le document traitant cette fonction

3.91. TVA

L'association du code groupe TVA issu du tiers (fournisseur ou client facturé) et du code TVA issu de l'article permet de former une clé d'accès à cette table.

Cet algorithme autorise, pour un même article, d'avoir plusieurs taux possibles selon le client.

& les clients étrangers, exonérés de tva, ne sont pas concernés par cette table puisque c’est leur statut TVA qui assure l’exonération.

Le code issu de la fiche du tiers est le Groupe TVA

Le code issu de l’article, du transport, de l’emballage ou bien des frais divers, le Code TVA

Toutes les associations possibles entre ces deux codes doivent obligatoirement être créés dans cette table

Groupe TVA	Code TVA	Taux TVA
01	00	0,00%
01	01	5,50%
01	02	19,6%

& La tva est applicable sur les produits achetés ou vendus et également sur les frais annexes (port, emballage et frais divers). Vérifiez également ces tables, les codes tva saisis doivent exister dans cette table.

Exemple : dans la table Incoterm, vous avez saisi

Code incoterm = Départ
Code tva = blanc

Mais le transport est, en général, soumis à la tva. Vous devez donc préciser le code ‘02’ pour indiquer 19,60%

Date d'application : notion obligatoire. Elle permet de gérer les changements de taux. Par exemple, le code tva ‘01’ était, il y a quelque temps = 18,6%
Taux de TVA à exprimer sous la forme 0.1960 pour 19,60 %
Libellé du taux (indicatif)
Famille comptable

FMême si un taux de TVA est périmé, il ne faut jamais supprimer un enregistrement de cette table : il peut éventuellement être encore utilisé par les historiques

De même, veillez bien à ce qu'un taux soit renseigné pour la date de votre plus vieille facture.

3.92. Type d'interlocuteurs

Sur les fiches clients et fournisseurs, vous avez la possibilité d'ajouter des interlocuteurs. Pour chacun d'eux, indiquez éventuellement son type (ex : Décisionnaire, Prescripteur, etc.)

Ce code n'est pas exploité par la suite.

3.93. Type de BL

Cette table vous permet de définir les différents types de bon de livraison et de retour que vous utilisez dans le but d'associer à chaque type, mouvement de stock différent. Si vous ne définissez rien, ce sera toujours un mouvement de SORDX qui sera fait.

Voir également : configuration des mouvements de stock

3.94. Type de blocage

Cette table est utilisée par le contrôle qualité.

Lors de la définition d’un cahier des charges, vous devez définir le moment où le lot doit être bloqué si les valeurs saisies ne correspondent pas aux exigences du cahier des charges.

Ce blocage peut intervenir à plusieurs moments :

A l’expédition du lot, valeur = ‘E’
A la réservation, valeur = ‘R’
A l’enregistrement du mouvement, valeur = ‘M’
Jamais, valeur= ‘Z’

3.95. Type de commande

Chaque commande fournisseur ou client peut avoir un type. Cette notion étant faite pour les classer et pour suivre plus facilement le carnet.

Séparez ainsi les commandes de matériel neuf des commandes SAV, les commandes fermes des commandes prévisionnelles, etc.

Cette table va contenir tous les codes possibles aussi bien pour les achats que pour les ventes.

Le libellé n'est qu'indicatif

· Commande ferme (O/N); seules les commandes fermes sont prises en compte par le CBN.

Note : toutes les commandes (fermes et non fermes) sont prises en compte par le carnet de commandes.

· Origine : Manuelle, demande d'achat, etc.

o Le type de commande pris en compte pour les Propositions d'achat, est "ORIG_PROPOSITION" ; si vous utilisez cette fonction, vous devez obligatoirement avoir un enregistrement indiquant cette origine.

o Il en est de même pour les demandes d'achat pour lesquelles vous devez avoir un enregistrement avec "ORIG_DA".

· Ouverte : Cette notion n'est valable que sur les commandes d'achat. Sur une commande ouverte, les dates d'approvisionnement ne sont pas encore définies donc toutes les cadences vont être placées au plus loin. Ensuite, en fonction des besoins, le CBN va ramener les cadences une à une et les positionner à la bonne date.

· Exceptionnelle

· Calcul délai automatique. Ce critère permet de classer les commandes en deux catégories (automatique, manuel). Le critère est repris sur l'édition des bons de préparation 487-EDBP comme critère de sélection. Exemple : édition de toutes les commandes automatiques à livrer sur 3 jours.

Utilisation dans le produit

· Critère de sélection dans l'interrogation des commandes clients

· Critère de sélection lors de l'édition du carnet de commandes

· Critère de sélection sur le planning des expéditions

· Critère de sélection pour l'édition des bons de préparation.

