Traitement des commandes clients
Traitement des commandes clients
2.1.1. Quelques explications sur le fonctionnement global
2.1.2. Quelques explications sur les lignes
2.1.3. La commande d'un article 'modèle'
2.1.4. La commande d'un article kit
2.1.6. Complément sur les lignes
2.1.8. Suppression d'une commande, d'une ligne de commande
2.2. Répercutions dans les stocks
2.2.1. Réservation des stocks – Enlèvement des réservations
2.2.2. Besoin exploité par le calcul des besoins nets
2.3. Confirmation d'un devis en commande
3.1. Accusé de réception de commande
3.2. Bon de travail et bon de préparation
3.2.1. Réservation des articles de la commande
3.2.2. Editer le bon de préparation d'une commande
3.2.3. Editer les bons de préparation par lots
3.2.4. Exemple d'un bon de préparation
4.1.1. Le détail d'une commande
4.2. L'avancement d'une commande
4.2.1. Tableau des ordres à faire
4.2.2. Graphique de chacune des étapes
6. Encours financier d’un client
7. Simulation de disponibilité
Les commandes clients ne sont pas un élément obligatoire de la gestion commerciale mais elles permettent une gestion plus complète du suivi des clients.
En effet, une commande est automatiquement répercutée dans les stocks et permet ainsi d'exprimer les besoins nécessaires (et même éventuellement de faire un ordre de fabrication). Des documents tels que l'accusé de livraison ou bien le bon de travail sont transmis rapidement. Un planning d'expédition peut être mis en place, la livraison ainsi que la facturation sont fortement simplifiées, etc.
La mise à jour de ces commandes est faite directement ou bien à partir d'un devis.
Une commande peut être modifiée tant qu'elle n'est pas close (situation de solde ou de livraison complète).
Pour faciliter le suivi, des interrogations à critères croisés, par client, affaire, article permettent de localiser facilement une commande et d'en voir son contenu.
Le carnet de commandes vous permet d'avoir une trace papier (succinct ou détaillée) de vos commandes en cours.
Enfin, une gestion des reliquats épure le carnet de commandes des quantités commandées qui ne seront jamais livrées.
Cet écran vous permet à la fois de saisir une nouvelle commande ou bien d'en modifier une.
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La saisie d'une commande peut être entièrement faite sur cet écran : Les seuls éléments obligatoires sont le code du client, la date de livraison demandée par votre client, le code de l'article et la quantité commandée. Les prix sont obtenus automatiquement à partir des tarifs ou des liens articles - clients.
D'autres éléments, optionnels, son toutefois fortement conseillés : La référence de la commande du client par exemple est un critère de recherche qui est utilisé sur l'interrogation des commandes.
Enfin, un troisième type d'information, plus rarement renseignée permet de donner des précisions sur l'enlèvement, des commentaires sur la commande, etc. En fonction de leur nature, ces informations sont disponibles par les boutons En-tête et Pied ou, pour les lignes de commandes, par le clic droit (détail ligne).
@ : Une commande et une ligne de commande peuvent être modifiées tant qu'elles ne sont pas soldées
La saisie du texte lié à une ligne de commande peut être faite par le menu contextuel
2.1.1. Quelques explications sur le fonctionnement global
Ø Interdire un client de commande
Certains clients peuvent être interdits de commande par un blocage de sa fiche. Une deuxième solution consiste en un simple avertissement à l'enregistrement de chaque nouvelle commande. Reportez-vous au chapitre traitant ce sujet dans la mise à jour des fiches clients.
Ø Fonctionnement des codes situations
Il existe trois codes situations qui évoluent automatiquement en fonction des événements enregistrés sur la commande. Ces commandes nous renseignent sur la vie de la commande
- Est-elle encore ouverte ?
- Est-elle livrée ?
- Est-elle facturée ?
1. Le suivi de la commande : à blanc à la création de la commande, il va passer à 'VA' lors de la validation (étape optionnelle). Si la commande est soldée manuellement, il passera à 'SO'. Si elle est annulée après la validation, il sera égal à 'AN'.
2. Le suivi de livraison : à blanc à la création de la commande, il va passer éventuellement à 'LP' (livraison partielle) ou à 'LT' (livraison totale).
3. Le suivi de facturation : à blanc à la création de la commande, il va passer éventuellement à 'FP' (facturée partielle) puis à 'FT' (facturation terminée).
è Une commande ouverte a un code situation = blanc ou ‘VA’ et un code situation de livraison différent de ‘LP’
Ø Date de livraison, date demandée, date confirmée
- La
date de livraison est celle qui est inscrite sur la commande du
client. Cette date est active avant la création de
- Les dates demandée et confirmée sont exprimées toutes deux en date départ et en date de livraison.
