Le principe est le suivant : Vous saisissez, la liste des articles demandés par votre client avec les renseignements minimums (code article et quantité). La demande de prix peut être communiquée à un responsable commercial ou bien vous pouvez saisir directement les renseignements demandés (prix, délais, etc.)

Lorsque la demande est complète, vous la validez, l'éditez et transmettez le devis à votre client.

Vous pouvez ensuite reprendre un devis pour le réactualiser en fonction des nouveaux tarifs que vous avez saisis.

En fonction de la réponse du client, le devis sera classé sans suite ou bien transformé en commande.

Tout type de devis peut être fait soit sur un client, soit sur un prospect.

· La situation d'un devis

Le code situation vous permet de connaître l'avancement exact

Ce code peut prendre 5 valeurs différentes :

1. "O" = Ouvert réponse en cours signifie que vous n'avez pas encore complété tous les prix.

2. "OF' = Ouvert réponse faite que vous avez validé votre devis, il est a été envoyé au tiers

3. "CP" = Clos accepté partiellement, une partie seulement du devis est passé en commande

4. "CA" = Clos accepté par le client. Le devis a été transformé en commande.

5. "CR" = Clos refusé par le client. Le devis a été classé "sans suite ".

6. "SR" = Sans réponse. Le client n'a jamais répondu à votre devis. Vous considérez alors qu'il est perdu et donc sans suite.

1 Le devis de pièces détachées

1.1 Saisie de la demande de prix

En premier lieu, vous devez saisir par cet écran le contenu de la demande de prix.

Ø Le numéro du devis est manuel ou automatique ; pour le faire fonctionner, consultez la documentation traitant ce sujet. En fonction d'un paramètre, le numéro de devis peut devenir le numéro de commande.

Ø Le type de devis permet de classer les devis. Une numérotation est possible par type. Il peut devenir le type de commande lors de la confirmation.

Ø La référence du client représente le numéro de la demande de prix du client. Il est important de le saisir car il peut être un critère de recherche sur l'écran d'interrogation.

Ø Le responsable interne est un l'utilisateur qui devra répondre à la demande de prix. Vous pouvez lui communiquer directement l'information par le biais d'un message de façon à l'avertir de la nouvelle demande. Consultez pour cela la documentation traitant du paramétrage des messages .

Ø L'origine du devis permet un classement indiquant par exemple l'action commerciale ayant permis la diffusion du devis. Ce code va être une clé d'accès à l'interrogation des devis.

Ø Si le client est connu, saisissez son code (le secteur d'activité est alors automatiquement renseigné) ; s'il n'est pas connu, validez le bouton coordonnées et reportez-vous au chapitre les coordonnées du client

Ø La date de réponse demandée peut être obligatoire en fonction d’un paramètre.

Ø Renseignez ensuite la date de validité de votre offre (à titre informatif).

Ø La date de réponse réelle va être renseignée automatiquement lors de l'édition du devis.

Ø Précisez éventuellement le barème que vous utilisez. Il permet d'initialiser le type de tarif qui va être employé sur le devis.

Ø L’adresse de facturation qui est reprise de la fiche du client (et qui est modifiable par le bouton en-tête) dépend du paramètre système ADRESSE_FACTURATION

1.1.1 Saisir un devis sur un prospect

Si le client est référencé, saisissez son code ; s'il n'existe pas (cas d'un prospect), saisissez son adresse complète (elle va être utilisée pour l'envoi du devis) et éventuellement toute information connue. Toutes ces données sont expliquées sur la fiche du client. Dans tous les cas, vous devez renseigner le secteur d'activité (sur le premier écran) : il va être utilisé ensuite dans les statistiques.

Pour référencer le prospect, vous devez saisir un code commercial qui n'a rien à voir avec une référence comptable. Ce n'est que lorsque le prospect deviendra client qu'il faudra lui affecter un code comptable.

Note : les codes et conditions de règlement d'un nouveau prospect sont initialisés par des paramètres.

& : Même si le client est référencé, toutes les informations de cette fenêtre sont modifiables.

