Suivi des contrats fournisseurs
1 Table des matières
2.1.2 La liste des articles composants
2.1.3 Le fonctionnement d’un contrat
2.2 Interrogation d'un contrat
2.3 Le renouvellement d'un contrat
2 Introduction
Les contrats vous permettent d'obtenir un suivi précis des engagements que vous avez pris auprès de vos fournisseurs. Ils précisent la durée, la liste des articles concernés, leur prix d'achat net, la quantité à atteindre, etc.
Ils sont de 3 types :
1. Les commandes ouvertes ne constituent aucun engagement d'achat. Elles ne font que préciser une liste d'article. La quantité à atteindre n'est pas renseignée, le prix indiqué est révisable.
2. Les marchés constituent un engagement puisqu'ils précisent en plus de la commande ouverte une quantité à atteindre. Le prix, en général fixé au début du contrat est tout de même révisable.
3. Les contrats consignataires précisent une liste d'articles pour lesquels la réception de la commande ne suffit pas au transfert de propriété. Cette opération est faite à la consommation réelle de la matière (par le module de fabrication). Le paiement est donc reconstitué, non plus par rapport aux réceptions comme pour une autre commande, mais par rapport aux consommations.
· Le fonctionnement : Par défaut, lorsqu’un contrat est conclu avec un fournisseur sur un article, toute commande qui est engagée est reliée au contrat. L’imputation de la quantité est faite directement à la saisie d'une commande. Si la quantité réceptionnée est différente de celle qui avait été commandée, la différence est mise à jour lors de la validation de la facture. En fonction de la valeur du paramètre ‘A la commande / A la livraison’ du lien article-fournisseur, l’imputation de la ligne de commande sur le contrat sera différente.
- Si ce paramètre est égal à ‘la commande’, le système impute le ligne de commande si a date de création de la commande est postérieure à la date d’application du contrat
- Si ce paramètre est égale à ‘la livraison’, la ligne de commande est imputée sur le contrat si la date de livraison prévue est postérieure à la date d’application du contrat.
· Le suivi : Un écran de contrôle vous permet non seulement de retrouver une trace de tous les contrats passés sur un article ou un fournisseur, mais aussi de consulter la liste des commandes, réceptions et factures qui y sont attachées.
· Le renouvellement : Le calcul du nombre de jours de couverture en fonction des consommations prévues vous permet de prévoir au plus tôt le renouvellement d'un contrat avant qu’il n'arrive à échéance.
La saisie d'un contrat est faite en deux étapes :
1. Définition du cadre : le fournisseur, les dates d'application et d'expiration, le type
2. La liste des articles composants
Une première validation doit donc créer la structure du contrat avant d'y ajouter les articles composants. Cette saisie va d'ailleurs être faite par le biais des tarifs (vous y trouverez tous les éléments nécessaires à la définition du contrat)
2.1.1 Définition du cadre
Ø Le numéro de contrat peut être attribué automatiquement par un compteur. Si vous ne voulez pas utiliser de compteur, vous pouvez parfaitement saisir le numéro.
Ø Le mode et les conditions de paiement sont initialisés par les données déjà saisies sur la fiche du fournisseur et repris ensuite sur les commandes qui vont être reliées au contrat.
Ø Si la date d'application est obligatoire, celle d'expiration est optionnelle. Elles font toutes deux référence à la date de création de commande.
Ø Le type de contrat est un élément obligatoire. Il peut prendre 3 valeurs :
1. C indique un contrat consignataire
2. M un marché
3. O une commande ouverte
Aucun contrôle particulier n'est fait sur le marché et les commandes ouvertes (dans ces deux cas le type de contrat n'est donc mis qu'à titre indicatif), le contrat consignataire oblige la réception de la marchandise sur un emplacement de type 'consignataire'.
Ø La quantité à réaliser (objectif à atteindre) est exprimée en unité d'achat ; le montant correspondant est exprimé de devise. Cette quantité ne peut être saisie que si tous les articles du contrat ont la même unité. Lorsque la quantité engagée va atteindre celle saisie ici, le contrat sera automatiquement clos.
Ø Les conditions de transport sont reprises de la fiche du fournisseur et sont modifiables. Elles n’ont pas d’incidences sur le marché.
Ø Le responsable est l'utilisateur qui gère le contrat. Il n’est spécifié qu’à titre indicatif.
Ø Le délai de renouvellement représente le délai administratif nécessaire à la mise en place d'un nouveau contrat. Il est utilisé lors de la sélection des contrats à renouveler : Si le nombre de jours de couverture calculé est inférieur au délai de renouvellement, le contrat est automatiquement sélectionné pour être renouvelé.
F :le nombre de jours de couverture est égal au reste à engager sur le contrat divisé par la consommation journalière prévisionnelle (donnée par les suggestions du CBN).