Leur fonctionnement. Lorsque vous saisissez une commande client, vous allez saisir la date de livraison demandée. Dès que vous aurez validé cette saisie, la date de départ demandée va alors être automatiquement affichée. Elle sera égale à la date de livraison saisie – le délai de transport précisé sur la fiche du client. Une fois la commande, elle va être acheminée vers le service ordonnancement.
Là, ce service va pouvoir confirmer la commande en saisissant à la fois la date de départ et la date de livraison confirmées cette fois. A ce stade, le délai de livraison du client n'entre plus en cause. L'ordonnancement peut avoir choisi un autre mode de livraison ou bien un transporteur plus rapide pour arriver à respecter la demande du client.
Exemples (on considère que tous les jours de la semaine sont ouvrés): Délai de livraison sur la fiche du client = 3 jours
1. Application du délai de transport standard du client (voir fiche client)
Ce délai n'est appliqué qu'entre les dates demandées, dans les deux sens en fonction de votre saisie.
A la saisie de la commande, saisie de la date de livraison demandée par le client (celle inscrite sur sa commande d’achat) = 27 mai.
è Le système calcule : date de départ demandée = 24 mai
Création de la commande
Le planning indique les dates confirmées = Livraison effectivement le 27 mai mais départ retardé au 25 mai
Note : sur les cadences, seules les dates départ sont reportées.
Ø La validation d'une commande se fait en validant le bouton Validation
La validation d'une commande peut être interdite tant qu'elle n'est pas confirmée par l'ordonnancement en fonction de la valeur du paramètre VALID_CDCLIENT_SLTSI_CONFIRMEE.
Ensuite, vous pourrez interdire toute préparation et livraison en fonction du paramètre CDCLIENT_VALIDEE_OBLIGATOIRE : la validation d'une commande peut donc être une étape obligatoire si vous le voulez.
Après une validation, la suppression d'une commande devient logique et non plus physique : Le code situation de la commande va passer à 'AN'. La commande restera donc enregistrée dans le système mais ne sera plus ouverte.
2.1.2. Quelques explications sur les lignes
Ø Numérotation des lignes et des cadences
Les numérotations de lignes et de cadences sont réglées par les constantes
INCREMENT_LIGNE_CDE
INCREMENT_LIGNE_CAD
Si votre commande est issue d'un devis, les numéros de lignes de la commande peuvent reprendre les numéros des lignes du devis en fonction de la valeur du paramètre NUMLIG_AOCLI_EN_NUMLIG_CDECLI
Ø La saisie d'une ligne de commande par le code article du client
Vous pouvez saisir une ligne de commande soit par votre code article interne, soit par le code du client. Dans ce dernier cas, lorsque vous validez votre saisie, le code est affiché en bleu.
En cas de modification de ligne, la situation redevient 'normale' et toutes les lignes sont présentées comme ayant été saisies par le code interne.
Ø La commande de produits génériques
Tous les produits vendus doivent obligatoirement être référencé mais pas gérés en stock. Le référencement des codes a pour avantage de prédéterminer d'une part les comptes de produits comptables et d'autre part les code statistiques (qui restent tout de même modifiables sur la ligne).
Si l'article n'est pas géré en stock (l’article a un mode suivi=’N’), vous avez la possibilité de modifier son unité de vente (qui est alors égale à son unité de mesure) lors de la saisie de la commande.
L'unité de facturation est également égale à l'unité de mesure.
La quantité
Doit-elle obligatoirement respecter le multiple de commande défini sur la fiche de l'article ? ceci est réglé par le paramètre
Il peut être standard (saisi sur la fiche de l’article ou bien calculé à partir du prix de revient théorique) et donc dans ce cas appliqué s’il n’y a pas de tarif plus précis.
Il peut également être spécifique ; c’est à dire qu’un prix ou bien une remise a été défini entre l’article et le client (ou en fonction des groupes tarifaires aussi)
La précision, en début de saisie, d’un code barème permet de diriger les recherches tarifaires sur le barème précisé.
Sr la fiche de l'article, onglet vente, vous avez précisé l'unité dans laquelle était exprimée le prix (prix à l'unité, à la dizaine, au cent, etc.). Le non respect de cette règle établie doit-il être bloquant. Réglez le paramètre MULTIPLE_VENTE_BLOQUANT.
o Avertissement de prix à zéro
La commande d'un article sans prix, si elle est exceptionnelle, peut être signalée par un message. Si le paramètre système CDEV_PRIX_ZERO est égal à 'O'.
Ø Saisie d’un article supprimé ou obsolète
En fonction de la valeur du paramètre OBSOLETES_VENDABLES, lorsque vous saisissez un article obsolète ou supprimé, dès la validation du champ, le système vous indique que cet article ne peut être commandé et vous propose de le substituer à son article de remplacement.
La validation de ce message par la touche Ok, va automatiquement remplacer l’article ‘0.0.364.08’ par le code ‘0.0.370.01’
Ø Affichage de la colonne ‘Quantité en stock’
Cet affichage est conditionné par le paramètre STOCK_MAGASIN.