· Un type de commande peut être enregistré dans le paramètre RESERVATION_CLIENT_TYPE. Il sera pris en compte dans le traitement 571 – TDERESERVCLI qui permet d’enlever les réservations des commandes dont la date de livraison prévue est dépassée.

3.96. Type de contrat

Un contrat est un modèle de commande. Il est saisi par un écran spécifique (mise à jour des contrats).

Il est possible d'enregistrer des appels de livraison sur un contrat. Chaque livraison est alors comptabilisée sur le contrat de façon à le gérer.

Les types de contrat sont les suivants :

Ø Marché

Ø Consignataire

Ø Commande ouverte

Le renouvellement d'un contrat est facilité par une recherche automatique

Vous avez la possibilité de voir la liste des commandes passées sur un contrat.

3.97. Type de devis

Cette table vous permet de classer vos devis par genre (devis de matériel neuf, devis de pièces détachées, …)

La numérotation des devis est possible par type (dans la table des numérotations avec la clé VAO + le type de devis, vous pouvez obtenir des compteurs différents)

Par type, vous pouvez également préciser quel sera le type de commande associé lors de la confirmation.

3.98. Type de facture

Le type de facture est contrôlé à chaque création de facture.

Il permet de préciser :

q Le sens du document. Vous devez y mettre '1' si votre document est une facture et '-1' dans le cas d'un avoir.

q Le drapeau Maj-origine indique si le document à l'origine de la facturation (en général un bon de livraison ou un bon de retour pour les avoirs) doit être considéré comme facturé ou non. Deux cas :

q permet de faire la distinction entre un document officiel (Facture ou Avoir) et un autre administratif (Facture Proforma). Vous devez mettre 'O' dans le premier cas et 'N' dans le deuxième.

q Il peut arriver également que le document que vous faites ne soit qu'une régularisation d'un document précédent. Par exemple dans le cas d'un avoir financier, il ne faut pas qu'il y ait de répercutions sur le(s) bon(s) de livraison à l'origine de la facture ; vous mettrez donc 'N' dans ce champ.

q Le drapeau Maj-Stock permet de faire la distinction entre une facture simple et une facture comptoir. C'est seulement dans ce deuxième cas que vous devez mettre 'O'.

q Le document doit-il être imputé dans les statistiques. Certaines factures internes (dans les groupes par exemple) ne doivent pas venir dans les chiffres statistiques de la société. C'est également le cas des factures pro forma.

q Maj-comptabilité est à 'O' pour tous les types de facture et d'avoir mais reste bien sûr à "N" dans le cas de facture pro forma par exemple.

Numérotation des factures : dans la table des numérotations automatiques, vous devez mettre 'V' + type de facture : ainsi, vous allez avoir une numérotation possible par type de facture.

3.99. Type de frais

Utilisée lors de la saisie des frais supplémentaires imputés sur une affaire (écran 494 - SUAFF), cette table permet de classer les dépenses supplémentaires qui peuvent être engagées au titre d’une affaire.

La table ne contient qu’un code et une désignation de frais.

Exemples : frais de déplacement, frais d’invitation, …

Note : lors de la saisie des frais, par défaut, le type n'est pas obligatoire, vous pourrez simplement saisir la désignation.

3.100.Types de gammes

Ce code de classement des gammes peut être saisi dans l’écran d’en-tête d’une gamme.

Ceci uniquement à des fins de classement

Exemples : gamme prototype, gamme série, …

3.101.Type de moyens

Le type de moyen indique la catégorie principale dans laquelle vous pouvez classer votre moyen de production. Il existe 5 catégories

Machine « MACH »
Main d’œuvre « MO »
Outillage « OUTI »
Improductif « IMP »
Sous-traitance « SST »

Chaque moyen que vous allez créer doit obligatoirement faire partie de l’une de ces catégories.

Utilisation

Sur l’écran d’interrogation des temps passés (ITEMPS – 137) : sur un ordre de fabrication, vous interrogez soit les temps main d’œuvre, soit les temps machines
Sur l’écran d’interrogation des surcharges éventuelles (SURCHARGES – 180). L’interrogation de la charge est fait sur l’une ou l’autre des catégories.
Sur l’écran de planification de la charge (PLANNING – 184) ; Vous allez répartir la charge sur les machines (type de moyen = « MACH ») et les employés (type de moyen= « MO »)
Sur l’écran de mise à jour des gammes d’exécution (POF – 104) ; Lorsque vous allez passer une opération en sous-traitance (ou l’inverse), les temps sont basculés de temps interne à externe (ou inversement)

Sur chaque type de moyen, vous allez définir le mode de suivi des temps permettant de définir comment seront comptabilisés les temps passés.