Le prescripteur de la demande de prix est le destinataire du devis. Il est utilisé pour envoyer le devis automatiquement (par mail par exemple)

1.1.2 Saisir le détail des articles

Pour constituer la demande de prix, les seuls éléments obligatoires sont les suivants

Ø Code de l'article demandé. La saisie peut être faite par la référence article du client si elle existe.

Ø Quantité demandée

o Avertissement de prix à zéro

La commande d'un article sans prix, si elle est exceptionnelle, peut être signalée par un message. Si le paramètre système CDEV_PRIX_ZERO est égal à 'O'.

1.1.3 Valorisation du prix de revient en fonction de la quantité demandée

Si vous avez plusieurs gammes de coût au niveau de la fiche article, TOLTECH peut choisir laquelle est la plus appropriée à la quantité cotée et recalcule le prix de revient théorique correspondant. Cette fonction est active selon la valeur du paramètre CALCUL_MARGE_OFFRE

Dans cette configuration, le prix de vente est également calculé en fonction du coefficient de marge qui a été mis sur la famille de l’article.

Exemple : gamme pour prototype, gamme pour série

1.2 Répondre à la demande du client

1.2.1 Réponse simple

Si la réponse que vous devez apporter est simple (uniquement le délai et le prix), une saisie dans le tableau peut suffire.

Quelques précisions sur les colonnes du tableau

Ø Le délai de livraison est donné en nombre de jours ouvrables. Si vous êtes en NEGOCE , il est calculé automatiquement : il est dans ce cas, égal à la somme du délai donné par le fournisseur sur l'appel d'offres que nous lui avons fait plus le délai de livraison inscrit sur la fiche du client.

Ø La référence machine est utilisée dans le module SAV. Si la pièce demandée est reliée à une machine référencée pour le client, lors de la livraison, cette pièce sera automatiquement affectée à la liste des réparations faites sur la machine.

Ø La colonne Prix visibles, dans le cas où elle n'est pas cochée, vous permet de regrouper plusieurs lignes du devis avant d'afficher un prix global. Sur le même devis, il peut y avoir les deux types de lignes.

Exemple, vous saisissez le devis suivant :

	Prix de vente	Prix visible
Article 1	1 000	¨
Article 2	200	¨
Article 3	300	þ
Article 4	400	¨

Le devis va être présenté de la façon suivante :

Article 1 Article 2 Article 4
	Sous total	1 600 euros
Article 3		300 euros
	Total	1 900 euros

Ø Vous pouvez d'ores et déjà préciser les conditions de transport et d'emballage qui seront appliquées

1.2.2 Réponse complète

En revanche, si la réponse est plus complète, vous devez demander l'écran de détail (par un double clic ou un clic droit sur la ligne).

Sur cet écran, vous pouvez préciser par exemple un taux de remise, des frais fixes, si vous êtes AQP pour ce produit ou bien si vous fournissez un certificat d'analyse.

Toutes ces informations vont être reportées sur le devis.

1.3 La validation et l'envoi du devis

La validation du devis a pour effet de modifier le statut du document qui passe à 'Ouvert, réponse faite'. Le bouton change de libellé pour afficher 'Validé'.

Il ne vous reste plus qu'à éditer le devis par la fonction d'impression de la barre d'outils. La date de réponse réelle est alors automatiquement mise à jour.

+ Toute modification reste possible même après validation.

1.4 Comment réactualiser des prix ?

Depuis la date d'envoi du devis (date réelle), vos prix tarifs ont pu changer. Cette fonction vous permet donc d'aller rechercher les nouveaux prix tarifs qui sont en vigueur.

Si le nouveau prix est inférieur au précédent, il est affiché en vert ; s'il est supérieur, il est affiché en rouge.

Une mise à jour va ensuite reprendre les nouveaux prix, vous pouvez alors rééditer votre devis en veillant à modifier la date de validité.

1.5 La clôture du devis

La dernière étape d'une demande de prix.

Lorsque vous avez validé votre devis une nouvelle colonne s'est ouverte automatiquement. Vous avez maintenant deux possibilités pour valider votre devis.