Ø Affichage de la colonne 'Premier Appro.'
Cet affichage est conditionné par le paramètre CDE_CLI_CALCUL_PREMIERE_DISPO
2.1.3. La commande d'un article 'modèle'
En fonction de l'activité, il n'est pas possible d'enregistrer tous les produits. La notion d'article modèle[1] vous permet de ne référencer que des articles génériques.
Lorsque vous allez saisir une commande sur un article de ce type plusieurs événements vont se faire automatiquement :
- La nomenclature de l’article modèle va vous aider à constituer celle de l’article spécifique,
2. Le nouvel article va être substitué à l'article modèle saisi sur la ligne de commande.
· Comment codifier l'article spécifique ?
Le code de cet article peut être composé de trois façons en fonction de la valeur inscrite dans le paramètre CODIF_ARTICLES_SPECIFIQUES)
Le code est égal à un préfixe (dont la valeur est donnée par le paramètre système PREFIXE_ARTICLE_SPECIFIQUE)
Les informations inscrites dans le code peuvent être séparées par un caractère qui doit être précisé dans le paramètre SEPARATEUR_ARTICLE_SPECIFIQUE
· A quel prix le produit sera vendu ?
Le prix de vente de l'article constitué sera égal à la somme des prix de vente des articles le composant, c'est-à-dire en tenant compte des variantes et options choisies.
· Constitution de la désignation de l’article spécifique
La désignation de l’article spécifique peut-être générée automatiquement en fonction des tables Variantes Config (indication du type de variante) et codes config (indication de la valeur de la variante). Chacun de ces groupes étant séparé par un caractère (paramètre système).
· Enregistrement des spécifications à la saisie de la commande ?
Le paramètre CREATION_NOMENCL_SPECIFIQUE vous permet de préciser si les options/variantes définitives doivent être spécifiées dès la saisie de la commande ou bien plus tard (elle seront alors faites par l'écran de personnalisation de nomenclature).
Si ce paramètre est égal à la valeur 'CONFIGCDE', après avoir tapé le code de l'article modèle, une suite de fenêtres vont vos guider dans le processus de création.
Le type de fenêtre ouverte est le suivant :
Dans cet exemple, vous devez faire un choix dans la variante 'Conditionnement'.
La validation du bouton 'Suivant', va ouvrir une fenêtre pour les variantes suivantes ou bien pour les options définies.
Le nouvel article va avoir un type égal à 'SPC'[2].
· Création de l'OF en temps réel
Si le paramètre COF_EN_CDE_CLIENT, est égal à 'O', l'ordre de fabrication correspondant à la commande est créé en temps réel si
o L'article commandé est un article spécifique
o L'article commandé est fabriqué (mode d'approvisionnement) et géré en lot pour lot (mode de suivi dans le CBN)
2.1.4. La commande d'un article kit
La Saisie est bien sûr faite à partir du code du composé. Le paramètre ENREG_COMPOSE vous permet de déterminer si le composé doit être enregistré en tant que ligne de commande ou non.
Si vous avez coché la case 'Saisie des composants', ceux-ci sont affichés; dans l'autre cas, ils seront tout de même enregistrés comme ligne de commande mais non affichés.
Sur cet exemple l'article 900.0555 a été saisi sur la première ligne. Dès la validation du code article, les composants ont été affichés.
Ø La saisie de la quantité a ensuite été reportée sur chacun des composants en fonction du coefficient défini.
Ø Le prix de vente du kit a été défini comme étant la somme des prix des composants. C'est pour cette raison qu'il est affiché en rouge et qu'il est non modifiable à ce niveau.
Les icones à gauche montrent la catégorie dans laquelle entre l'article
est le composé du kit
est un composant du kit
est une option
est une variante
Est-il possible de modifier le contenu d'un kit ?
En fonction de la valeur du paramètre COMPOSANTS_KIT_FIGES, vous aurez la possibilité ou non de modifier le contenu d'un kit (enlever des composants ou bien modifier les quantités).
Comment faire pour modifier les options et variantes ?
Sélectionnez la ligne que vous voulez modifier. Sur le clic droit de la souris, choisissez Option/Variante kit…La fenêtre suivante s'affiche
La picking définie ici va vous donner l'accès aux autres variantes du kit.
2.1.5. Détail sur l'en-tête
La validation du bouton En-tête de l'écran principal permet l'affichage de la fenêtre ci-dessous qui précisent et permet la modification d'éléments complémentaires.
Les informations générales
Ø Vous pouvez modifier l'adresse du client donneur d'ordre. Elle va être reportée sur l'accusé de réception de commande.
