Suivi des commandes fournisseurs
Suivi des commandes fournisseurs
2. Saisir une commande d'achat
2.1. La saisie d'une commande simple
2.1.1. Fonctionnement des codes situations
2.1.2. La saisie d'une ligne de commande par le code article du fournisseur
2.1.3. Numérotation des lignes et des cadences
2.1.4. La commande de produits génériques
2.1.5. Contrôle de présence du lien article - fournisseur
2.1.6. Avertissement de prix à zéro
2.1.8. Les références de la commande
2.2. Validation de la commande - Avenants
2.4. Complément sur les lignes
2.6. Le blocage d'une commande
3.1.1. Editer la commande qui est à l'écran
3.1.2. Editer toutes les nouvelles commandes
3.3. L'état des engagements d'achat
En général, les commandes sont issues soit des propositions d'achats issues elles-mêmes du CBN quand il s'agit de matière première, soit des demandes d'achat dans les autres cas ; La mise à jour directe est donc un événement plus rare.
Les écrans de gestion décrits dans ce chapitre concernent tous les types de commande : issues de propositions ou de demandes d'achat ou bien directement saisies, leur comportement ne variera pas et les règles de gestions sont exactement les mêmes.
L'étape de la commande est obligatoire puisque aucune réception ne peut être faite sans l'appui d'une commande. En outre, la facturation est liée à la fois à la réception et à la commande engagée.
Une commande peut être modifiée tant qu'elle n'est pas close (situation de solde ou de réception complète).
De façon à faciliter le suivi, des interrogations à critères croisés - par fournisseur, affaire et/ou article- permettent de localiser facilement une commande et d'en voir son contenu.
Un outil de relance permet de prévenir le retard éventuel des fournisseurs.
Enfin, une gestion des reliquats épure le carnet de commandes des quantités commandées qui ne seront jamais réceptionnées.
Cet écran vous permet à la fois de saisir une nouvelle commande ou bien d'en modifier une.
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La saisie d'une commande peut être entièrement faite sur cet écran : Les seuls éléments obligatoires sont le code du fournisseur, la date de livraison souhaitée, le code de l'article et la quantité commandée. Les prix sont obtenus automatiquement à partir des liens articles - fournisseurs ou des tarifs.
Il existe toutefois des cas plus complexes qui obligent la saisie d'éléments complémentaires (transport spécial, remise exceptionnelle, cadencement des livraisons, etc.) : En fonction de leur répercussion, ceux-ci vont être saisis sur des fenêtres qui sont directement accessibles par les boutons En-tête et Pied ou, pour les lignes de commandes, par le clic droit (détail ligne).
@ : Une commande et une ligne de commande peuvent être modifiées tant qu'elles ne sont pas soldées
La saisie du texte lié à une ligne de commande peut être faite par le menu contextuel
2.1.1. Fonctionnement des commandes ouvertes
Principe : Sur une commande ouverte, vous pouvez définir des articles, un prix et une quantité globale, des quantités par appel de livraison, mais, pas encore des dates de livraisons précises. C'est en fonction des besoins réels que ces appels de livraisons seront lancés.
Mise en œuvre : Définissez un type de commande "ouverte" (voir la table des types de commandes). La saisie de l'en-tête de commande est tout à fait classique. La date de livraison prévue doit correspondre à la date de clôture de votre commande ouverte (date de la dernière livraison prévue). Sur la ligne de commande, saisissez la quantité globale. Lors de l'enregistrement, Toltech va diviser cette quantité par le multiple de commande saisi sur la fiche de l'article afin d'obtenir des cadences prévisionnelles. Celles-ci seront créées non fermes.
Les appels de livraison : ils vont être déclenchés par le CBN. En effet, lorsqu'il va détecter un besoin net, le cbn va ramener une cadence à la date idoine. Vous devrez alors aller sur l'écran 546 – CBNDECAL en demandant 'Commandes ouvertes' et 'à avancer' pour confirmer les décalages proposés. La cadence décalée devient ferme.
Lors de la réception, afin de limiter les erreurs de saisie, seule la cadence avancée, c'est-à-dire celle qui est ferme, est affichée sur l'écran.
Note : dans l'écran 525 – ISP, les lignes apparaissent en couleur de façon à montrer les différents états des cadences
2.1.2. Fonctionnement des codes situations
Il existe trois codes situations qui évoluent automatiquement en fonction des événements enregistrés sur la commande.
1. Le
suivi de la commande : à blanc à la
création de la commande, il va passer à 'VA' lors de
2. Le suivi de livraison : à blanc à la création de la commande, il va passer éventuellement à 'RP' (réception partielle) ou à 'RT' (réception totale).