1. S'il est totalement accepté ou refusé, validez directement le bouton Clôture

2. S'il n'est que partiellement accepté par le client, cochez dans la colonne Accepté les lignes commandées par le client et validez ensuite le bouton clôture

La validation du bouton Clôture affiche l'écran suivant :

Vous avez les possibilités suivantes

1 La proposition est totalement acceptée par le client : validez l'option 'Proposition acceptée'

1.1 Le client est déjà référencé. La commande peut être créée

1.2 Le client n'est pas référencé. Le système vous demande si vous voulez le créer le. Si vous acceptez, le masque de mise à jour des clients est présenté alimenté des informations déjà connues. Il ne vous reste plus qu'à le compléter notamment en saisissant le vrai code du client. Si vous refusez, l'étape de création de la commande ne sera pas proposée.

2 La proposition est partiellement acceptée par le client. Vous avez alors déjà indiqué les lignes sui doivent passer en commande (voir paragraphe précédent). Il ne vous reste plus qu'à valider cette fenêtre par le bouton Ok.

3 La proposition est refusée par le client. Vous pouvez saisir la raison du refus[1] de façon à pouvoir les analyser plus précisément. Le devis est classé "sans suite ".

1.5.1 La création de la commande

Cette étape n'est pas obligatoire[2]. Si la demande de création en commande est faite, lors de la clôture du devis, l'écran de mise à jour des commandes est affiché avec les éléments déjà connus de la demande de prix (le client et la liste des articles avec les quantités et montants). Il ne vous reste plus qu'à compléter les informations - si cela s'avère nécessaire- éventuellement de supprimer des lignes ou en ajouter d'autres pour constituer une commande.

1.5.2 Comment ajouter un devis sur une commande déjà existante ?

Le paramètre DEVIS_MONO_COMMANDE s'il est placé à 'O' vous permet cette fonction.

2 Devis 'Pièces de rechange'

2.1 Introduction

Ce type de devis permet, à partir d'une nomenclature (quel que soit le type de l'article), de proposer une liste de pièces de rechange sans avoir à ressaisir de code article.

2.2 Constituer une nomenclature "pièces de rechange"

La première étape consiste en la création de cette nomenclature.

2.3 Saisie du devis correspondant

Sur une ligne du devis, avant de saisir le code de l'article, faites un clic droit et demandez l'option Devis de pièces de rechange. La fenêtre suivante est alors ouverte.

Saisissez le code de l'article sur lequel vous désirez faire votre devis ainsi que le code de sa nomenclature.

La validation de cet écran va remplir le tableau du devis, des articles contenus dans cette nomenclature. Vous avez alors exactement les mêmes possibilités que si vous aviez saisi manuellement les articles (ajout de ligne, suppression de ligne, modification des quantités, des prix, des délais, etc.).

3 Faites des simulations de coûts

Principe : Etablir une nomenclature et/ou une gamme pour obtenir un prix de revient et, par conséquence, un prix de vente possible. Vous pouvez pour cela éventuellement partir de modèles et les modifier.

Quels sont les modèles possibles ? Tout article fabriqué ayant une nomenclature et/ou une gamme. Si l'article est de type "modèle", un article spécifique sera automatiquement créé. Le code de cet article va dépendre du paramètre CODIF_ARTICLE_SPECIFIQUE

Après avoir saisi le code de l'article, par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder à un tableau vous permettant de configurer votre produit aussi bien du point de vue nomenclature que du point de vue gamme.

Lorsque vous arrivez sur cet écran, la nomenclature multi-niveaux de l'article que vous avez saisi est affichée. En fonction de la valeur du paramètre SIMUL_COUT_AFFICHAGE_GAMME, il est également possible d'afficher la gamme.