Ø Une affaire est constituée d'une ou d'un lot de commandes client. La traçabilité sur les ordres de fabrication et les achats va être ensuite faite par le calcul des besoins nets. Vous pouvez limiter à ce qu'il n'y ait qu'une seule commande par affaire en fonction du paramètre COMMANDE=AFFAIRE
Ø Le type de commande vous permet de classer les commandes par famille tout en apportant une information essentielle : la commande est-elle ferme ou non ? Seules les commandes fermes sont prises en compte par le CBN, peuvent être validées et donc livrées.
Ø Une commande peut être bloquée. Il existe certains cas de blocage automatiques comme
· Un dépassement de l'encours autorisé du client
· Un montant de commande insuffisant
Ou d'autres manuels. Pour plus d'informations consultez les informations sur les paramètres de blocage
Les raisons pour lesquelles une commande peut être bloquée ne sont, en général, pas durables ; C'est pourquoi le bon de travail va tout de même être possible. En revanche la livraison physique de la commande va être impossible.
@ Vous pouvez interroger la liste des commandes bloquées. Voir Interroger les commandes.
Les informations de livraison
Ø L'adresse de livraison est modifiable non seulement par commande mais également par ligne de commande (voir Le lieu de livraison). Par la suite, il y aura bien sûr un bon de livraison par lieu. Cette adresse est soit un lieu déjà défini au niveau de la fiche du client, soit une adresse inconnue jusqu'alors. Dans ce dernier cas, vous devez la saisir ; Elle ne sera pas remontée sur la fiche du client.
L'adresse du client est conservée active sur la fiche du client si le paramètre SUP_AUTO_ADR_LIV_CRE_CDE_CLI est égal à "N"
Ø Les lieux d'expédition vous permettent de gérer l'établissement d'expédition (géré uniquement dans le module multi-sociétés) ainsi que le magasin. Ce dernier est repris afin d'initialiser chaque ligne sur la valeur du code magasin de picking.
Les informations de facturation
Ø Vous pouvez choisir l’une des adresses de facturation de la fiche du client. Celle qui est prise par défaut dépend de la valeur du paramètre ADRESSE_FACTURATION.
Par défaut, sur chaque commande, le règlement du client est prévu en une seule fois en fonction des codes modederèglement et conditionsderèglement saisis sur la fiche du client. Par commande, vous pouvez les modifier et/ou les échelonner.
Le bouton Détail paiement permet d'accéder à l'écran suivant :
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La décomposition du montant hors taxes (noté en haut à gauche de cet écran) peut être faite en autant d'échéances que vous le désirez. Chaque type d'échéance doit être référencé dans une table paramètres
Sur chaque échéance, vous avez la possibilité de saisir soit un taux, soit un montant. Il suffit que la somme soit égale au montant noté en haut de l'écran. Les modes et conditions de règlement sont repris de la fiche du client et sont modifiables pour chaque échéance.
- Comportement de la TVA
Cochez autant de lignes que nécessaire pour éventuellement répartir la tva sur plusieurs échéances.
Si vous voulez que la tva constitue une échéance à elle seule faite une ligne spéciale sans mettre de taux ni de montant et en cochant la colonne TVA.
- Les frais annexes (port, emballage et frais divers), qui ne sont pas toujours connus lors de l'enregistrement de la commande peuvent être ajoutés sur la facture. Vous pouvez les répartir, de la même façon que pour la tva, sur plusieurs échéances en cochant plusieurs lignes.
- Utilisation
Ø Les échéances de paiement sont notées sur la commande
Ø Si vous avez une interface avec la comptabilité, il y aura autant d'écritures sur le compte client que d'échéances prévues.
Le client final
Par défaut, les informations qui sont notées sur cet écran sont celles du client donneur d'ordre (celui que vous avez noté sur le premier écran).
Le client final est celui qui va utiliser ou consommer le produit que vous vendez. Il peut être différent de celui qui a commandé ou que vous facturez dans le cas par exemple d'un revendeur.
Cette notion est utilisée dans les statistiques ; Dans le cas par exemple où, dans un secteur géographique précis, la majorité de vos ventes est faite par le biais d'un revendeur, vous ne pouvez pas avoir de statistiques précises par segments de marchés.
Sur cet écran vous pouvez noter des informations vous permettant de connaître un minimum d'informations. Le client final peut être un client déjà référencé, vous n'avez alors qu'à noter son code. Mais dans la majorité des cas, vous ne connaissez pas son nom ; laissez alors l'adresse à blanc ; notez seulement son secteur d'activité et les codes familles qui vous intéressent.
2.1.6. Complément sur les lignes
Lorsque vous avez beaucoup d'éléments à noter sur une ligne de commande, la saisie par tableau (voir l'écran précédent) n'est pas très adaptée ; il est préférable dans ce cas d'avoir tous les éléments regroupés.