3. Le suivi de facturation : à blanc à la création de la commande, il va passer éventuellement à 'FP' (facturée partielle) puis à 'FT' (facturée totale).
Il faut considérer qu'une commande est ouverte si elle est validée et non réceptionnée totalement.
2.1.3. Numérotation des lignes et des cadences
Les numérotations de lignes et de cadences sont réglées par les paramètres systèmes
INCREMENT_LIGNE_CDE
INCREMENT_LIGNE_CAD
2.1.4. Contrôles sur le code de l'article
La saisie d'une ligne de commande par le code article du fournisseur
Vous pouvez saisir une ligne de commande soit par votre code article interne, soit par le code du fournisseur. Dans ce dernier cas, lorsque vous validez votre saisie, le code est affiché en bleu.
En cas de modification de ligne, la situation redevient 'normale' et toutes les lignes sont présentées comme ayant été saisies par le code interne.
La commande de produits génériques
Si l'article n'est pas géré en stock (l'article a un mode de suivi à NON), vous avez la possibilité de modifier son unité d'achat (qui est alors égale à son unité de mesure) lors de la saisie de la commande.
L'unité de facturation est également égale à l'unité de mesure.
Contrôle de présence du lien article - fournisseur
Le paramètre système 'CONTROLE_ARTFOUR' contrôle, si l'article est géré en stock, que le lien entre l'article et le fournisseur a bien été déclaré.
2.1.5. Contrôles sur les quantités achetées
Multiple de Quantité
Le multiple de quantité défini sur le lien article – fournisseur doit-il être obligatoirement respecté ? Le paramètre QTE_MULTIPLE_OBLIG vous permet de définir ce point.
2.1.6. Contrôles sur le prix d'achat
Avertissement de prix à zéro
La commande d'un article sans prix, si elle est exceptionnelle, peut être signalée par un message si le paramètre système CDEA_PRIX_ZERO est égal à 'N'. Vous devrez alors obligatoirement saisir un code commentaire expliquant la raison (par exemple : Echantillon, Gratuit, encours de négociation, etc.). Ce commentaire peut être reporté dans la colonne prix de votre commande. Si le paramètre est égal à 'N', la colonne du code commentaire n'est pas affichée à l'écran.
Notion de prix estimé
Précisez un code commentaire (le 1) sur la ligne de commande indiquant que le prix marqué n’est qu’un prix estimé et non un prix définitif.
Lors du contrôle de la facture (dans le détail des bons de réception) ce code va être reporté vous rappelant ainsi qu’un écart est possible.
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2.1.7. Les références de la commande
Elles sont de trois catégories
1. l'ordre de fabrication. Le code de l'article que vous commandez peut être contrôlé comme étant une allocation de l'ordre de fabrication noté si le paramètre ARTICLE_DANS_ALLOCATION est égal à 'O'. le contrôle peut également être fait sur la quantité achetée : si le paramètre VERIF_QTE_ACHETEE_SUR_OF est égal à 'O', le système contrôle que la quantité saisie sur la ligne de commande ne soit pas supérieure à celle allouée sur l'ordre de fabrication (elle peut être inférieure s'il reste du stock disponible). Vous pouvez contrôler que le numéro d'ordre saisi existe réellement ou bien laisser libre ce champ en fonction de la valeur du paramètre CDEFOUR_VERIF_REF.
2. la commande client
3. l'affaire.
2.1.8. Les achats directs
Les achats directs sont des commandes sur des articles non gérés en stock. Ces commandes vont avoir un comportement tout à fait standard à savoir : elles vont être réceptionnées (La réception d'une prestation, si elle n'est pas quantitative peut être faite de façon qualitative) et le contrôle de la facture du fournisseur sera également fait.
ØRépercussion de ces achats sur les coûts réels
Si l’achat est relié à un ordre de fabrication (champ référence ordre de la ligne de commande), il va être imputé sur l’ordre de fabrication et par conséquent sur le coût réel de l’article.
2.1.9. Imputation analytique d'une ligne de commande
En fonction de la valeur du paramètre SECTION_ANAL_OBLIG_DANS_CDF, vous pouvez demander à ce que la saisie du code section soit obligatoire sur chaque ligne de commande.
Cette saisie devra alors être faite dans le détail de la ligne (voir procédure).
Toute commande d'achat doit être validée pour être active. Cette étape peut être automatique en fonction d'un paramètre système..
Toutes les modifications suivantes :
- Ajout d'une ligne
- Suppression d'une ligne
- Modification d'une date de réception prévue
- Modification d'un prix
- Modification des conditions de transport
Dé valide la commande. Vous devez donc ensuite refaire la validation. Chaque validation constitue un avenant de commande
Il est bien sûr possible qu'un avenant de commande contienne plusieurs modifications.