· Les colonnes de ce tableau

Légende du tableau

Colonnemodifiable

Colonne répétée autant de fois qu'il y a de lignes dans le tableau des quantités

	Si la ligne concerne un composant	Si la ligne concerne une opération
1. Qté Fixe et Variable	Quantités fixe et variable unitaires, issues de la nomenclature	Temps fixe et variable unitaires, issus de l'opération
2. Coefficient	Quantité variable * Dimension 1 * Dimension 2 (utile uniquement pour les composants)
3. Quantité du besoin	Quantité fixe + (Coefficient * Quantité vendue)
4. Coût unitaire	Coût théorique de l'article	Taux horaire du moyen de production
5. % Variation	Manuel. Est appliqué sur le coût unitaire (4) pour prévoir un prix de revient futur
6. Coût simulé	= Coût unitaire (4) * Taux de Variation (5)
7. Taux de marge	Taux de marge d'achat ou de Fabrication (en fonction du mode d'approvisionnement de l'article) issu de la famille de l'article	Taux de marge issu de la famille de coûts du moyen
8. Taux de remise ou Remise	Manuel (saisie soit du taux, soit d'un montant unitaire de remise)
9. Prix net	= Coût simulé (6) + Taux de marge (7) – Taux de remise (8)
10. Montant H.T.	= Quantité du besoin (3) * Prix net (9)

· Pour ajouter une nouvelle ligne

Faites un clic droit sur la ligne et choisissez l'une des deux premières options

· Le tableau des quantités

Il est initialisé par une table paramètres permettant de définir les différentes tranches habituellement demandées

· Création automatique d'un nouvel article spécifique à partir d'un article modèle

Dans le premier tableau, vous avez saisi un article modèle, dès la mise à jour du devis, un article spécifique sera automatiquement créé.

Le code de cet article spécifique sera constitué en fonction du paramètre CODIF_ARTICLES_SPECIFIQUES.

· Créer la nomenclature et la gamme de l'article

Cochez cette option pour que toutes les lignes du tableau se cochent automatiquement. Décochez ensuite les lignes qui ne doivent pas apparaître dans la nomenclature et/ou la gamme.

La validation du bouton Créer va avoir pour effet de créer la nomenclature et la gamme à partir des lignes retenues dans le tableau.

4 Interrogation des devis

La fonction d'interrogation vous permet de retrouver l'historique des devis à partir de plusieurs critères.

L'affichage du tableau est différent en fonction de la sélection que vous faites :

Ø Sélection par un numéro interne ou référence client. Certains éléments de l'en-tête sont complétés (numéro interne ou référence du client, numéro du client, secteur d'activité et code situation). Le tableau vous affiche directement le détail des lignes

Ø Sélection par client ou code statistique client. Le tableau n'affiche que des en-têtes de demande de prix ou de devis classés du plus récent au plus ancien. Sélectionnez une ligne et, par le clic droit, vous pouvez visualiser le détail. Pour revenir à l'état initial (affichage de tous les en-têtes), refaites un clic droit.

Ø Sélection par article ou par code statistique article. Vous avez alors les informations suivantes : Numéro interne du devis, code du client, date de réponse réelle, quantité et prix de l'article. Par le clic droit, vous pouvez demander l'affichage de l'en-tête ou mettre à jour les éléments de réponse (si le devis n'est pas clos). La recherche par code article peut être faite par approximation. En saisissant le caractère '%' n'importe où dans votre code, vous pouvez retrouver plusieurs références dans une seule recherche.

Ø Sélection par code situation. Elle vous permet par exemple d'interroger tous les demandes de prix en cours de réponse (sélectionnez "ouvert, réponse en cours ") ou bien tous les devis pour lesquels vous attendez une réponse (sélectionnez alors le code "ouvert, réponse faite "). Les éléments affichés ne sont que des en-têtes comme pour une sélection par client.

5 Les statistiques

Le bouton statistique vous permet de visualiser en chiffres ou sous forme graphique les taux de réponse et de réussite sur l'ensemble de vos appels d'offres ou par segments de marchés.

Les codes Information client et Information article sont respectivement référencés dans les tables secteur d'activité du client et Famille article

Rectangle à coins arrondis: Sélectionnez éventuellement une famille de clients et/ou une famille d'articles

[1] Toutes les raisons possibles doivent être répertoriées dans la table REFUS_CLIENTS

[2] Le paramètre AO_CLI_EN_CDE vous permet de définir si, dans le cas d'acceptation de l'appel d'offres, une proposition d'enregistrement de commande doit être faite.

Le paramètre système NUM_AOCLI_EN_NUM_CDECLI vous permet de conserver le numéro de l'appel d'offres comme numéro de commande.