Formatez votre prix unitaire à 2 ou 3 décimales en modifiant le paramètre FORMAT_PRIX_UNITAIRE
Le détail de la ligne
Vous retrouvez sur cet écran tous les éléments du tableau et quelques éléments supplémentaires comme le code commentaire.
Le numéro d'affaire permet d'établir une traçabilité entre les ordres de fabrication ou d'achat qui vont être induits par cette commande et l'affaire client (qui peut contenir plusieurs commandes).
Les deux remises sont calculées en cascade.
Statistiques
Les codes statistiques sont repris de la fiche de l'article (écran principal) et sont modifiables à ce niveau.
Cadences
Pour chaque ligne de commande, vous pouvez demander une livraison cadencée.
Pour mémoire, la quantité commandée totale (saisie sur la ligne) est affichée à gauche du tableau. Vous devez saisir vos cadences en précisant pour chacune d'entre elles, la quantité, la date demandée et si la cadence est ferme ou non.
La notion de cadence ferme permet d'indiquer au CBN s'il doit tenir compte ou non de cet approvisionnement.
Þ Modification de la quantité d'une ligne en cas de cadencement
Si vous modifiez la quantité d'une ligne alors que cette ligne est cadencée, c'est toujours la dernière cadence qui est mise à jour.
F La constante INCREMENT_LIGNE_CAD permet de définir les numérotations de cadences.
Le lieu de livraison
Nous avons déjà vu que le lieu de livraison peut être différent de celui de commande ou d'envoi de la facture (voir Les informations de livraison)
Vous avez ici la possibilité de saisir un lieu de livraison différent par ligne de commande.
Le lieu d'expédition (établissement) est un élément obligatoire. Il est initialisé par l'établissement de connexion et permet de gérer des commandes multi-établissements.
Le magasin peut être précisé afin de clarifier les documents.
2.1.7. Le pied de commande
Le pied de commande permet de préciser des informations telles que les conditions de transport, les remises pied de commande, les frais annexes (emballages et divers), etc.
- Transport
Ø Le mode de transport est issu de la fiche client (onglet Livraison, donc dépendant de l'adresse).
Ø Les conditions de transport précisent les responsabilités des tiers et induisent éventuellement une facturation supplémentaire.
Ø Un montant est calculé en fonction de la distance et du poids/volume transporté. Cette fonction sera disponible en version 2.
Ø Le montant à payer peut être saisi. Il est considéré comme un montant par livraison et non pas forfaitaire pour l'ensemble de la commande.
Si vous avez renseigné le code du transporteur, le montant saisi est celui qui devra être payé au transporteur : Une commande est donc automatiquement engagée (le transporteur a été défini en tant que tiers).
Si le code du transporteur n'est pas saisi, le montant du transport est à payer par le client. Il va donc être reporté sur chaque facture faite à partir de la commande.
Ø Pour Pouvoir mieux prévoir votre affrètement, les poids et volumes bruts de la commande sont calculés (=Poids de l'article*quantité + poids de l'emballage et du conditionnement).
- Responsables
Ø Le responsable de la livraison est un utilisateur référencé : il peut donc être averti automatiquement par le biais de la messagerie lors de la livraison effective de la commande.
Ø Le Gestionnaire est celui renseigné sur la fiche du client ; c'est le responsable administratif de la commande. En fonction du paramètre GESTIONNAIRE=USER, il peut être initialisé non pas par le gestionnaire défini sur la fiche du client mais par le code de l'utilisateur connecté.
Comment vont être facturés ces frais ?
o Si le paramètre FACTURATION_FRAIS_UNE_FOIS est égal à 'N', Les frais d'emballage, de transport et les frais divers vont être facturés sur chaque facture issue de la commande. Dans l'autre cas (le paramètre est égal à 'O'), ces frais ne seront facturés que sur la première facture.
o La remise, si elle est exprimée en taux va être appliquée sur chaque facture et si elle est exprimée en montant sera entièrement reprise sur la première facture. Les factures suivantes n'auront alors pas de remise.
2.1.8. Suppression d'une commande, d'une ligne de commande
Dans le cas général, le comportement est le suivant :
- La suppression d'un élément non validé entraîne une suppression physique de la base de données
- La suppression d'un élément validé entraîne une mise à jour de cet élément qui prend le code situation 'AN'
- La suppression d'un élément livré (même partiellement) est impossible. Il faut, dans ce cas, passer par la fonction de solde.
Il existe toutefois des exceptions
ü La suppression d’une commande est logique (code situation=’AN’) si le bon de préparation est édité
ü La suppression est encore logique si le traitement des statistiques (409 - STATV)l’a déjà compté.
Suppression d'une commande entière
En plus des éléments cités ci-dessus, la suppression d'une commande est interdite
· Dans la fonction Négoce si la commande passée au fournisseur est réceptionnée (même partiellement).
