2. Le lien article - fournisseur
3.1. La mise à jour d'un tarif fournisseur
3.2. La mise à jour d'un tarif fabricant
Les liens articles fournisseurs ne sont pas obligatoires mais ils facilitent énormément la gestion des suggestions, des commandes et le suivi de la facturation.
Vous pouvez y noter par exemple l'unité d'achat, le délai de livraison moyen, les conditionnements du fournisseur, les prix ainsi que les conditions de commande.
Si tous les articles achetés n'ont pas de liens déclarés, les plus courant doivent être saisis afin d'éviter des recherches.
Le nombre de fournisseurs par article étant illimité, il est possible de les classer de façon à en privilégier certains par rapport à d'autres. Ainsi lors du choix du fournisseur sur les propositions d'achat de matière première, une proposition de commande est automatiquement faite.
Les tarifs vous permettent de gérer des prix d'achat du plus simple au plus complexe.
Un tarif doit obligatoirement être supporté par un lien article - fournisseur existant mais l'inverse n'est pas vrai ; Il a obligatoirement une date d'application et éventuellement une autre de péremption; vous pouvez gérer plusieurs tarifs simultanément; les prix d'achat dépendent de la quantité de commande.
Un tarif peut être valable pour un article et un fournisseur et peut être élargi à une famille d'articles et/ou une famille de fournisseurs.
Vous avez également la possibilité de gérer des tarifs au niveau du fournisseur auquel vous passez la commande ou bien directement au niveau du fabricant du produit.
La suppression d'un lien article-fournisseur est physique ; elle supprime également tous les tarifs liés ainsi que tous les contrats clos. S'il existe un contrat ouvert, la suppression est refusée (voir Contrat.htm - Clôture)
Ø La visibilité est utilisée dans le module multi-sociétés et permet d'indiquer à quel niveau vous voulez créer la fiche ; Vous avez ici 3 possibilités
1. E indique que la fiche en cours n'est active que pour l'établissement dans lequel vous travaillez
2. S indique que la fiche en cours est active pour tous les établissements de la société dans laquelle vous êtes connecté
3. G indique que la fiche va être valide pour toutes les sociétés paramétrées et donc tous les établissements
Vous avez donc la possibilité de gérer plusieurs fiches pour le même lien (les conditions tarifaires ne sont pas obligatoirement les mêmes pour tous les établissements) ; Vous pouvez également gérer une fiche au niveau société pour regrouper 2 établissements et une autre fiche au niveau établissement pour un troisième.
Ø Vous pouvez noter le code de cet article chez le fournisseur (ainsi que la désignation) Ensuite, au niveau de la saisie de la commande, vous pourrez saisir votre article par ce code (plus de détail sur la saisie). Ces informations peuvent bien sûr être restituée sur la commande émise. La désignation du fournisseur peut être initialisée par la désignation interne de l'article en fonction de la valeur du paramètre INIT_LIB_ART_FOUR.
Ø Si vous voulez avoir systématiquement le certificat d'analyse à la réception du produit, vous devez le demander afin que la précision soit apportée sur votre commande.
Ø La notion de norme AQP (Assurance Qualité Produit) est à titre indicatif.
Ø Le champ Remarques vous permet d’ajouter des notes. Ces informations seront visibles sur l’écran d’interrogation des liens articles fournisseurs (ILAF – 243)
Le (ou les) nom(s) du fabricant(s) de l'article. Ce champ peut être renseigné à titre indicatif lorsque l’achat est fait chez un distributeur. Plusieurs fabricants sont possibles pour un même lien article-fournisseur. Les fabricants doivent préalablement être créés dans la table paramètres.
Ø La date d'inactivation -optionnelle- est gérée par le choix du meilleur fournisseur, par la saisie d'une demande d'achat et celle d'une commande. è il est impossible de commander un article chez un fournisseur alors que le lien est périmé.
Ø Le multiple de commande et le minimum de commande doivent être exprimés en unité d'achat. Ils sont utilisés dans deux cas :
1. dans le choix du meilleur fournisseur. La quantité de la suggestion peut être automatiquement modifiée de façon à dépasser le minimum de commande et à être obligatoirement compatible avec le multiple de commande
2. la saisie des demandes et commandes d'achat oblige également l'opérateur à respecter ces deux valeurs
Ø Le délai d'obtention est exprimé en jours ouvrés par rapport à votre calendrier d'approvisionnement. Il est utilisé lors du choix du meilleur fournisseur dans le cas d'application de la règle du plus petit délai. (règle 'D').