3.102.Type d'ordre

Ce code est présent sur l'écran de mise à jour du complément d'un ordre.

Il permet de différencier par exemple les ordres de fabrication, les ordres de reprise (pour non-conformités), les ordres de maintenance.

Dans la version actuelle, cette information n'est pas utilisée.

3.103.Type de nomenclature

Cette notion est utilisée dans les nomenclatures de pièces de rechange.

Classez vos nomenclature en leur donnant un but : Nomenclature de fabrication, de coût, de pièces de rechange, etc.

Dans le cas de pièces de rechange, cette notion est reprise dans la table des scripts qui permet d'exécuter un certain nombre de requêtes constituant ainsi une nouvelle nomenclature.

Voir également : Nomenclature de pièce de rechange

3.104.Unités de mesure

Cette table permet de définir les différentes unités (de stock, d'emballage, de conditionnement, de vente, de poids et de volume)

· Libellé de l'unité

· Nombre de décimales. (Entier) Utilisé lors de la saisie des appels d'offre, demande d'achat commandes et factures pour les unités d'achat et de vente et lors des calculs du nombre d'emballages et de conditionnement (arrondi automatique à l'unité supérieure). Vous pouvez ainsi déterminer que tout ce que vous gérez à l'unité ne comporte pas de décimales, que le kilogramme en comporte 3, etc.

En ce qui concerne les allocations, un arrondi supérieur peut être fait (en fonction de la valeur du paramètre ARRONDI_ALLOC_SUPERIEUR) au nombre de décimales défini. Ceci vous permet par exemple d’arrondir les emballages.

· Poids. Cet indicateur vous permet d’indiquer si l’unité que vous êtes en train de créer est ou non une unité de poids. Dans l’affirmative, sur les écrans de mise à jour des nomenclatures (NOMENCL – 336), de mise à jour des allocations d’un ordre (ALO – 127), de sortie sur ordre (SORORD – 112) et de déclaration de fabrication (DECFAB – 122), les quantités des composants sont sommées si leur unité de mesure est égale à celle du composé.

F : Les paramètres systèmes 'UNITE-TITRE','UNITE-VOLUME-LIQUIDE','UNITE-POIDS-BL','UNITE-VOLUME-BL' définissent par défaut l'unité utilisée pour les fonctions qu'ils représentent.

3.105.Utilisateurs

Toute personne qui se connecte dans le produit doit être référencée comme utilisateur.

ü Dans la messagerie, tout destinataire de message doit être de façon directe ou indirecte (par le biais des services de la société) un utilisateur référencé

ü Dans le module achats, en fonction des responsabilités accordées, la personne peut également devenir demandeurset/ou décideurs pour une demande d'achat.

ü Egalement, dans les ventes, lors de la saisie d'un devis, un utilisateur est nommé responsable.

3.106.Variantes Configuration

Cette table est utilisée pour configurer la désignation des articles spécifiques.

Elle permet de déterminer, pour chaque type de variante de la nomenclature modèle, la valeur qui va être reportée dans la désignation.

Par exemple, dans une nomenclature modèle, vous avez deux variantes, l’une de longueur, l’autre de hauteur. Dans le choix de la première, vous allez reporter la valeur « L.» dans la deuxième, la valeur « H. »

Ainsi, votre désignation ne sera pas qu’une suite de chiffres et sera plus facile à lire.

La valeur exacte de la variante choisie est prise en fonction de la table Codes_config

Voir également le fonctionnement du paramètre SEPARATEUR_DESIGNATION

3.107.Zones de livraison

La zone de livraison est saisie sur le tiers.

Elle est utilisée pour le calcul du coût de transport par rapport au tarif du transporteur et au poids/volume du bon de livraison.

Ce critère es utilisé lors de l'interrogation du chiffre d'affaires réalisé.

3.108.Zones de représentation

Un client se situe dans une zone de représentation.

Les représentants peuvent agir soit sur un client précis, soit sur une zone de représentation qui est définie dans cette table.

La fiche de commissionnement est donc définie sur l'un de ces deux critères.

3.109.Zones de taxes

La zone de taxes permet de situer géographiquement un tiers de façon à prévoir la répartition comptable des achats ou ventes générées. En effet les comptes de charge et de produits doivent être différents en fonction de la localisation (France, CEE, Export). Mais rien ne limite ce paramétrage de façon à retrouver en comptabilité une répartition plus fine.

Ce code est donc repris par la table comptabilité.