Tous ces éléments précisés, vous devez créer votre contrat. Vous allez ensuite définir la liste des articles.
2.1.2 La liste des articles composants
Après avoir créé le contrat, un menu contextuel (insertion ligne) devient disponible dans le tableau de saisie des articles. Cette proposition active automatiquement la saisie d'un tarif.
La saisie est tout à fait identique à celle d'un tarif ‘classique’.
Sur cet écran les informations du contrat (numéro et ligne) sont renseignées. Vous pouvez saisir la quantité maximum (en unité d'achat).
F : Si une quantité à atteindre a été spécifiée en globalité sur le contrat, tous les articles devront alors avoir obligatoirement la même unité d'achat.
2.1.3 Le fonctionnement d’un contrat
Un contrat entre en vigueur dès qu’il est saisi.
Si la date de livraison prévue d’une commande entre dans la période de validité, l’imputation est automatique. Vous allez donc retrouver cette ligne dans l’interrogation de l’historique (voir Les commandes passées sur un contrat).
S’il existe plusieurs contrats ouverts, l’imputation est faite en totalité sur le plus vieux.
Si la Quantité réceptionnée est différente de celle commandée, la quantité engagée sur le contrat est corrigée. Les retours sont également comptabilisés (en négatif).
Dès que la quantité engagée dépasse celle prévue, la ligne de contrat est fermée.
2.1.4 La clôture d'un contrat
Un contrat est automatiquement clos lorsque la quantité engagée dépasse celle initialement prévue.
Mais vous pouvez naturellement clore un contrat manuellement par l'écran de mise à jour. Il vous suffit pour cela de cocher la case correspondante.
2.1.5 Dépassement de contrat
Lorsque vous engagez une ligne de commande, la quantité est immédiatement imputée sur le contrat. Si la quantité engagée est supérieure à la quantité à réalisée (globale pour le contrat), la commande est bloquée avec le code ‘DC’ (dépassement de contrat).
Vous avez alors deux solutions :
1 Vous vérifiez la quantité restant à engager sur le contrat (interrogation des commandes engagées) et modifiez la commande pour ajuster la quantité de votre demande de livraison. La commande va alors se débloquer automatiquement.
2 Vous augmentez la quantité du contrat. Vous devrez alors débloquer manuellement la commande (enlever le code blocage qui est sur l’en-tête de la commande).
Cette opération est faite en deux temps
1. Affichage des contrats sur un critère de recherche
2. Affichage des commandes passées sur le contrat qui a été sélectionné dans la première recherche
Dans le tableau de l’historique des commandes passées sur un contrat, la quantité commandée est mise à jour lors de la prise de commande, celle réceptionnée à la création du bon de réception et la quantité facturée à la validation de la facture.
2.2.1 Liste des contrats
La recherche peut être faite par fournisseur, article ou numéro de contrat. Les deux premiers critères peuvent être croisés.
Les contrats sont affichés triés par ordre décroissant d’application. La ligne est affichée en rouge si tous les articles sont soldés , si la date de fin est dépassée ou si les contrat est déjà clos. Mais n’oubliez pas que pour limiter l’affichage, vous pouvez limiter le tableau aux seuls contrats ouverts.
Les commandes passées sur un contrat
Un double clic (ou clic droit) sur un entête de ligne vous permet d'accéder à la liste des commandes reliées.
Ce deuxième écran vous rappelle les éléments essentiels du contrat à savoir
Sa période d'activité et s'il est clos ou non
Les quantités du contrat, engagée et restante
La liste des commandes engagées sur le contrat vous précisent les numéros de commande, de ligne et de validation de commande ; les quantités réceptionnées et facturées (exprimées en unité d'achat) et les dates de validation de la réception ainsi que de la facture.
Un contrat doit être renouveler :
1. Si la quantité restant à engager est épuisée avant la date limite
2. S'il arrive à échéance;
Pour détecter l'un ou l'autre des cas, sur chacun des contrats, est calculé un nombre de jours de couverture qui représente le nombre de jours de consommation prévue. Si ce délai calculé est inférieur au délai de renouvellement qui a été renseigné lors de la création du contrat, il faut prévoir un renouvellement.
Le nombre de jours de couverture est égal à la quantité restant à engager sur le contrat divisée par la consommation journalière prévisionnelle[1]
L'écran d'interrogation des contrats vous permet d'avoir la liste des contrats qui sont dans l'un ou l'autre des cas.
Vous devez pour cela, cocher la case 'Contrats à renouveler' et valider votre saisie. Les autres critères de recherche à savoir le fournisseur, l'article ou le numéro de contrat ne sont alors pas obligatoires mais peuvent tout de même être spécifiés.
L’élément affiché en rouge vous permet de comprendre la raison du renouvellement.