La validation du bouton En-tête de l'écran principal permet l'affichage de la fenêtre ci-dessous qui précisent et permet la modification d'éléments complémentaires.
- Le type de commande vous permet de classer les commandes par famille tout en apportant des informations essentielles
- La commande est-elle ferme ou non ? Seules les commandes fermes sont prises en compte par le CBN, peuvent être validées et donc réceptionnées
- La commande est-elle ouverte ? Sur les commandes ouvertes, les cadences sont déterminées automatiquement (la quantité est égale à la quantité commandée de la ligne divisée par le multiple de quantité de la fiche article). Toutes les cadences sont positionnées au plus loin; ensuite le CBN, en fonction des besoins exprimés, va les ramener aux dates appropriées.
- La blocage
de la commande peut être mis automatiquement (dépassement de contrat par
exemple) ou bien manuellement. Il va interdire la réception de
- Le contrôle à réception est une information qui est répercutée sur toutes les lignes de la commande. Elle permet d'indiquer si tous les articles de la commande doivent passer par le contrôle ou non. Dès lors, la validation de la réception va entrer les produits en stock dans le magasin et l'emplacement de contrôle qui seront indiqués.
- La section analytique ainsi que le code de l'appareil saisis ici permettent d'initialiser l'imputation analytique de chacune des lignes de la commande ; Toute modification est ensuite possible.
- Les lieux de réception et de facturation (Etablissement et magasin) sont utilisés pour noter les adresses exactes sur les commandes d'achat. Ainsi l'adresse de facturation est celle définie sur l'établissement et celle de réception celle saisie sur le magasin.
En cochant
,
vous interdisez toute facturation sur cette commande tant que le contrôle du
bon de réception n'a pas été effectué : sur l'écran de saisie des factures
fournisseurs, un contrôle vous interdit de saisir la facture d'un fournisseur
sur un bon bloqué.
La liste des bons concernés est visible sur l'interrogation des bons de réception. C'est également par cet écran que vous allez enlever le blocage.
Par défaut, sur chaque commande, le règlement est prévu en fonction des codes saisis sur la fiche du fournisseur. Par commande, vous pouvez les modifier et/ou les échelonner.
Le bouton Détail paiement permet d'accéder à l'écran suivant :
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La décomposition du montant hors taxes (noté en haut à gauche de cet écran) peut être faite en autant d'échéances que vous le désirez.
Sur chaque échéance, vous avez la possibilité de saisir soit un taux, soit un montant. Il suffit que la somme soit égale au montant noté en haut de l'écran. Les modes et conditions de règlement sont repris de la fiche du fournisseur et sont modifiables pour chaque échéance.
Les frais annexes (port, emballage et frais divers), qui ne sont pas toujours connus lors de l'enregistrement de la commande peuvent être ajoutés sur la facture. Ils sont alors inclus dans une des échéances prévues. Si aucun montant de frais n'est noté sur la commande, vous ne pouvez pas cocher cette case.
· Utilisation
Ø Les échéances de paiement sont notées sur la commande d'achat
Ø Si vous avez une interface avec la comptabilité, il y aura autant d'écritures sur le compte fournisseur que d'échéances prévues.
Lorsque vous avez beaucoup d'éléments à noter sur une ligne de commande, la saisie par tableau (voir l'écran précédent) n'est pas très adaptée ; il est préférable dans ce cas d'avoir tous les éléments à vue.
2.4.1. Le détail de la ligne
Vous retrouvez sur cet écran tous les éléments du tableau et quelques éléments supplémentaires comme les codes commentaires.
Les éléments de référence permettent d'établir une traçabilité entre les besoins et les ordres passés.
· Les éléments de réception
Ø L'établissement est utilisé dans le cadre des multi sociétés. Il permet de préciser qu'une ligne de commande doit être réceptionnée sur un autre lieu.
Ø Le code magasin indique l'endroit précis de réception (un magasin a une adresse). Par défaut ce code est égal au magasin principal de la fiche article (dans le cas où vous faites une saisie directe de commande) sinon, si la commande est créée par le biais des propositions d'achats, il correspond au code magasin du besoin détecté par le CBN.
Ø La notion de contrôle à réception est initialisée par l'article et peut être contredite. Si le contrôle est demandé, lors de la réception, les codes magasin et emplacement utilisés pour le stockage devront être de type Contrôle.