· Une partie de la commande a été livrée
En règle générale, la suppression d’une commande est logique si
Ø La commande est validée
Ø La commande a été prise en compte par les statistiques
Ø Le bon de préparation a été édité
Dans les autres cas, elle est physique.
Dans la fonction Négoce, la suppression d'une commande client entraîne l'enregistrement d'un message dans la boite aux lettres permettant de connaître la commande fournisseur à supprimer.
Suppression d’une ligne de commande
Si la ligne de commande n'est pas validée, la suppression est physique; dans l'autre cas, la ligne est conservée et marquée "AN" dans son code situation.
La suppression d'une ligne de commande est interdite
· Si la ligne de commande fournisseur est réceptionnée, même partiellement; dans ce cas, vous devez solder le reliquat
Dans la fonction Négoce, la suppression d'une commande client entraîne l'enregistrement d'un message dans la boite aux lettres permettant de connaître la commande fournisseur à supprimer.
Quelles sont les conséquences d'une réservation des stocks ?
- Affichage des résultats d'analyse sur l'écran
Vous pouvez ou non afficher les résultats d'analyse des lots "livrables" en fonction de la valeur du paramètre ANALYSES_DANS_ALLOCORD
Note : les résultats d'analyse ne sont affichés dans ce cas que dans la fenêtre Affectation/substitution, pas dans la fenêtre principale.
- Fonctionnement
Un clic droit sur la ligne Affectation/Substitution vous offre la possibilité de voir la liste des lots en stock pour l’article commandé.
Cet écran n’affiche que les lots conformes par rapport au cahier des charges interne. Les lots conformes au cahier des charges du client apparaissent en Vert, les autres en Rouge.
Saisissez la quantité affectée sur le lot et validez votre saisie. La réservation du lot est immédiate. Vous avez tout de même la possibilité de sélectionner un lot non conforme par rapport au cahier des charges du client.
Lors de la saisie de la livraison, les lots réservés seront pré affichés, il ne restera plus qu’à valider.
2.2.1. Besoin exploité par le calcul des besoins nets
Une commande génère un besoin de produit. Cette notion est toujours vraie quels que soient le type de produit et le paramétrage du système. Ce besoin est interprété par le calcul des besoins nets qui va éventuellement émettre des suggestions d'approvisionnement en fonction du stock.
2.2.2. Ordre de fabrication
Une commande peut également générer un ordre de fabrication si le paramètre système COF_EN_CDE_CLIENT est égal à 'O'. Cette fonction n'est active que dans le cas d'article spécifique (si l'article est standard, il est possible qu'il ait du stock).
Vous avez deux possibilités :
- A partir de l'écran de saisie des commandes
Le bouton Devis est disponible après avoir saisi le code du client. Il vous permet d'avoir la liste des devis en cours pour le client considéré. Si vous cochez un devis, les lignes sont automatiquement reportées dans le tableau de commande ; vous pouvez alors ajouter des lignes, en supprimer ou bien modifier des quantités, des prix, etc.
Si vous supprimez des lignes, celles-ci pourront être confirmer par la suite ; elles restent sur le devis.
J Vous pouvez cumuler plusieurs devis sur une seule commande ; il vous suffit pour cela de valider à nouveau le bouton Devis et de sélectionner un autre numéro.
- A partir de l'écran de saisie des devis
Les devis sont faits par le biais des réponses aux demandes de prix (voir la confirmation d'un devis en commande)
Une commande client peut toujours être reliée à une affaire. Le paramètre système COMMANDE=AFFAIRE paramètre vous permet d'ailleurs de créer l'affaire automatiquement à la création de la commande. Cette méthode est bonne s'il n'y a jamais plus d'une commande par affaire.
La copie de commande est faite par l'écran de mise à jour des commandes.
Comment procéder ?
Vous devez en premier lieu, afficher la commande d'origine ; ensuite, effacez le numéro de la commande affichée. Après 'validation' de cette remise à blanc, les dates demandées et confirmées ainsi que les références de la commande du client sont remises à blanc et le bouton '+' est allumé. Il ne vous reste plus qu'à saisir une date demandée, éventuellement un numéro de commande client et à valider votre nouvelle commande.
+ Toutes modifications comme l'ajout, la modification et la suppression de ligne sont bien sûr active.
3.1.1. Edition à la demande
L'icône imprimante 
vous permet d'avoir l'édition en directe de la
commande qui est actuellement affichée à l'écran.
3.1.2. Edition par lots
Faites votre sélection :
· Code Gestionnaire; cette sélection est intéressante dans le cas par exemple où vous avez des procédures différentes pour les commandes France et Export
· Fourchette de numéros de commandes
· Fourchette de dates faisant référence à la date de création de la commande
· Les nouvelles commandes validées uniquement (même après modification)
· Uniquement les commandes confirmées
Important : Quelle que soit votre sélection, seules les commandes n'ayant jamais été éditées seront sélectionnées
Rappel : comme dans les autres tâches de ce type, vous pouvez bien sûr croiser les informations ; saisir à la fois un code gestionnaire et une fourchette de numéros de commandes par exemple.
