4. Interrogation des actions commerciales. 5

1. Introduction

Cette fonction vous permet de suivre les actions commerciales à entreprendre auprès d’un tiers qui peut être un client, un prospect ou même un fournisseur (contact pour renouvellement d’un contrat, ..)

Vous allez donc définir pour chacune d’elles :

Ø Le tiers concerné et dans le cas de prospect, vous allez devoir saisir sa fiche.

Ø La personne concernée dans l’entreprise (qui devra être un utilisateur référencé)

Ø L’action à entreprendre qui peut être par exemple : prendre un rendez-vous, envoyer une documentation, rappeler… (ces notions sont gérées en table)

Tout ceci va être précisé par des dates (date de prise de contact, date prévue de l’action, date réelle)

Le suivi des actions va vous permettre de connaître :

Ø La liste des actions à faire, éventuellement par client/prospect, par personne

Ø L’historique des actions faites par une personne ou sur un client/prospect

2. Saisie d’une fiche prospect

La fiche d’un prospect est obligatoirement créée par cet écran

Une fiche prospect peut être utilisée à 2 moments :

Sur un devis. Le tiers n’est pas obligatoirement un client référencé
Sur une action commerciale sur laquelle le tiers peut être un client, un prospect ou bien un fournisseur.

Les caractéristiques de cette fiche sont exactement les mêmes que celles saisies sur une fiche client. Les seules différences viennent de certaines informations qui ne seront pas encore saisies à ce niveau (adresses de livraison, de facturation, informations concernant la TVA…)

Des paramètres systèmes permettent d’initialiser

Les conditions de règlement (Paramètre COND_REGLEMENT)
Le mode de règlement (Paramètre MODE_REGLEMENT)

3. Saisie d’une action commerciale

· Le code Tiers peut être un client, un fournisseur ou bien un prospect.

· L’action doit obligatoirement être référencée dans une table, ceci afin de permettre un suivi des actions par type.

· L’objet est une description simple de l’action à faire

· La date de la demande est à titre indicatif, elle permettra de faire d’éventuelles statistiques sur les écarts existants entre cette date, la date planifiée de l’action (date prévue) et la date réelle (qui sera mise à jour lorsque l’action sera notée comme telle).

· L’heure et la durée sont des informations optionnelles qui seront notées dans le cas de prise de rendez-vous par exemple.

· Le type de document ainsi que le numéro de document permettent facilement de faire le lien entre l’action et une pièce déjà existante. Il est ainsi possible de lier une action commerciale à un devis, une réception fournisseur, … tous les documents émis par TOLTECH à des tiers sont disponibles à ce niveau.

· Les acteurs sont obligatoirement des utilisateurs référencés. Sur une action, il peut y avoir plusieurs acteurs, il suffit de cocher le nom des personnes. Lors de la saisie d’une nouvelle action, l’utilisateur de connexion est coché par défaut.

· Les interlocuteurs sont également référencés sur la fiche du tiers (quel qu’il soit). Cochez le ou les noms de ceux concernés par l’action. Ils seront affichés sur l’écran d’interrogation avec leur numéro de téléphone de façon à faciliter les recherches.

· Le cadre en bas de l’écran vous permet de noter des précisions sur l’action. Vous avez également la possibilité de relier des fichiers (plan fourni par le client, annexes au contrat, …)

· Comment noter qu’une action est terminée ?

Pour modifier une action commerciale (noter qu’elle est faite par exemple), vous devez tout d’abord passer par l’écran d’interrogation de façon à la localiser. Par un double clic sur l’entête de ligne, les informations liées vont être affichées sur cet écran.

Cochez alors Action faite et notez la date réelle.

4. Interrogation des actions commerciales

Par cet écran, retrouvez les actions faites sur un client, les actions à faire en interne par un utilisateur, les actions dont l’origine du tiers est précise (Salon), etc.

En fait tout le suivi commercial va être fait par cet écran en combinant les critères de recherche.

Les critères de recherche correspondent aux éléments saisis sur l’action. Vous pouvez bien sûr les combiner : demander les actions à faire d’un acteur suite à un salon (code origine).

Notez toutefois :

Les dates correspondent aux dates prévues pour les actions à faire et les dates réelles sur les actions faites.
Vous pouvez interroger des actions par l’objet ou le libellé en ne mettant qu’une partie de celui-ci (toutes les actions dont l’objet comporte le mot ‘salon’ par exemple)