Ø Le code responsable n'est donné qu'à titre indicatif. Cela peut permettre toutefois, d'avertir la personne indiquée par le biais de la messagerie, lors de la réception du produit. Initialisé par celui de l'article de la première ligne de la commande, il est utilisé comme critère de sélection sur l'écran des relances et du planning de réception.
2.4.2. Statistiques
Les codes statistiques sont repris de la fiche de l'article (écran principal) et sont modifiables à ce niveau.
2.4.3. Cadences
Pour chaque ligne de commande, vous pouvez demander une livraison cadencée.
Pour mémoire, la quantité commandée totale (saisie sur la ligne) est affichée au-dessus du tableau. Vous devez saisir vos cadences en précisant pour chacune d'entre elles, la quantité, la date demandée et si la cadence est ferme ou non.
La notion de cadence ferme permet d'indiquer au CBN s'il doit tenir compte ou non de cet approvisionnement.
F La constante INCREMENT_LIGNE_CAD permet de définir les numérotations de cadences.
2.4.4. Sections analytiques
Par défaut un article acheté est toujours affecté au même compte analytique ; seule la section peut être différente. Chaque ligne de commande peut être affectée à plusieurs sections analytiques. Cette saisie peut être rendue obligatoire en fonction de la valeur du paramètre SECTION_ANAL_OBLIG_DANS_CDF
De façon à obtenir l'imputation la plus juste, la saisie peut être faite par taux, quantité ou montant
Pour compléter l'imputation analytique de votre achat, vous pouvez également préciser l'appareil d'affectation.
@ Toutes les lignes ont pu être initialisées par le même code qui a été saisi en en-tête de commande (voir Détail sur l'en-tête)
Le pied de commande permet de préciser des informations telles que les conditions de transport, les remises pied de commande, les frais annexes (emballages et divers), etc.
- Transport
Ø Les différents modes de transport doivent être définis
Ø Les conditions de transport précisent les responsabilités des tiers et induisent éventuellement une facturation supplémentaire.
Ø Un montant est calculé en fonction de la distance et du poids/volume transporté. Cette fonction n'est pas disponible dans la version actuelle.
Ø Le montant à payer peut être saisi.
le montant du transport est à payer au fournisseur qui affrète lui-même. Nous devrons donc lui verser cette somme.
- Responsables
Ø Le responsable de la réception est un utilisateur référencé : il peut donc être averti automatiquement par le biais de la messagerie lors de la réception effective de la commande.
Ø Le Gestionnaire est celui renseigné sur la fiche du fournisseur ou l'utilisateur saisissant la commande en fonction de la valeur du paramètre GESTIONNAIRE=USER; c'est le responsable administratif de la commande.
Vous pouvez bloquer[1] une commande manuellement en saisissant un code blocage sur le Détail sur l'en-tête ; Il a pour effet d'empêcher la validation (donc son édition et son envoi au fournisseur).
@ Vous pouvez interroger la liste des commandes bloquées. Voir Interroger les commandes.
La copie de commande est faite par l'écran de mise à jour des commandes.
Comment procéder ?
Vous devez en premier lieu, afficher la commande d'origine ; ensuite, effacez le numéro de la commande affichée. Après 'validation' de cette remise à blanc, les dates demandées et confirmées sont remises à blanc et le bouton '+' est allumé. Il ne vous reste plus qu'à saisir une date demandée et valider votre nouvelle commande.
+ Toutes modifications comme l'ajout, la modification et la suppression de ligne sont bien sûr actives.
3.1.1. Editer la commande qui est à l'écran
L'icône imprimante 
vous permet l'édition directe de la commande
qui est actuellement affichée à l'écran.
3.1.2. Editer toutes les nouvelles commandes
Si vous ne faites pas de sélection, toutes les commandes dont la validation est postérieure à la dernière édition vont être éditées.
L'état des commandes vous permet d'obtenir la liste des commandes créées entre deux dates.
Trié par fournisseur, cet état vous propose la liste des commandes ouvertes.
Vous pouvez effectuer une sélection par :
Ø Fournisseur
Ø Affaire
Ø Responsable article
Cette liste est décomposée en trois parties :
1. Les commandes à recevoir (validées et non réceptionnées) sont sélectionnées par rapport à leur date de réception prévue (celle-ci doit être dans la fourchette de dates demandées au lancement) ; elles sont également triées par cette date. La quantité affichée est égale à la quantité commandée diminuée de la quantité déjà réceptionnée. Le montant correspond à la quantité affichée (donc le reste à recevoir) multiplié par le prix unitaire net de la ligne.
2. Les commandes réceptionnées non comptabilisées correspondent aux réception faites (et validées) dans la fourchette demandée. La date de réception est le critère de tri.