Ø Le taux de répartition et le rang sont également deux règles de choix du fournisseur (respectivement règles 'T' et 'R'). Pour un article, un contrôle d'unicité de la valeur du rang peut être mis en place en fonction du paramètre FORCE_RANG_FOURNISSEUR
Ø Vous pouvez préciser si les prix qui vont être saisis sur la demande ou la commande d'achat sont valables à la date de création de la commande ou celle de livraison (la plus récente en cas de cadencement).
· Si les prix sont valables à la commande, c'est par rapport à la date de création de celle-ci. Ils ne seront donc jamais modifiés.
· Si les prix sont valables à la livraison, le contrôle facture va les réactualiser en fonction de la date de livraison confirmée par le fournisseur ou à défaut de la date de réception réelle de la marchandise.
Ø Les unités d'achat et de facturation vous permettent d'exprimer vos commandes dans le langage du fournisseur.
J Par défaut, lorsque vous créez un nouveau lien ces deux unités sont initialisées par la famille d'achat si elle est renseignée ou bien, à défaut, par l’unité de mesure de l’article.
· L'unité d'achat est utilisée pour l'expression de la quantité à commander. Elle est exprimée par rapport à une unité de mesure
· L'unité de facturation est utilisée pour l'expression du prix. Elle est exprimée par rapport à une unité d'achat.
Exemples :
1.
Vous
gérez des unités, achetez par carton de 20 pièces et êtes facturés par carton
2.
 |
Vous gérez des mètres carrés, achetez des unités (plaques) et êtes facturés au Kg
Les boutons 'UN/Ca' et 'Ca/Ca' vous permettent d'inverser le sens du rapport. Afin de fiabiliser les calculs, il est parfois préférable d'exprimer le nombre d'unité de mesure dans une unité d'achat plutôt que le contraire (achat par conditionnement de 75 pièces par exemple).
Ø
Le conditionnement peut déjà être précisé
sur le lien. Il va être repris sur la ligne de commande (sur laquelle il est
obligatoire). Cette notion est très importante pour tous les articles gérés au
poids par exemple puisque la distinction est ensuite faite dans les stocks (
Ø Prix d’achat : Il n'est pas obligatoire de gérer des tarifs; vous pouvez noter directement le prix d'achat du produit sur cet écran en précisant le ‘par combien’ c’est à dire la quantité exprimant le prix (prix au cent, au mille, …), éventuellement un taux de remise (qui sera apparent et appliqué sur la ligne) et obligatoirement une date d’application.
F Si un tarif existe, le prix (celui de la première tranche) est tout de même affiché dans cet écran où il est modifiable.
Ø Cochez la case Sans remise supplémentaire si vous avez spécifié sur la fiche du fournisseur que la remise alors saisie s’appliquait sur chacune des lignes de la commande et non pas en pied et que vous ne voulez pas que cette remise s’applique sur cet article.
Un tarif regroupe toutes les conditions de facturation d'un produit pour un fournisseur. Cette notion peut être élargie à une famille de produits (par le code famille tarifaire - écran des données achat) et/ou à une famille de fournisseurs (onglet Commande de la mise à jour d'une fiche fournisseur); ces deux codes font référence à des tables.[1]
Ces tarifs sont donc directement établis entre le fournisseur et le produit commandé.
Une autre forme de tarification, non plus sur le fournisseur sur lequel vous enregistrez votre commande (il est appelé dans ce cas un distributeur), mais directement sur le fabricant du produit peut être mise en place.
A la prise de commande, TOLTECH va toujours chercher le tarif le plus récent (non périmé).
La recherche est toujours faite dans l'ordre suivant :
1. Article - fournisseur
2. Groupe d'articles - fournisseur
3. Article - groupe de fournisseurs
4. Groupe d'articles - groupe de fournisseurs
Mais elle peut être allégée en fonction de la valeur du paramètre TARIF_ACTIF_FOUR
Ø Vous allez avoir la possibilité de gérer plusieurs tarifs simultanément (un tarif Franco, un autre départ, etc.); le libellé va vous permettre de les différencier aisément.
A la saisie du tarif, si la date d'application est identique à celle d'un autre tarif, le système vous demande si vous voulez vraiment créer un nouveau tarif.
Lors de saisie d'une commande si plusieurs tarifs sont en vigueur (qui ont donc la même date d'application), ils sont affichés dans une fenêtre; vous avez alors la possibilité de choisir celui qui est approprié à votre commande.
F : Pour avoir plusieurs tarifs en vigueur en même temps, les dates d'application doivent être identiques. Si ce n'est pas le cas, le tarif le plus récent est toujours pris par défaut.