Deux possibilités pour éditer les bons de préparation
- Commande
par commande. Utilisez alors le bouton
de l'écran de mise à jour des commandes
427 – CDCLIENT - par lots. Utilisez alors la transaction 487 – EDBP
3.2.1. Réservation des articles de la commande
Si votre paramètre RESERVATION_EN_PREPA_CDE_CLI est égal à 'O', la réservation des articles de la commande est faite au moment de l'édition du bon; que celui-ci soit édité individuellement, par l'écran de saisie des commandes, ou bien par lots.
3.2.2. Editer le bon de préparation d'une commande
Le bon de travail est un document interne qui doit donner le maximum de renseignements techniques permettant le colisage, la préparation. Son édition est demandée par l'icône imprimante de l'écran de mise à jour de la commande.
Il peut être édité aussitôt la commande enregistrée.
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Le bon ne reprend pas obligatoirement tous les éléments de la commande; il peut être limité à certaines cadences (celles qui sont à livrer au plus tôt). La date de sélection des cadences à éditée est initialisée par la date du jour + le délai de préparation.
D'autres bons devront donc être édités soit en réutilisant cette fonction, soit par l'écran 487 – EDBP (voir ci-dessous)
Vous avez la possibilité de modifier la date de sélection des cadences à livrer si vous demandez l'édition 'uniquement des modifications'.
3.2.3. Editer les bons de préparation par lots
Cet écran vous permet de sélectionner automatiquement la liste des commandes à expédier sous n jours
C'est une procédure plus sûre pour ne pas oublier de commande
Saisie des critères de sélection
· Départ prévu du ../../.. au ../../.. : la date prise en compte ici est la date départ confirmée ou à défaut demandée
Ou Réédition du : saisissez une date. Tous les bons édités cette date seront réédités.
· Commande France et/ou Export. La sélection est faite sur le code pays de livraison. Ce critère est utilisé dans le cas où les préparations sont très différentes.
· Uniquement les commandes validées, commandes confirmées. Par exemple si vous avez utilisé le paramètre permettant le blocage des livraisons, cochez cette case. La seconde case à cocher ne va sélectionner que les commandes ayant une date de confirmation renseignée.
· Groupe magasin. Sélectionnez tous les magasins de départ ayant des pièces réservées sur l'un des magasins de ce groupe. Ce critère est utile lorsuq'il existe des expéditions faites de plusieurs endroits géographiques.
· Type de commande, délai auto, délai manuel. Sélectionnez un type de commande précis ou bien tous les types de commandes automatiques et/ou manuels.
· Edition complète ou partielle. L'édition complète prend toutes les nouvelles commandes (celles pour lesquelles aucun bon de préparation n'a encore été édité) + les commandes modifiées (celles ayant déjà eu un bon de préparation mais qui ont eu depuis l'édition une ou plusieurs modifications) + les livraisons partielles (une livraison partielle enlève la réservation des pièces, le fait de rééditer un nouveau bon de préparation va permettre le refaire cette réservation).
3.2.4. Exemple d'un bon de préparation
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Certains clients vous demandent une facture Proforma dès la constitution de la commande. Une option vous permet d'éditer ce document qui est en tout point identique à celui de la facture finale. Son édition est possible à partir de l'écran de mise à jour d'une commande par le biais de l'icône imprimante (barre d'outils).
Voir également : Saisie directe d'une facture Proforma par le biais de l'écran de facturation.
Vous pouvez d’ores et déjà éditer la facture définitive en réservant son numéro. Mais attention, cette facture ne sera pas comptabilisée et ne sera pas mise en statistiques.
· Quel numéro faut-il attribuer à cette facture ?
Si vous ne saisissez rien dans ce champ, le système va automatiquement attribuer le numéro de facture suivant.
Si vous voulez absolument réserver un numéro précis, saisissez-le
· Que se passe t-il en statistiques ?
La facture n’étant pas générée physiquement dans la table des factures, cette action n’a aucune incidence sur les statistiques.
· Que va t-il se passer lors de la facturation de cette commande ?
Attention, aucun contrôle n’est fait lors de la facturation sur le numéro engagé. C’est à dire que vous avez tout intérêt à ne pas saisir le numéro de la facture pour ne pas risquer de faire de doublons.
De même, lorsque vous allez valider le bon de livraison correspondant à cette commande, vous devrez le facturer manuellement en saisissant le numéro qui avait été réservé lors de cette édition.
Cet état n’existe pas en standard mais vous pouvez composer vous-même une liste de contrôle des commandes.
L’état doit s’appeler contrôle.rpt
L'état du carnet de commandes vous présente
· Toutes les commandes ouvertes à la date à laquelle vous soumettez le traitement et ceci que les commandes soient fermes ou non.