3. Les commandes comptabilisées correspondent aux commandes pour lesquelles des réceptions (faites dans la fourchette demandée) ont été facturées (la facture doit être validée et non transférée en comptabilité). Le critère de tri est égal à la date de réception. La quantité affichée est la quantité facturée. Le montant correspond donc au montant facturé. Vous pouvez afficher les commandes transférées dans la comptabilité si le paramètre EDENGAG_COMPTA est égal à 'O'.
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Commande |
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Réception |
Non validée |
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Validée |
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Facture |
Non validée
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Validée
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Transférée en comptabilité |
Les montants affichés sont en devise de facturation ; en revanche le total est toujours affiché en devise locale.
L'écran d'interrogation des commandes vous permet de retrouver une commande quelle que soit sa situation actuelle.
Dans tous les cas, les commandes sélectionnées sont affichées par ordre décroisant de leur date de création.
Si vous choisissez l'option Liste des commandes à valider toute autre sélection devient inutile ; il vous suffit alors de valider votre saisie.
Les dates saisies sont relatives aux dates de création ou bien de départ (confirmée ou à défaut demandée) en fonction du paramètre ICDF_ICDC_DATE_LIV
Les commandes apparaissent triées par numéro de commande (de la plus récente à la plus ancienne); donc logiquement les commandes encore ouvertes seront toujours en haut du tableau.
De façon à limiter l'affichage, vous pouvez ne sélectionner que les commandes ouvertes ou le contraire, etc.
De même la liste des commandes bloquées (tous fournisseurs confondus) peut être également affichée.
4.3.1. Le détail des lignes
Un double clic sur la commande permet d'obtenir l'affichage des lignes.
4.3.2. Le détail des cadences
Un double clic sur une ligne permet de voir le détail des cadences.
Cet écran vous permet de localiser la liste des commandes en cours pour un fournisseur, une affaire, un article, etc. et de remarquer facilement celles qui risquent d'être en retard.
Les commandes affichées sont celles qui ont une date d'échéance (demandée ou confirmée) qui se situe en deçà de la date du jour plus le délai de relance.
La sélection des commandes à vérifier peut être faite par croisement ou non de l'un des critères affichés.
ü Le responsable de réception qui a été renseigné sur la fiche article (écran achat).
ü Le gestionnaire de commande a été renseigné sur la fiche du fournisseur (descriptif).
Les commandes en retard sont affichées en rouge ; les commandes à venir sont affichées en noir avec toutefois une date en vert à chaque changement de date.
Les lignes sont triées par date de livraison prévue (qui est soit la date confirmée, soit la date demandée). Si vous interrogez les relances à faire par responsable, cette fois le tri sera fait par fournisseur puis par date prévue.
J Double clic (ou clic droit) sur l'en-tête de ligne :
ü Vous pouvez obtenir le détail de la commande affichée ; vous allez alors être en mise à jour de commande.
ü Un lien direct avec la fiche du fournisseur.
ü L'affichage direct des interlocuteurs du fournisseur ainsi que de leurs coordonnées.
ü Un lien avec l'écran d'interrogation des commandes.
ü Une visualisation des textes de la ligne de commande.
Ces deux éditions sont disponibles par le bouton 'Imprimante' de la transaction.
5.2.1. L'état des relances
Il vous permet d'obtenir un 'copie sur papier' de la situation que vous visualisez à l'écran.
L'état est présenté trié par Fournisseur (sur lequel est indiqué l'interlocuteur principal avec ses coordonnées téléphoniques et son numéro de fax) et par date de livraison prévue.
5.2.2. Les lettres de relance
Il en existe deux types :
1. Celles concernant les commandes dont la date de livraison prévue est dépassée
2. Celles pour les commandes à échoir
Les commentaires apportés sur les lettres sont différents en en-tête et en pied pour chacun des deux modèles.
Ainsi, avant d'éditer votre première lettre de relance, vous allez devoir saisir ces textes.
4 paramètres systèmes[2] vous permettent d'indiquer la valeur des codes commentaires que vous allez utiliser à cette fin. Après avoir complété ces quatre codes, mettez à jour les commentaires correspondants (sur lesquels il n'est pas nécessaire de spécifier les destinations).
Un fournisseur va donc pouvoir avoir deux lettres en fonction de la date d'échéance de ses commandes en cours.
L'écran de solde des commandes vous permet de gérer les reliquats.
Vous pouvez sélectionner toutes les commandes ouvertes d'un fournisseur et/ou d'un article ou bien de limiter votre recherche à une seule commande.
Le tableau contient le détail des lignes de toutes les commandes sélectionnées.
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Les commandes soldées passeront en code situation 'SO'.