Ø Le prix unitaire est noté brut, dans la devise précisée dans le champ suivant et par rapport à une unité de facturation (voir la gestion des unités dans le paragraphe précédent). Il correspond au prix de la première tranche.
Ø Le code devise est également un élément obligatoire. A la saisie de la commande, seuls les tarifs qui sont exprimés dans la même devise que la commande pourront être sélectionnés.
Ø Les frais fixes sont ajoutés au montant de la ligne; ils sont indépendants de la quantité commandée
Ø Le par combien permet de préciser le nombre d'unité gérées pour une unité de prix. Exemples : Prix à la douzaine, au cent, au mille.
Ø Un taux de remise peut être ajouté; S'il est noté en remise incluse, il sera invisible sur la commande car directement déduit du prix brut.
Ø Les cadres contenant les informations sur les contrats ne sont pas renseignés par la saisie d'un tarif. Voir le chapitre sur le fonctionnement des contrats.
Ø La date d'application est obligatoire, celle d'expiration optionnelle.
Ø Les informations diverses ne sont données qu'à titre indicatif; Elles ne sont pas gérées dans la suite du logiciel
Le fonctionnement du tarif par tranche
L'onglet 'Les tranches' vous permet de définir un prix d'achat et éventuellement un taux de remise différents en fonction de la quantité commandée.
Lors de la saisie d'une commande, le prix de la ligne va être ajusté au fur et à mesure de votre saisie en fonction de la quantité commandée totale
Cette forme de tarif s'applique sur tous les articles achetés et sur tous les fournisseurs[2]
Le principe est le suivant : Vous achetez vos produits chez des distributeurs qui se fournissent eux même chez des fabricants. Les prix sont communiqués directement par les fabricants et les distributeurs font éventuellement une remise par famille de produit.
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Enregistrement des tarifs
Les tarifs sont en général communiqués par support magnétique, l'enregistrement peut donc être automatique. Un traitement par fabricant doit permettre l'enregistrement des articles et des tarifs.
La table LIEN_DISTRIB_FAB (mise à jour par les tables paramètres) vous permet d'établir le taux de remise entre une famille de produits (famille d'achat de la fiche article), un distributeur et le fabricant.
Saisie d'une commande
Lors de la saisie d'une commande, vous allez saisir votre code article interne (qui peut être un préfixe lié au fabricant plus le code du fabricant) et le code du distributeur.
L'article possédant sur sa fiche la notion de fabricant, le lien avec le tarif va être immédiat. La table que vous avez éventuellement mise à jour (voir le paragraphe précédent) peut donc ramener le taux de remise.
La traitement de hausse tarifaire peut être appliqué sur un article ou une population de tarifs appartenant alors à un même fournisseur. L'application la plus fréquente étant une hausse faite pour tous les articles d'un fournisseur.
Cet écran vous permet de calculer automatiquement de nouveaux tarifs en fonction de ceux en vigueur au moment du traitement.
Cette hausse se fait par l'application d'un taux (de hausse ou de baisse) et/ou d'un montant.
La date d'application des nouveaux tarifs peut indifféremment être dans le passé (voir application des tarifs) ou dans le futur.
Une procédure d'arrondi peut être appliquée sur tous les prix calculé. Une correction manuelle est toujours possible.
L'arrondi appliqué est le suivant :
< 10,00 è pas d'arrondi
10,00 < < 100,00 è Arrondi à 0,1
100,00 < < 1000,00 è Arrondi à 1,0
1000,00 < è Arrondi à 10
Enfin la mise à jour effective des nouveaux tarifs calculés peut être limitée à certains articles.
Ø Modification d'un tarif par tranches
Un clic droit sur un prix affiché en vert vous permet de visualiser et modifier les tranches du tarif.
Utilité : Les coûts de transport qui vont être calculés à partir de ces tarifs vont être enregistrés sur les bons de livraison.
· Saisie d'un nouveau tarif
Le code du transporteur, la date d'application sont obligatoires
Vous devez également saisir soit le code du client, soit le code de la zone géographique
Un tarif s'exprime soit en poids, soit en volume. Plus de détail sur les formules de calcul
Les prix indiqués ici, qui sont des forfaits, sont soit par bon de livraison entier, soit par camion.
· Incidence de ce coût
Le prix calculé va être enregistré sur l'en-tête du bon de livraison simplement comme information. Il ne sera pas couplé avec une commande de transport par exemple et n'aura pas d'incidence sur les statistiques de vente.