· Les livraisons non facturées si vous le souhaitez[3]
Il peut vous présenter les commandes
· Par gestionnaire. Dans ce cas une seule ligne par commande et par date d'échéance est éditée avec le montant restant à livrer (ou à facturer en fonction de l'option précédente)
· Par article avec une rupture par famille d'articles.
La sélection par dates fait référence aux dates de livraison prévues (pour avoir un chiffre d’affaires prévisionnel).
- Edition par gestionnaire
- Edition par article
L'écran d'interrogation des commandes vous permet de retrouver une commande quelle que soit sa situation actuelle.
Dans tous les cas, les commandes sélectionnées (sur la date de création) sont affichées par ordre décroissant de cette date.
· Les dates saisies sont relatives aux dates de création ou bien de départ (confirmée ou à défaut demandée) en fonction du paramètre ICDF_ICDC_DATE_LIV
· La notion de commande ferme est liée au type de commande
· Une commande en cours ne doit pas nécessairement être validée; mais elle doit être non livrée totalement, non annulée, et non soldée.
· Nouveaux clients : vous pouvez demander la liste des commandes enregistrées sur les nouveaux clients uniquement, c'est-à-dire ceux ayant une date de création postérieure à celle que vous avez indiqué dans la date de début.
Les commandes apparaissent triées par numéro de commande (de la plus récente à la plus ancienne).
4.1.1. Le détail d'une commande
Le détail des lignes
L'onglet 'Détail' vous permet de voir les lignes correspondant aux commandes affichées
Le détail des cadences
Un double clic sur une ligne permet de voir le détail des cadences.
Cet écran vous permet de suivre, pour une commande (ou une ligne de commande), la liste des actions qui sont menées et leur avancement.
Il est présenté en deux onglets
- un tableau présentant toutes les actions à faire (ordres de fabrication, commandes d'achat ou de sous-traitance)
- un graphique vous permet de mieux percevoir le retard éventuel
4.2.1. Tableau des ordres à faire
Ainsi, pour un produit vendu (les lignes de commande client sont affichées en vert), vous pouvez avoir engagé
Ø Un ou plusieurs ordres de fabrication (les lignes sont affichées en noir). Sur chaque ordre, vous trouverez, la date de fin prévue ainsi que la dernière opération fermée.
Ø Une ou plusieurs commandes fournisseurs (les lignes sont affichées en bleu). Sur chaque commande, vous allez connaître le nom du fournisseur, la date de livraison prévue, la quantité déjà réceptionnée
4.2.2. Graphique de chacune des étapes
Ce graphique vous permet de voir rapidement le retard éventuel d'une affaire
Pour chaque ligne de la commande du client apparaît la liste des ordres de fabrication qui ont été lancés.
Pour chaque ordre vous pouvez distinguer
- S'il est commencé ou non
- S'il est terminé
- Si tous les composants sont disponibles
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J un clic sur une barre vous permet d'accéder directement au planning détaillé de l'OF correspondant.
L'écran de solde des commandes vous permet de supprimer les reliquats. Lors de la saisie du bon de livraison, vous avez déjà eu la possibilité de solder la ligne. Si cette opération n'a pas été faite à ce moment, vous devez passer par cet écran pour supprimer les reliquats.
Vous pouvez sélectionner toutes les commandes ouvertes d'un client et/ou d'un article ou bien de limiter votre recherche à une seule commande.
Le tableau contient le détail des lignes encore ouvertes sur les commandes sélectionnées.
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Les commandes soldées passeront en code situation 'SO'.
Nous avons vu que sur la fiche du client facturé, vous pouviez saisir un montant assuré (pour information) et un montant autorisé. C’est ce deuxième montant qui va être comparé au montant d’encours calculé ci-après pour éventuellement bloquer les futures commandes.
Principe de calcul : Cumul des commandes engagées et non livrées
+ les bons de livraisons non facturés,
+ les factures non échues
+ les factures échues et non payées.
Lancement du traitement : Si vous ne saisissez pas les règlements dans TOLTECH, il sera possible d’écarter l’un ou l’autre de ces chiffres en décochant la case correspondante au moment du lancement en fonction du chiffre qui est retourné par votre logiciel de comptabilité.
Rappels :
· les montants sont tous exprimés en Euro et en TTC
· Si, après le calcul, le montant de l’encours dépasse le plafond autorisé, ce ne sont que les prochaines commandes qui seront bloquées. Le système ne revient pas sur des commandes déjà enregistrées
Paramètre : L’encours est calculé soit par client facturé (adresse de facturation) soit cumulé sur la dernière adresse de facturation (celle ayant le plus grand numéro) en fonction de la valeur du paramètre EN-COURS-CUMULE
Note : ce traitement doit être planifié
Principe :
